談如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作

姚雅東

[摘 要]隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理模式日益更新，不斷向信息化、自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，方便了事業(yè)單位對(duì)檔案工作的管理，促進(jìn)了事業(yè)單位的健康發(fā)展，因此，做好事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位有著更加重要的意義。但是目前事業(yè)單位的檔案管理工作仍存在著問(wèn)題，為了幫助事業(yè)單位做好檔案管理工作，本文提出了幾點(diǎn)有效措施。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；意義；存在問(wèn)題；措施

1、事業(yè)單位檔案管理的意義

1.1檔案管理工作對(duì)查詢資料起到重要作用

事業(yè)單位檔案管理能夠還原事業(yè)單位的真實(shí)面貌，它既是事業(yè)單位查詢資料的依據(jù)，也是職工與單位合法權(quán)益的憑證，因此，在事業(yè)單位的管理工作中，事業(yè)單位檔案管理是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。它能夠記錄事業(yè)單位的發(fā)展和變化情況，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中存在的問(wèn)題，提高事業(yè)單位管理的質(zhì)量，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起著重要的促進(jìn)作用。

1.2檔案管理對(duì)事業(yè)單位的穩(wěn)定長(zhǎng)久發(fā)展起到關(guān)鍵作用

事業(yè)單位檔案是否真實(shí)科學(xué)，關(guān)系著領(lǐng)導(dǎo)能否準(zhǔn)確分析事業(yè)單位的業(yè)務(wù)情況、業(yè)績(jī)和事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中存在的問(wèn)題。真實(shí)有效的事業(yè)單位檔案管理，完整地記錄著事業(yè)單位的發(fā)展歷史，它是事業(yè)單位留給社會(huì)各界的一本“史書(shū)”，為人們尋找適合自己事業(yè)健康發(fā)展的單位提供了重要信息，以便人們更好地尋找自己心儀的單位。

1.3檔案管理能夠真實(shí)反映事業(yè)單位的整體水平

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，事業(yè)單位之間的競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，為了滿足社會(huì)需要，有效地記錄事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程，事業(yè)單位的檔案管理工作不斷深化改革和創(chuàng)新，針對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的特點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際情況為提高事業(yè)單位的社會(huì)形象及時(shí)采取了措施，有效地促進(jìn)了事業(yè)單位的全面發(fā)展。

2、事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

2.1對(duì)檔案管理不夠重視

由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對(duì)檔案管理投入的人力、財(cái)力和物力都不大，使事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)檔案管理的積極性不高，缺乏對(duì)檔案管理工作的熱情和職業(yè)道德心，把檔案管理工作當(dāng)成了簡(jiǎn)單的“看管”工作，認(rèn)為只要把檔案“看管好”，就完成了自己的任務(wù)，沒(méi)有真正做到對(duì)檔案進(jìn)行管理、歸類(lèi)，無(wú)法科學(xué)合理地記錄事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程，降低了事業(yè)單位的工作質(zhì)量，使事業(yè)單位的辦事效率下降。

2.2管理人員素質(zhì)較低，管理制度不完善

事業(yè)單位的檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)不夠強(qiáng)、職業(yè)素質(zhì)低、事業(yè)單位不給予培訓(xùn)，導(dǎo)致其跟不上現(xiàn)代化進(jìn)程，同時(shí)，部分事業(yè)單位的檔案管理制度不完善，不能有效監(jiān)督檔案管理部門(mén)的工作人員執(zhí)行職責(zé)，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、職業(yè)道德、專(zhuān)業(yè)技能等得不到提升，達(dá)不到檔案管理工作應(yīng)具備的“技術(shù)性強(qiáng)和專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)”等職業(yè)要求。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作向復(fù)雜化、多樣化等趨勢(shì)發(fā)展，因此事業(yè)單位必須及時(shí)培養(yǎng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)道德，以便檔案管理人員能夠勝任檔案管理工作。

2.3管理設(shè)備較落后

信息時(shí)代的到來(lái)，使計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的使用越來(lái)越普遍，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)隨之出現(xiàn)，方便了事業(yè)單位的檔案管理工作，但是大部分事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)檔案管理工作的模式進(jìn)行更新，仍采用傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式，沒(méi)有投入現(xiàn)代化基礎(chǔ)條件建設(shè)，管理手段和管理設(shè)備設(shè)施過(guò)于落后，缺乏對(duì)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能、理論知識(shí)、職業(yè)素養(yǎng)等的培訓(xùn)，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作人員對(duì)事業(yè)單位的檔案管理不科學(xué)、不合理，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理的需要，不利于事業(yè)單位的長(zhǎng)久健康發(fā)展。

3、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的措施

3.1改變思想觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視度

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)改變“檔案管理不重要”的思想觀念，肯定檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的意義，并建立適合事業(yè)單位發(fā)展要求的檔案管理制度，獎(jiǎng)罰分明，使檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要意義，有效監(jiān)督檔案管理工作人員，讓檔案管理人員自覺(jué)、認(rèn)真地履行職責(zé)，提升檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作的積極性，使檔案管理工作人員能科學(xué)合理地做好檔案管理工作，讓檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮其實(shí)際作用。

3.2進(jìn)行人員培訓(xùn)，提高員工素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理工作人員的素質(zhì)高低影響著事業(yè)單位檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，因此，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能、理論知識(shí)和職業(yè)道德等的培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理是記錄事業(yè)單位發(fā)展的歷史圖冊(cè)，對(duì)事業(yè)單位有著重要的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)從思想觀念上改變對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)自身的政治責(zé)任感和使命感。事業(yè)單位應(yīng)定期培訓(xùn)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和業(yè)務(wù)知識(shí)，讓檔案管理工作人員及時(shí)掌握最新的檔案管理相關(guān)知識(shí)。

3.3引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，完善管理制度

事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理投入相應(yīng)的人力、財(cái)力、物力，為檔案管理工作人員購(gòu)置現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備設(shè)施，如數(shù)字化檔案管理硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)等等，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)帶來(lái)的便捷，更新事業(yè)單位檔案管理的模式，讓事業(yè)單位檔案管理模式跟上時(shí)代的步伐，跟上事業(yè)單位發(fā)展的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，提高事業(yè)單位的檔案管理水平。

結(jié)束語(yǔ)

為了讓事業(yè)單位檔案管理充分發(fā)揮其在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的作用，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化，事業(yè)單位應(yīng)及時(shí)培訓(xùn)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能、理論知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)等，根據(jù)《事業(yè)單位登記管理暫行條例》和事業(yè)單位的實(shí)際情況，為事業(yè)單位檔案管理建立完善的制度，對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員進(jìn)行有效的監(jiān)督，提高事業(yè)單位檔案管理的水平，促進(jìn)事業(yè)單位的健康和諧發(fā)展。

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