對企業(yè)文書檔案工作芻議

張帆

[摘 要]結(jié)合實(shí)際工作，針對如何做好文書檔案管理工作，如何對文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，以提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，同時(shí)調(diào)整和發(fā)展創(chuàng)新文書檔案工作運(yùn)行機(jī)制，從而適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，使文書檔案管理工作更全面、更深入地在企業(yè)中發(fā)揮作用，是文書檔案管理工作的進(jìn)一步科學(xué)化體現(xiàn)。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；文書檔案；分析

檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄，也是社會(huì)發(fā)展的記載器，記錄著社會(huì)發(fā)展的各種信息。文書檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在社會(huì)實(shí)踐和各種管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文件。

隨著文書檔案管理模式的更新變化，采取新穎的管理模式對文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，以提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的及時(shí)性、有效性和準(zhǔn)確性，從而適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，使文書檔案管理工作更全面、更深入地在企業(yè)中發(fā)揮作用，這是文書檔案管理工作的進(jìn)一步科學(xué)化體現(xiàn)。

如何做好文書檔案管理是文書檔案管理人員的歷史責(zé)任，結(jié)合工作實(shí)際談?wù)剬ψ龊梦臅鴻n案工作的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。

一、要想做好文書檔案工作，必須提高文書檔案管理者的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能

提高文書檔案工作者的素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。鑒于文書檔案工作服務(wù)對象的重要性，以及其較強(qiáng)的專業(yè)性，決定了文書檔案工作者必須具備專業(yè)知識(shí)，擁有較強(qiáng)的檔案管理技能。文書檔案人員要不斷努力學(xué)習(xí)《行政許可法》、《保守國家秘密法》、《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作管理規(guī)定，要充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)。運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)文檔工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

二、要想做好文書檔案工作，必須加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制

首先要建立健全在職教育的長效管理制度，明確在職教育的原則，從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地開展各類專業(yè)培訓(xùn)，使在職教育具有目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。要引進(jìn)一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新，更應(yīng)該運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段不斷強(qiáng)化管理水平。文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔。

三、要想做好文書檔案工作，必須調(diào)動(dòng)職工工作積極性

有時(shí)文檔工作者未必都能明白自己工作的重要性，這是因?yàn)樗麄兗兇馐菫榱斯ぷ鞫ぷ鳎鲆暳丝偨Y(jié)自己對社會(huì)的影響。這就要求領(lǐng)導(dǎo)人員要做好宣傳和教育工作，對文檔工作提高重視，對文檔人員重視，要求文檔人員要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，熱愛本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，耐得住寂寞，甘于清苦，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)文件材料，在埋頭苦干的同時(shí)，多一些敏感和睿智，體現(xiàn)出文書檔案工作的重要性。

四、要想做好文書檔案工作，必須提高檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化管理

隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等。如我公司現(xiàn)采用的OA辦公系統(tǒng)，不僅提高工作效率，而且加強(qiáng)了電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成了文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理信息化是信息社會(huì)對文檔工作的必然要求，企業(yè)檔案必須適應(yīng)信息化要求，把電子文檔妥善保管起來。企業(yè)在制定信息建設(shè)規(guī)劃當(dāng)中必須要將檔案工作納入進(jìn)去，檔案部門要參與到企業(yè)信息化當(dāng)中去。首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對稱問題，其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問題。檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應(yīng)用起來可以很瀟灑，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，財(cái)務(wù)、科研、外事等許多部門都進(jìn)行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個(gè)觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。這就要求我們不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識(shí)，利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案，真正達(dá)到簡化整理、深化檢索的目的。

五、要想做好文書檔案工作，必須遵循歸檔原則

就企業(yè)日常管理來說，其往往要面對不同形式的文檔資料，每種文件涉及到的內(nèi)容也是各不一樣的，如：工程文件、財(cái)務(wù)文件等等，若不及時(shí)分類處理則會(huì)給企業(yè)的文件管理帶來很大的困難。因而，對文檔資料歸檔管理則是不可缺少的工作。雖然電子文件與紙質(zhì)文件有著很多的不同，但二者都是文件，因而歸檔時(shí)可以參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍來確定電子文件歸檔范圍，并根據(jù)單位的具體情況和電子文件的特點(diǎn)適當(dāng)調(diào)整歸檔范圍。在歸檔過程中要遵守相應(yīng)的原則，以保證文件資料保存其原有的使用價(jià)值。一般情況下，歸檔需要堅(jiān)持的具體原則主要有：將電子文件歸檔提前介入到系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)前段控制；在電子文件的歸檔時(shí)保證文件信息保持不變，保證文件信息的真實(shí)性；歸檔時(shí)保證電子文件沒有缺損，其相關(guān)文件也保證齊全；在歸檔后，要保證電子文件借助必要的工具能夠可讀以及有效的利用。

創(chuàng)新、合理的管理模式、先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)等自然而然地成為文書檔案科學(xué)化管理的重點(diǎn)。文書檔案科學(xué)化管理，提高了文書檔案管理的效率性和準(zhǔn)確性，使文書檔案管理工作步入了先進(jìn)的、科學(xué)的管理模式。檔案管理工作平時(shí)不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略，但檔案工作又是一項(xiàng)對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的依據(jù)憑證。文書人員不僅在公司領(lǐng)導(dǎo)的重視及大力支持下勇于奉獻(xiàn)，還要增強(qiáng)檔案意識(shí)，掌握豐富的知識(shí)，再加上平時(shí)認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，就一定會(huì)做好文書與檔案工作。