當前社會發(fā)展下企業(yè)檔案分類方式的轉(zhuǎn)變

安福玲

[摘 要]所謂檔案分類也就是將所有檔案根據(jù)其來源、時間、內(nèi)容、形式的差異將其分成多個層次與類別，從而形成一個有機的體系。然而隨著社會的發(fā)展，檔案信息的規(guī)模不斷擴大，若我們采取傳統(tǒng)的檔案分類方式必然無法滿足社會發(fā)展的需求，因此我們必須要更新企業(yè)檔案分類方式，從而提高企業(yè)檔案管理的工作水平與工作效率。本文就企業(yè)檔案分類方式的變化進行全面分析，以供參考。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案管理；分類方式；變化

引言

在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等得到了普及與應(yīng)用，并將其引入到了檔案管理工作中，促使檔案管理模式發(fā)生了巨大的變化，分類方式也隨之得以轉(zhuǎn)變。根據(jù)計算機在檔案管理工作中的應(yīng)用實踐以及應(yīng)用程度我們可以將其分類方式分為以下三個階段的轉(zhuǎn)變過程。

一、前計算機階段

在這一階段，人們在企業(yè)檔案分類的過程中，我們需要投入大量的人力對檔案進行手工分類，也就是根據(jù)相關(guān)分類體系將混亂的檔案信息進行科學(xué)的分類，使其具有層次化與合理性。通過檔案信息的分類有利于后期對檔案信息的管理。在這一階段對檔案信息進行分類，主要是為了滿足社會的需要，將檔案信息按照內(nèi)容、形式等進行分類與處理，并將其按照需要編制成檢索工具，人們通過手工檢索類尋找到所需要的信息，在一定程度上充分發(fā)揮了檔案的利用價值。由于檔案信息是根據(jù)某一個規(guī)則而排列出來的，因此檢索的入口具有單一性，不利于信息檢索的效率。這一階段的檔案信息分類主要以固定性、單一性為主，其結(jié)構(gòu)形式成線性結(jié)構(gòu)。這一階段的檔案分類方式主要是采用手工方式進行分類整理的。其分類結(jié)果是一個單線排列結(jié)構(gòu)，這就使導(dǎo)致檔案文件之間存在著一定的聯(lián)系，也不利于管理人員對其信息的深度開發(fā)。在手工分類中，首先需要對檔案的實體進行分類，然后再根據(jù)檔案信息的內(nèi)容進行分類。只有這樣才能夠保證檔案信息的連關(guān)心，從而建立一個固定的信息檢索線索，但是這一階段對于檔案信息的利用不夠靈活，只能夠?qū)n案信息的前度開發(fā)與利用。

二、電子目錄階段

隨著社會的發(fā)展，管理人員在對檔案管理的過程中應(yīng)用了計算機輔助檔案，也就是利用電子技術(shù)來對檔案信息進行分類與檢索。首先，在檔案實體分類的過程中，我們可以將手工與計算機有機的結(jié)合起來，然后根據(jù)類別、時間將其進行分類整理并編號。在這一階段，由于是將手工模式與計算機相結(jié)合在一起，因此管理人員可以將每一份檔案信息進行分析，并將其形成一個條目，并存儲于設(shè)備當中，便于檔案信息的檢索，從而形成一個電子目錄。

在一個電子目錄中，每一條檔案信息都是以數(shù)據(jù)項的形式而存在于計算機當中的，這些數(shù)據(jù)項既相互獨立，有相互聯(lián)系，有利于檔案人員對于這一信息的分類。此時檢索入口要比上述檢索入口要優(yōu)越得多，具有隨機性、交叉性、多項性等多種優(yōu)點?？梢哉f，電子目錄階段是前計算機階段的重大改革。

在檔案信息分類的過程中，需要通過計算機系統(tǒng)，將所有檔案信息直接錄入到計算機中，然后根據(jù)需要來確定檔案信息的排列順序，最后再根據(jù)不同類型的檔案進行分類與整理，首先是將檔案的信息進行分類，然后再對其進行實體分類。

