淺析檔案數(shù)字化建設

白靜

[摘 要]檔案信息化建設是信息時代檔案工作的主題，而檔案數(shù)字化建設則成了檔案信息化建設中一個重要的內容，是檔案管理過程中一場深刻的革命。因此對檔案數(shù)字化建設進行研究具有十分重要的意義。

[關鍵詞]檔案；數(shù)字化；建設

21世紀隨著數(shù)字化信息時代的到來，數(shù)字技術已廣泛實施到各個領域之中，也成為一個國度知識經(jīng)濟發(fā)展的重要標志和建設信息化社會的基礎。在數(shù)字化時代，隨著數(shù)字文件的大量產生，近年來，檔案數(shù)字化管理引起了國內學者的廣泛關注，數(shù)字化檔案將逐漸取代傳統(tǒng)以紙質檔案也是未來發(fā)展的主要趨勢，在一定程度上造成了檔案工作人員的觀念也發(fā)生了較大變化。當前，信息化社會格局已經(jīng)形成，正確地判斷檔案工作發(fā)展形勢，牢牢把握檔案數(shù)字化建設這一刻不容緩的中心任務，利用目前大好的戰(zhàn)略機遇期，通過市場運作、政府扶持和挖掘自身潛在優(yōu)勢來攻克難點、化解矛盾是檔案部門開創(chuàng)檔案工作新局面有效手段。

1、檔案數(shù)字化的含義

檔案數(shù)字化也就是檔案信息化，檔案信息數(shù)字化就是指利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序的檔案信息庫。經(jīng)過數(shù)字化處理后，檔案信息提高了計算機檢索速度；節(jié)省檔案存貯空間，緩解庫房緊張的壓力；減少檔案原件（特別是珍貴檔案）由于頻繁使用而造成的磨損，從而充分發(fā)揮檔案館的信息優(yōu)勢，豐富網(wǎng)上信息資源的內容和數(shù)量，加強檔信息資源的開發(fā)與利用，為檔案館開展特色服務創(chuàng)造條件。

2、檔案數(shù)字化的特點

檔案數(shù)字化是通過現(xiàn)代技術對國家或社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等進行數(shù)字化記錄，其特點主要表現(xiàn)在：（1）信息的非人工識讀性。也就是說檔案的數(shù)字化使用是以數(shù)字代碼的形式做記錄，并通過計算機軟件的程序解碼，并回復到初始狀態(tài)，才能識讀；（2）系統(tǒng)依賴性。檔案數(shù)字化管理需要借助計算機軟件系統(tǒng)，在計算機軟件系統(tǒng)與原系統(tǒng)不兼容的情況下，則需要進行系統(tǒng)調配，這樣才能保證檔案信息的可讀性；（3）信息的易變性。當新的計算機系統(tǒng)和程序不能解開代碼，則原有的信息容易被刪除，這也是檔案信息管理過程中不可避免的；（4）檔案信息數(shù)字化建設的其他特征還包括信息的可流動性、信息儲存的高密度性以及多種信息媒體的集成性。

3、對我國檔案數(shù)字化建設的分析

由于我國檔案數(shù)字化建設還處于試點階段，故在現(xiàn)階段，檔案數(shù)字化建設還存在不少問題：如技術上的問題、合作問題、數(shù)字化對象問題、標準化問題等。因此，檔案部門在積極推進數(shù)字化建設過程中，不能不顧實際條件，一哄而上，必須進行可行性分析，通過分析數(shù)字化建設的可行性，結合本部門的實際，提出可行性方案，這樣檔案數(shù)字化建設才能健康發(fā)展。

3.1法律效力問題

電子檔案數(shù)字化是把紙質文檔轉換為電子文件，而電子文件本身具有可分離性和易變性，特別是在傳輸、儲存、輸入的過程中容易發(fā)生信息干擾、病毒侵擾、人為破壞等等，這些不安全因素往往會造成檔案失真。所以，電子檔案就難免會出現(xiàn)“信任危機”，這樣檔案本身也就失去了數(shù)字化的真實意義，制定相應的法律條款，以保障檔案數(shù)字化的可操作性。

3.2網(wǎng)絡基礎設施問題

要實現(xiàn)網(wǎng)絡化利用就需要一定的網(wǎng)絡基礎設施為前提，如局域網(wǎng)的建設、信息資源網(wǎng)站的建設等。而網(wǎng)站建設一般包括域名申請、服務器配置、網(wǎng)站規(guī)劃、網(wǎng)頁設計、系統(tǒng)配置、主頁發(fā)布、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)、網(wǎng)站宣傳等內容。所以網(wǎng)絡基礎設施的建設情況關系著能否把數(shù)字化檔案信息在網(wǎng)絡上發(fā)布。

3.3檔案數(shù)字化建設實施

檔案數(shù)字化建設是一項系統(tǒng)工程，任務艱巨而復雜，因此在建設過程中，必須積極面對各種困難，制定切實可行的實施方案。一份完整的實施方案應該包括四部分內容：現(xiàn)狀分析、實施目標、實施要素和保障系統(tǒng)。為此，在制定檔案數(shù)字化建設實施方案時，要進行以下的工作：檔案部門在進行檔案數(shù)字化建設之前，應該進行調查研究，對本部門的現(xiàn)狀進行全面分析與把握；理制度方面的調查研究。硬件方面的調查研究，技術方面的調查研究，人才方面的調查研究。

3.4檔案所有權和檔案著作權確認

在檔案數(shù)字化建設過程中，既要考慮檔案的所有權，還要認清檔案的著作權。因為，所有權與著作權是兩個不同的概念，擁有著作權而不一定具有所有權，檔案數(shù)字化建設還需要做好檔案所有權和檔案著作權的確認工作。

4、檔案數(shù)字化建設的主要目標

4.1完善檔案數(shù)字化管理體系

建立、完善檔案數(shù)字化建設工作的管理體系，促進新時期檔案工作新格局趨于成熟和穩(wěn)定。檔案數(shù)字化建設管理體系主要包括管理體系、標準化體系和研究體系在內的支撐體系。

4.2加強與信息管理部門的強強聯(lián)合

盡快將檔案數(shù)字化建設融入國家信息資源建設范疇。檔案數(shù)字化建設工作以其保存、利用檔案信息資源這一特征，逐漸跨入了信息產業(yè)范疇，檔案部門與信息化工作主管部門在數(shù)字化建設推進過程中相互協(xié)調、互相促進已成為大勢所趨。

4.3豐富數(shù)字檔案的采集途徑

建立海量檔案信息資源庫，最終實現(xiàn)檔案信息價值利用的最大化。在整個社會建設的進程中，檔案部門應全方位拓展工作領域，這就要求檔案部門不僅要拓展新的數(shù)字信息采集途徑，而且要輔助有關部門切實開展檔案數(shù)字化建設工作，生成巨大的數(shù)字檔案信息資源

5、結語

檔案數(shù)字化建設是一項復雜的、龐大的系統(tǒng)工程，也是一項長期的、艱巨的戰(zhàn)略任務。因此，對于檔案數(shù)字化建設理論的研究也是一個十分復雜的課題，所以，要從人員安全管理制度，文檔管理制度，系統(tǒng)運行環(huán)境安全管理制度，不斷建立健全管理制度體系，進而推進檔案數(shù)字化建設不斷趨于完善。

參考文獻：

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