檔案工作的信息化創(chuàng)新

張晶宇

[摘 要]現(xiàn)如今社會是一個信息化的時代，信息化是現(xiàn)代管理的重要理念。隨著技術(shù)的成熟，信息技術(shù)給檔案工作帶來了創(chuàng)新的先決條件。檔案管理信息化即人機合一的利用現(xiàn)代科技的有層次的系統(tǒng)工程。檔案工作信息化，有利于檔案信息資源的整合以及利用。通過建立存儲檔案的數(shù)據(jù)庫，將大量的信息資料通過云端儲存，使檔案數(shù)據(jù)真正成為一種信息資源，并及時維護和更新信息。從而更大的發(fā)揮檔案信息的作用。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；創(chuàng)新；信息化

一、檔案工作創(chuàng)新的必然趨勢

隨著經(jīng)濟發(fā)展和公共需求的變化，檔案工作的管理理念、運行體制和服務(wù)方式正面臨著巨大的變革。檔案工作的信息化創(chuàng)新指的就是檔案職能部門適應(yīng)當今信息化的高速發(fā)展，在條件成熟且有需求的情況下，形成新的結(jié)構(gòu)、新的流程、新的服務(wù)方式、新的管理理念。創(chuàng)新是現(xiàn)代檔案工作的必然選擇。檔案工作通過創(chuàng)新，可以更快地實現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變、觀念轉(zhuǎn)變以及運行機制和管理服務(wù)方式的建造設(shè)計結(jié)構(gòu)的升級換代，充分提高檔案資源的利用率。

二、檔案管理信息化進程中所存在的問題

1、進行檔案信息化建設(shè)，出現(xiàn)忽視檔案信息安全工作的傾向

在檔案信息安全保密工作中，政府應(yīng)該起到帶頭示范的作用。檔案信息化是國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，只有所有企業(yè)，各個部門的檔案信息化發(fā)展成熟之后，政府才能夠?qū)⑦@些相對獨立的數(shù)據(jù)庫進行串聯(lián)連接，從而形成一個整體，網(wǎng)絡(luò)狀的發(fā)展結(jié)構(gòu)，才可以進行有效的統(tǒng)一管理、安全監(jiān)測。從而把安全化、整體化、標準化落實到實處。在對檔案信息泄露原因的調(diào)查中，信息安全的問題絕大一部分并不來源于外部的主動入侵和攻擊，主要是使用人員的操作疏忽，思想大意而造成的。一些使用人員缺乏對信息安全重要性的認識，造管理理念跟不上技術(shù)發(fā)展的步伐，再加上缺乏平日里對信息安全保護措施的訓練，導致在出現(xiàn)安全問題時，束手無策，無法進行有效的維護，追查，防范措施不到位，進而使得檔案信息安全成為空談。因此深入開展檔案信息安全宣傳工作，進行檔案信息安全的攻防演練，提高使用操作人員的信息安全意識勢在必行。要有針對性地對不同應(yīng)用層次的管理和使用人員開展培訓，并且要讓培訓者認識到，培養(yǎng)安全保密意識是關(guān)系到他們切身利益的事。

2、檔案信息化建設(shè)落后，基礎(chǔ)配套設(shè)施不到位

隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理工作也必將應(yīng)對從思想觀念上的相應(yīng)配套。對于檔案部門來說，檔案管理信息化是一項全新的技術(shù)體系和管理服務(wù)系統(tǒng)，是多方面多組織的一次交融，是一個成體系的工程，而絕非孤立的單單是技術(shù)方面的革新。在這個檔案信息化與傳統(tǒng)檔案交融的時期，有關(guān)部門需要投入大量的人力、物力和財力，面臨著許多未知的困難。自身技術(shù)和信息化基礎(chǔ)設(shè)施落后的問題也是阻礙檔案信息化創(chuàng)新的一個重要因素。幾乎所有檔案館都擁有臺式機、打印機等基礎(chǔ)IT終端與外設(shè)產(chǎn)品，硬件設(shè)施的保有量其實并不低。但網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的軟件擁有率卻很低，數(shù)據(jù)庫軟件、MIS、GIS等應(yīng)用軟件的擁有率更低。相當多的檔案部門的電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上。不論信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還是互聯(lián)網(wǎng)的思維模式、參與度等等都遠遠低于其它行業(yè)。

三、檔案信息化管理創(chuàng)新的途經(jīng)分析

1、要廣泛計算機等高新技術(shù)產(chǎn)品、時代科技的產(chǎn)物對檔案進行去紙化管理，從而提高檔案工作效率；

2、借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡(luò)，建立區(qū)域化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，進行檔案信息系統(tǒng)從紙到云端的整體遷移。從而才能實現(xiàn)檔案信息資源共享。

首先，要有足夠的技術(shù)力量支撐。對于檔案信息系統(tǒng)的建立、日常的維護、安全工作的進行和突發(fā)問題的處理都需要高技術(shù)的支持。這就需要配備質(zhì)量優(yōu)秀、問題少相對穩(wěn)定成熟的硬件設(shè)施，然后就要有優(yōu)秀的設(shè)計人員設(shè)計開發(fā)出具有實用性管理檔案信息的軟件，最后要形成一體化的生態(tài)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。只有這樣，檔案管理信息系統(tǒng)才能有良好的獨立糾錯報錯能力，才能長久的發(fā)展下去。檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺建立以后，我們還要投入一定的技術(shù)力量去進行日常的維護。隨著技術(shù)的不斷變革，還要定期的對硬件、軟件及時的更新和升級。從而是軟件和硬件能夠配合的更加流暢，減少出現(xiàn)問題的可能性。

其次，檔案數(shù)據(jù)庫也要相對的具有一定的規(guī)模。數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)太少就無法形成一個系統(tǒng)化的體系，無法形成一個整體，其使用價值也相應(yīng)減弱。把各種依靠物質(zhì)載體的檔案信息轉(zhuǎn)為數(shù)字化信息，進行去紙化，做好從紙到數(shù)據(jù)庫云端的整體遷移，全面建立檔案一體化系統(tǒng)。傳統(tǒng)檔案由于不能做到資源共享，大量的檔案信息存于檔案室內(nèi)，想要尋找和查閱檔案比較困難。數(shù)據(jù)庫的規(guī)模和內(nèi)容，決定著檔案信息化建設(shè)的實用性。數(shù)據(jù)庫的建立，要體現(xiàn)其便捷性，安全性和實用性。只有符合了這三點，才能稱其為一個完整有效的檔案信息數(shù)據(jù)庫，也才能發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)庫的作用。

最后，提高信息化設(shè)備的質(zhì)量和管理人員的專業(yè)化水平。信息時代，首先管理人員的工作從繁重的手工勞動中解脫出來了，但是另一方面，他們的工作量和工作性質(zhì)也發(fā)生了根本性的改變，他們需要接觸的是相對更復雜的網(wǎng)絡(luò)云端檔案信息系統(tǒng)信息。因此，提高企業(yè)的信息化設(shè)備和提高管理人員的素質(zhì)都是非常重要的事情。現(xiàn)如今以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)為主的檔案云端數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到日常檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、管理、使用、資源共享等都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規(guī)范化、標準化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)、利用、分享的一體化，也是當今檔案信息系統(tǒng)工作創(chuàng)新重要性的體現(xiàn)。

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