分析如何提高檔案管理的科學(xué)化水平

江沛鴻

[摘 要]檔案管理工作為適應(yīng)時(shí)代要求，創(chuàng)新和變革在不斷的進(jìn)行中，對(duì)檔案工作的從業(yè)人員有了新的要求，檔案工作者在不斷完善自身專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，要掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，并且能融會(huì)貫通，使其與檔案管理工作有機(jī)的結(jié)合，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，使檔案管理工作從傳統(tǒng)紙張模式向科學(xué)化的信息模式轉(zhuǎn)變，為檔案事業(yè)的整體騰飛提供動(dòng)力，更好的促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]檔案；管理；科學(xué)化

一、引言

科技帶動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，使得社會(huì)信息化的步伐也不斷加快，各個(gè)企業(yè)為了適應(yīng)時(shí)代的要求也都相繼變革，檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，在企業(yè)信息化變革的過程中，勢(shì)必要隨之變革，檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)的著重要建設(shè)的內(nèi)容，是企業(yè)資源實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置的重要途徑，人事變動(dòng)，人才儲(chǔ)備，科研記錄等都是檔案工作所包括的內(nèi)容，這些信息雖然復(fù)雜，但卻十分重要。檔案工作信息化的實(shí)現(xiàn)，不但能將這樣復(fù)雜的工作分門別類的貯存起來，還能夠在需要時(shí)準(zhǔn)確快速的被調(diào)取出來。提高檔案管理的效率和水平。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案資料歸檔建設(shè)不全面，信息歸集的重心缺失。當(dāng)前我國企業(yè)在檔案管理中，片面重視人員信息備案管理的現(xiàn)狀十分凸出，而對(duì)于企業(yè)的科研實(shí)驗(yàn)管理、具有實(shí)用價(jià)值的會(huì)議及討論記錄等信息的歸檔十分不周。

2.企業(yè)檔案管理較為封閉，行業(yè)之間信息查詢難度較大，共享機(jī)制建設(shè)不完善。我國大多數(shù)企業(yè)在檔案管理方面還仍然采取的是較為傳統(tǒng)的管理模式，檔案信息并不對(duì)外公開，僅企業(yè)內(nèi)部人員才可以查詢，有的甚至僅限企業(yè)高層才能調(diào)，檔案信息基本上被當(dāng)做高度機(jī)密保護(hù)起來，造成檔案信息難以及時(shí)有效地利用起來，難以實(shí)現(xiàn)資源的合理利用。

3.企業(yè)檔案管理方式落后，缺乏有效的創(chuàng)新。當(dāng)前我國企業(yè)的檔案管理仍然采取較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，信息查詢十分不方便，并且企業(yè)內(nèi)部的檔案管理往往是一種被動(dòng)的信息服務(wù)，而非主動(dòng)地去開發(fā)檔案潛在價(jià)值。在檔案管理過程中，其管理手段往往十分繁瑣，效率低下，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)管理資源，管理方式缺乏活力。

4.企業(yè)檔案管理人才缺乏，管理水平較低。當(dāng)前企業(yè)的檔案管理人員有許多根本就沒有進(jìn)行過系統(tǒng)的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，其管理觀念難以轉(zhuǎn)變，對(duì)現(xiàn)代檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)不清。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，它的工作內(nèi)容和工作范圍很廣泛，檔案室和檔案館要完成各個(gè)類別檔案業(yè)務(wù)的歸類，記錄，標(biāo)注以及儲(chǔ)藏等一系列的工作。使得資料再被需要時(shí)能夠盡量快速的進(jìn)行查找并取出，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理時(shí)期，完成這一系列繁瑣的工作，需要浪費(fèi)的人力和時(shí)力相對(duì)較多，因此，信息化的檔案管理對(duì)于檔案管理事業(yè)來說具有非常重大的歷史意義。運(yùn)用科學(xué)的管理方法以及現(xiàn)代化的手段對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、有效的管理，使之能夠更好地為社會(huì)、為人類服務(wù)。我們通過新時(shí)代對(duì)檔案管理所提出的要求，來分析提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性，這也是我們從大環(huán)發(fā)展的形式下來看待檔案管理水平的提高。主要的內(nèi)容如下。

