人力資源管理對人事檔案管理的要求

王佳峰

[摘 要]當今世界是知識經(jīng)濟的時代，人才競爭是所有競爭的根本，而人力資源管理則是人才與知識管理的核心，人事檔案的管理也推動著人力資源管理的發(fā)展和完善。所以說，人事檔案工作是人力資源管理的基礎，而二者又是不可分割的有機整體，做好人事檔案管理工作，將推動我國人才的選拔與人力資源管理的發(fā)展。

[關鍵詞]人力資源管理；檔案管理

1.人力資源檔案管理的內(nèi)容

1.1人事檔案的內(nèi)容與特點

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。高校學生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。對于事業(yè)單位來說，人事檔案相當重要。人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當事人已調(diào)往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉往新的管理部門[1]。

1.2人事檔案管理與人力資源的關系

人事檔案管理是人力資源管理在新時代的新要求，也是人力資源管理的組成部分，企業(yè)是人事檔案記錄了員工的各種檔案與信息。這是人力資源管理的必然要求。只有充分利用這些信息，在進入人力資源工作的時候我們才能選拔出最優(yōu)秀的人才，最適合的人選。同時，這些人事檔案的收集和集中，也體現(xiàn)了我國對人才和人力資源工作的重視，同時使部門和企業(yè)更好更快地發(fā)展[2]。

1.3人事檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀與提升意見

我國人事檔案管理的做的技術化水平還是偏低，沒有一套系統(tǒng)的人事檔案管理辦法，而且存在弄虛作假，使用不當?shù)痊F(xiàn)象，對此我們應該加強人事檔案管理的技術水平，提升保密工作，提升檔案的標準化和系統(tǒng)化升級，運用數(shù)字化的專業(yè)技術，提升人力資源檔案的管理水平。對此我們給出以下幾點建議，首先，企業(yè)和部門應該對人才進行深入的了解，對人才的生活檔案和技術檔案進行一步步的記錄，樹立良好的人事檔案管理理念。其次，明確制度，加強技術支持和投入，使人事檔案管理更加制度化，科技化。最后我們要積極學習國內(nèi)外的先進理念，融為己用，使得自身人事檔案管理水平得到進步，為人才選拔打下良好基礎。

2.國內(nèi)外人力資源檔案管理給我們的啟示

2.1國外人力資源檔案管理方法

在美國，人力資源管理一般分成兩類，一類是是公立的人力資源檔案管理，一類是私立的人力資源檔案管理。他們分管著不同的部門，公立人力資源管理主要的管理范圍是政府的公職人員、公務員等國家部門的職員，而私立的人力資源檔案管理主要分管銀行、公司等私人企業(yè)的人力資源檔案。在公立的人力資源檔案管理方面，美國有著自己獨特的途徑。凡是在政府內(nèi)的公職人員，都會經(jīng)過考核，任命，培訓，退休等步驟。而在美國的各個州也有他們自己不同的管理方案，這些方案都會匯總到一個叫人力資源檔案管理辦公室的地方，對人才進行集中的選拔[3]。

而私人人力資源檔案管理工作則更加的復雜，私人的人力資源管理模式是企業(yè)化，私人化的。在這里，它包括了一個員工從入職到離職甚至是死亡的一切過程，這些檔案中還包括員工的社保賬號，身份賬號還有銀行的信用情況，這些檔案與資料可以幫助經(jīng)理對員工進行深入的了解與考察，而且檔案本身不會接觸到他的所有者，保證了檔案的公平公正。

在法國，這種情況又有所不同，法國的公務員制度是從上到下分級的檔案記錄制度，沒有公共和私人之分，這套人力資源管理檔案系統(tǒng)記錄了公務員甚至是員工從生到死的一切檔案信息，這種集中管理模式也值得我們國家借鑒。

2.2國內(nèi)人力資源檔案管理的特點

我國人事檔案的存儲由幾方面組成，如任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內(nèi)容，總之，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌[4]。

國內(nèi)人力資源管理的方式紛繁復雜，多種多樣，有很多不同的管理模式，至今也沒有一套成型的系統(tǒng)，國內(nèi)的不同部門分別記錄著學生檔案、企業(yè)人員檔案、公務員檔案、技術人員檔案等名目繁多的人力資源檔案，這些檔案沒有一套可行的系統(tǒng)對其進行整理，大大影響了我們國家對專業(yè)型人才的選則和提拔。而且我們國家人力資源檔案管理分級不明確，能接近到這些檔案的人員過多，導致人力資源檔案的真實性有待檢測。

但是我們國家的人力資源管理方式也有我們的優(yōu)點，我們國家人口眾多，導致我們不可能像美國和法國那樣進行特別系統(tǒng)的人力資源檔案的統(tǒng)計，可是我們的檔案管理逐級遞升，分管嚴格，上下級分明，有很大的進步空間。我們應該學習國外人力資源檔案管理的經(jīng)驗，進行統(tǒng)一管理，設立人力資源管理辦公室，對人才進行優(yōu)化的選拔，對人力資源檔案進行更有效的記錄。通過學習國外的優(yōu)秀經(jīng)驗，我們自身能夠得到進步和提升，使我們的人力資源管理和人事檔案管理取得長足的進步與發(fā)展[5]。

參考文獻：

[1]王知津，徐芳，潘永超，王秀香，劉念.我國圖書情報學教育三十年（1978一2008）回顧與展望[J].圖書與情報2010（2）

[2]隋華云，呂萍.以檔案達標升級為契機提高認識檔案管理水平[J].管理觀察.2010（24）

[3]鄧紹興，陳智為.檔案管理學[M].中國人民大學出版社.2001年1月第二版。

[4]宋培杰.淺談人事檔案工作改革的必要性[J].工作遵義醫(yī)學院學報.1996.01

[5]肖華.股份制企業(yè)人事檔案管理初探[J].南通職業(yè)大學學報.第13卷第3期，第75-77頁。