電子目錄階段所表現(xiàn)的特征有：1）其分類方式是手工與計算機相結(jié)合的方式，這是電子目錄階段對檔案信息分類的最基本特征。2）該階段的分類結(jié)果呈網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)。與前計算機階段相比，電子目錄在對企業(yè)檔案進行分類后的結(jié)果呈網(wǎng)狀分布，這是電子目錄階段對企業(yè)檔案信息分類的本質(zhì)特征。

在企業(yè)檔案進行分類的過程中，對于檔案信息的分類便于檔案實體的分類，在對檔案實體的分類則是檔案信息分類的必然結(jié)果。通過計算機技術(shù)的應(yīng)用。檔案信息分類與檔案實體分類都發(fā)生了巨大的變化，因此我們在實際工作中，必須要加強檔案信息的分類，使檔案數(shù)據(jù)向規(guī)?；?、多元化方向發(fā)展，充分發(fā)揮檔案信息的檢索功能，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足他們的需要。因此在檔案館藏室我們一定要建立健全的相關(guān)規(guī)定要求，然后將其落實到實際工作中，通過檔案的邊柱來提高檔案信息管理的質(zhì)量，使檔案分類之后更具有可操作性。

三、電子文件階段

已經(jīng)出現(xiàn)并將得到廣泛應(yīng)用的辦公自動化和“無紙化辦公”系統(tǒng)，必然導(dǎo)致計算機完全進入檔案領(lǐng)域，檔案管理工作完全置于計算機的控制之中，使檔案管理和檔案分類進入一個新階段——電子文件階段。電子文件的載體主要有磁盤、磁帶和光盤。電子文件是以人類肉眼不可直接閱讀的二進制代碼形式存在的，它必須經(jīng)過計算機解碼、“翻譯”，才可讀識。同傳統(tǒng)文件相比，電子文件是邏輯的，動態(tài)隨機的；對電子文件，人們既不可直接讀識，又無法直接控制，只能借助于計算機處理才能實現(xiàn)對電子文件的管理。但一點是相同的：都是存儲在特定介質(zhì)的載體上，是實實在在的。

檔案信息分類在該階段表現(xiàn)了旺盛的生命力。辦理完畢的電子文件，從現(xiàn)行電子文件著錄數(shù)據(jù)庫中取出其各種特征信息數(shù)據(jù)項，添加檔號后，轉(zhuǎn)儲到檔案信息檢索分類庫中，極其簡單地完成了電子文件的分類歸檔，這個過程既是電子檔案信息分類的過程，也是完全在檔案信息分類控制下的電子檔案實體邏輯化排列過程。在應(yīng)用軟件控制下的檔案信息分類數(shù)據(jù)庫，構(gòu)成了檔案信息檢索分類系統(tǒng)即電子目錄，該系統(tǒng)與電子目錄階段的電子目錄有著本質(zhì)的不同，它不僅有多項的、隨機的、交叉的檢索功能，還有對電子檔案進行全文檢索的功能；它的結(jié)構(gòu)不僅是網(wǎng)狀，還有自動追蹤、組織控制電子檔案的功能，以及在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境傳輸電子檔案，實現(xiàn)信息共享的功能。

四、結(jié)束語

在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，企業(yè)檔案分類方式必然會隨著社會的發(fā)展而不斷轉(zhuǎn)變，將各種先進的技術(shù)應(yīng)用在其中，從而滿足人們、社會的需求。通過上述，我們了解到企業(yè)檔案的分類方式經(jīng)歷了三個階段：前計算機階段、電子目錄階段以及電子文件階段?，F(xiàn)階段，社會中的檔案信息規(guī)模不斷擴大，這在很大程度上加大了檔案信息管理的難度，因此我們必須要引進各種先進的技術(shù)對大量的檔案信息進行分類與管理，然后編制一個快速檢索信息入口，這樣才能夠滿足用戶的需求，提高檔案信息管理的質(zhì)量與工作水平。

參考文獻：

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[2]仇芮珍.我國檔案信息分類標準研究[D].安徽大學(xué)2010