關于房產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新探究

孫麗君

[摘 要]隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，社會發(fā)展的方方面面都在不斷向著信息化和現(xiàn)代化發(fā)展。近來受到房地產(chǎn)行業(yè)廣泛關注的房產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新也成為滿足現(xiàn)代社會高效化、現(xiàn)代化發(fā)展的迫切需求。隨著房產(chǎn)檔案的日益增多，傳統(tǒng)的管理模式已難以滿足現(xiàn)代房產(chǎn)檔案管理的需要。管理部門要在傳統(tǒng)的管理體制的基礎上，明確房產(chǎn)檔案管理的特點，對房產(chǎn)檔案管理進行創(chuàng)新。因此，本文中筆者對房產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新進行了探討。

[關鍵詞]房產(chǎn)；檔案管理；信息化；現(xiàn)代化

引言

現(xiàn)代社會的發(fā)展之迅速，促使房產(chǎn)檔案管理的變革跟上社會進步的步伐，以專業(yè)化、信息化的管理方式為現(xiàn)代城市的建設和發(fā)展提供完善的服務。在現(xiàn)代城市建設中，房產(chǎn)檔案管理不僅對城市規(guī)劃和小區(qū)建設有重要影響，其在財產(chǎn)清查和糾紛處理等問題中也有重要的應用。根據(jù)我國房地產(chǎn)近幾年的發(fā)展的現(xiàn)狀來看，不斷加快的城市擴建和改建腳步以及不斷增加的城市房產(chǎn)交易，致使房產(chǎn)檔案管理的工作量也日趨繁重?？梢?，為了使房產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量得到有效保障，房產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新迫在眉睫。

一、提高管理信息化建設的認知

將與時俱進的網(wǎng)絡技術(shù)、通信技術(shù)、計算機技術(shù)等應用到房產(chǎn)檔案管理工作中意義深遠，先進的設備和軟件有助于檔案檢索、存儲和管理自動化的實現(xiàn)。作為社會信息業(yè)組成部分中十分重要的部分，房產(chǎn)檔案管理理念的樹立必須符合現(xiàn)代化的要求，從而滿足社會的發(fā)展需求。運用現(xiàn)代信息化技術(shù)創(chuàng)新房產(chǎn)檔案管理，不僅有利于房產(chǎn)檔案信息資源開發(fā)效率和利用效率的提高，同時能夠推進房產(chǎn)檔案管理的深化改革。

二、推動房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化建設

房產(chǎn)檔案管理信息化建設的基礎和前提是房產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設。把房產(chǎn)檔案資料和信息進行數(shù)字化處理，然后通過計算機的檢索功能將其整編，這樣就可以把房產(chǎn)資料信息中的每個組成要素如產(chǎn)權(quán)人的姓名、房屋面積和地址等分別作為檢索點，同時生成檢索工具，這種計算機自動化檢索在很大程度上提高了檢索的工作效率，為檔案資料利用者的信息查詢提供了便捷的服務。

三、建立房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)

為了能夠全面、準確的收集房產(chǎn)信息和資料，應使在房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的全部相關信息和資料自動歸集應到房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中，并將檔案信息以文本的形式保存起來，從而實現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)的有效結(jié)合。此外，房產(chǎn)檔案信息管理部門還可以將房產(chǎn)信息資料處理成圖像，然后將其歸集到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)中，圖像信息的形成可以利用掃描儀或數(shù)碼照相機等技術(shù)設備進行。在計算機系統(tǒng)中錄入原始數(shù)據(jù)之后，通過計算機的檢索、分類、組合等功能將收集的房產(chǎn)檔案資料整理成數(shù)據(jù)庫。動態(tài)變化性是房產(chǎn)信息的主要特點，因此為了能夠?qū)Ψ慨a(chǎn)檔案進行實時控制，為了確保檔案信息與產(chǎn)權(quán)變動的協(xié)調(diào)，應及時、定期維護和更新房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。

四、被動式服務向主動式服務轉(zhuǎn)變

隨著知識化、信息化時代的不斷發(fā)展，社會各界和人民大眾對房產(chǎn)檔案資料管理的要求也在不斷提高，并呈現(xiàn)出需求多樣化趨勢。檔案管理人員應當秉持主動服務態(tài)度，運用主動服務手段，建立和完善主動服務機制等，如何將傳統(tǒng)的被動式服務理念轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮椒沼^念，有以下幾點。第一，開展與時俱進的多樣化服務形式，滿足社會發(fā)展的客觀需求。檔案管理部門還可以通過宣傳的方式提高公眾對房產(chǎn)檔案信息管理的認知，幫助其對房產(chǎn)檔案管理的重要性和價值有正確的認識和了解，使群眾對檔案檢索系統(tǒng)的使用技能有正確的把握；第二，在房產(chǎn)檔案信息的開發(fā)和利用上要做好相關的研究工作，集中并向社會公布具有使用價值的房產(chǎn)檔案信息資料，為信息利用者提供方便快捷的服務。

五、物理件和電子件的協(xié)同發(fā)展

大量的實踐表明，在當下社會的現(xiàn)代化和信息化不斷發(fā)展的大背景下，傳統(tǒng)利用手工收集和處理紙質(zhì)檔案的方式，不僅具有巨大的工作量，而且容易出現(xiàn)人為因素導致的錯誤。但是如果將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式完全拋棄，單純的利用電子信息化管理，也會引起的不容忽視的后果。因此筆者認為，在進行房產(chǎn)檔案管理時，應將物理件和電子件同時運用，相互協(xié)調(diào)。在合理利用紙質(zhì)檔案并將其作為管理依據(jù)的基礎上，利用計算機來收集和整理檔案資料和信息，利用縮微或掃描復制技術(shù)將原始紙質(zhì)資料保存起來。不僅在一定程度上確保檔案信息的的安全管理，還滿足了社會發(fā)展的需求。

結(jié)語

房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢，需要不斷更新和改革房產(chǎn)檔案管理技術(shù)。因此，房產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新需要房產(chǎn)檔案管理部門要對房產(chǎn)檔案管理建設進行科學、系統(tǒng)的規(guī)劃，利用先進的科技手段，借鑒傳統(tǒng)的管理方式和經(jīng)驗，促進我國房產(chǎn)檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展，全面提高管理服務水平。通過房產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新保證社會房產(chǎn)檔案資料的安全性，為我國城市建設與房產(chǎn)經(jīng)濟的發(fā)展奠定良好的基礎。

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