1.提高檔案管理的科學(xué)化水平是社會(huì)不斷進(jìn)步

隨著人類管理理念的不斷上升以及人類管理方法的逐漸科學(xué)化，勢(shì)必會(huì)更加趨向于人類的需求，使人類能夠更加快速、準(zhǔn)確、隨時(shí)隨地的使用檔案所附帶的信息價(jià)值。如果因?yàn)闄n案管理水平的滯后性，從而影響了社會(huì)不斷進(jìn)步的步伐，那是人們所不愿意看到的也是不允許發(fā)生的，所以說在確保社會(huì)不斷進(jìn)步的情況下，我們非常有必要提高檔案管理的科學(xué)化水平。

2.提高檔案管理科學(xué)是檔案管理發(fā)展的必然要求

隨著人類在各個(gè)領(lǐng)域不斷取得新的成就和科學(xué)研究成果的不斷創(chuàng)新，檔案的類型和種類正在不斷的擴(kuò)大與增多，這就為檔案管理工作帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，特別是電子檔案的興起給檔案管理帶來了深度變革的必然要求。

四、提高檔案管理科學(xué)化的措施

1.合理規(guī)范檔案管理機(jī)制，為檔案管理保駕護(hù)航

在進(jìn)行社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制建設(shè)的過程中，要求檔案管理的機(jī)制必須要能夠適應(yīng)社會(huì)生產(chǎn)關(guān)系與生產(chǎn)力的發(fā)展，上層建筑必須要能夠適應(yīng)經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的發(fā)展變革。管理工作者必須要遵循現(xiàn)代管理機(jī)制的相關(guān)原則，對(duì)檔案工作的發(fā)展進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測(cè)和計(jì)劃、最終實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的目標(biāo)。

2.檔案管理工作要建立起規(guī)范的檔案管理機(jī)制

檔案管理工作要建立起規(guī)范的檔案管理機(jī)制就需要樹立依法建檔，要想檔案管理機(jī)制更加的規(guī)范合理，還應(yīng)該將競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制引入到高校檔案工作中。建立起合理規(guī)范的檔案管理機(jī)制，必須保證檔案收集的及時(shí)性與完整性。

3.實(shí)現(xiàn)管理技術(shù)信息化

檔案信息資源的建設(shè)，通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等各種信息技術(shù)來建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫不僅僅是檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，它同時(shí)還是對(duì)已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行深一層的加工與組合后所形成的專題性的、高層次的檔案信息的科學(xué)分類組合。建立起檔案信息資源共享的信息技術(shù)支撐平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)檔信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化與檔案信息資源的共享。

4.提升高校檔案管理人員素質(zhì)

提升檔案管理工作人員的現(xiàn)代化素質(zhì)，對(duì)于提高檔案管理的科學(xué)化水平是十分重要。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，高校檔案工作越來越重要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、系統(tǒng)化和科學(xué)化已經(jīng)勢(shì)在必行。為了能夠讓檔案管理人員能夠適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的步伐，必須對(duì)他們進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與管理意識(shí)培訓(xùn)。培訓(xùn)必須要突出重點(diǎn)、抓好典范，通過相關(guān)的知識(shí)學(xué)習(xí)、技能培養(yǎng)，讓檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案工作科學(xué)化的要求。

五、結(jié)語

目前，我國檔案管理事業(yè)的形勢(shì)非常嚴(yán)峻，科技化的新時(shí)期，各項(xiàng)事業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，將其合理的利用在自身的專業(yè)領(lǐng)域，是一個(gè)企業(yè)成功的關(guān)鍵，因此，檔案事業(yè)想要立于競(jìng)爭(zhēng)的不敗之地，就必須要進(jìn)行管理體制的變革，在挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的情況下，我們應(yīng)該在發(fā)揚(yáng)傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)的管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，不斷的完善管理體制，從真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)的信息化，科技化。為社會(huì)經(jīng)濟(jì)騰飛做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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