檔案管理信息化建設(shè)研究

趙海漪

[摘 要]計算機應(yīng)用于企業(yè)檔案管理，無疑是一次檔案管理的革命，企業(yè)檔案的管理經(jīng)歷了從純手工的目錄檢索方式，到目前的計算機目錄檢索，把檔案管理人員從繁重的查找工作中解脫出來，提高了檔案的查找速度和工作效率，使檔案工作不再費時費力。近幾年，隨著我國企業(yè)信息化建設(shè)進程迅速發(fā)展，檔案信息建設(shè)也成為檔案界普遍關(guān)注的問題。應(yīng)當(dāng)說，信息化為檔案事業(yè)發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇，加強檔案信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)適應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇和提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息化；管理

一、檔案信息化建設(shè)是單位可持續(xù)發(fā)展的必然要求

（一）檔案是單位重要信息資源。從信息資源角度來說，檔案是單位在管理活動中形成的對國家、社會或企業(yè)具有保存價值的各種形式的文件材料，它是企業(yè)內(nèi)生的最真實、最可靠、最權(quán)威的原生信息，是企業(yè)重要的信息資源；從知識資源角度來說，檔案不僅記錄了單位發(fā)展的歷史，而且記載了單位所形成和積累的知識，記錄了單位在管理活動中形成的對單位有保存和利用價值的各種形式的文件、圖紙、報表等材料，是單位重要的知識資源。數(shù)字檔案信息出現(xiàn)以后，突破了時間和空間的限制，不論是文書部門形成的電子文件還是館藏檔案數(shù)字化后形成的檔案信息，其產(chǎn)生都是在計算機環(huán)境中進行的。信息技術(shù)的應(yīng)用改變了現(xiàn)代組織機構(gòu)中的工作方式，在信息時代，幾乎所有的組織機構(gòu)都使用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理自己需要的信息資源。

（二）信息化建設(shè)提升檔案資源價值和檔案綜合管理水平。傳統(tǒng)的檔案管理給檢索、保管和利用帶來了一系列問題。由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。因此，信息化管理成為最佳技術(shù)手段。檔案管理部門應(yīng)規(guī)劃并實施檔案管理的組織體系建設(shè)策略、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)策略和信息化建設(shè)策略，在實踐中落實信息資源管理理念，構(gòu)建與單位發(fā)展同步的檔案管理最佳模式。

（三）信息化是深化檔案服務(wù)，促進檔案工作發(fā)展的必然趨勢。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢，是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。信息技術(shù)的進步和網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟的興起為我國檔案館利用后發(fā)優(yōu)勢實現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了機遇，同時，信息技術(shù)在檔案中的應(yīng)用已得到廣泛認可。信息化檔案為檔案管理人員提供了全面、權(quán)威的專業(yè)資料以及相關(guān)檔案法規(guī)等各項知識，拓寬了管理人員的行業(yè)視角和知識面，在日常實施檔案管理過程中能起到很好的幫助、指導(dǎo)作用，有效地促進了企業(yè)生產(chǎn)力的發(fā)展。無論是從社會各個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落，信息技術(shù)無不彰顯其獨特的魅力，也成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)策略

（一）各級領(lǐng)導(dǎo)都要重視檔案資源信息化建設(shè)工作。檔案信息化是國家信息化的重要組成部分，也是推動檔案事業(yè)發(fā)展的火車頭。抓住檔案信息化就是抓住了加快檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略機遇。單位領(lǐng)導(dǎo)要真正把檔案資源信息化建設(shè)作為公共財富加以開發(fā)利用，樹立全新的檔案資源信息化理念，有與時俱進、開拓創(chuàng)新的管理思路，加大經(jīng)費投入，大力推動檔案資源信息化建設(shè)。檔案管理模式必須向網(wǎng)絡(luò)化、計算機化方向發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)、計算機、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進手段，對數(shù)字檔案進行集中統(tǒng)一管理。

（二）加強檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會，檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。加快檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能的基礎(chǔ)和手段。由于電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，因此在文件的管理上，應(yīng)運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。按照國家規(guī)定的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一著錄項目，統(tǒng)一檢索語言，規(guī)范制作數(shù)據(jù)，規(guī)范檢索標(biāo)識，以保證檔案數(shù)據(jù)檢索的準(zhǔn)確與完整，對于過渡時期的傳統(tǒng)文檔不能及時處理的不能隨便堆放，必須進行整理、分類、編號，并注意妥善保存，防止損壞丟失。

（三）檔案部門要做好對計算機系統(tǒng)及數(shù)字設(shè)備中形成的電子文件（數(shù)據(jù)）的采集、歸檔、存儲和管理工作。檔案工作是對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想的工作。就歷史而言，檔案工作始終承擔(dān)著珍存記憶的職責(zé)。檔案從本質(zhì)上而言是一種歷史記錄，珍存記憶是檔案工作的最基本職能，也是檔案工作實現(xiàn)其他功能的基礎(chǔ)。因此，在檔案信息化建設(shè)的設(shè)計過程中要充分考慮到檔案信息的數(shù)據(jù)流程、數(shù)據(jù)存儲方式、安全性，充分利用計算機的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以網(wǎng)站的形式來管理和利用檔案，實現(xiàn)檔案信息的共享，同時，要做好對已有紙質(zhì)、照片及聲像檔案進行數(shù)字化處理的工作，為單位提供可靠的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

三、結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)是信息化建設(shè)的重要組成部分，是檔案管理工作中前所未有的一場技術(shù)革新，是知識經(jīng)濟時代的必然產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理的方向，更是單位發(fā)展提供信息來源和決策依據(jù)的支持。

參考文獻：

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