淺談房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)

高琰

隨著房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，人們依法維權(quán)的意識逐步增強(qiáng)，國家關(guān)于房地產(chǎn)管理和服務(wù)的法律法規(guī)進(jìn)一步完善。房地產(chǎn)檔案作為提升管理水平、改進(jìn)服務(wù)方式避免管理風(fēng)險的基礎(chǔ)，其作用日顯突出。房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)是房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然要求也是城市管理的重要基礎(chǔ)，它以房地產(chǎn)權(quán)屬登記為前提，以房地產(chǎn)信息系統(tǒng)為平臺，輻射各項(xiàng)房地產(chǎn)業(yè)務(wù)管理乃至相關(guān)的社會公共管理，為之提供較全面的信息資源共享。

1.房地產(chǎn)檔案信息化存在的問題

（1）檔案管理部門所使用檔案軟件缺乏通用性，應(yīng)用范圍小不能滿足檔案信息管理的需求。目前，檔案部門使用的應(yīng)用程序錯綜復(fù)雜，無法統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。多數(shù)檔案軟件只是應(yīng)用于文件管理，對圖紙、聲像等科技資料的管理方式、方法匾乏，這些都嚴(yán)重影響了檔案信息系統(tǒng)整體水平的提高，制約了檔案信息化的進(jìn)程。

（2）檔案信息化管理的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作全面化。隨著科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

（3）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案是房地產(chǎn)管理工作的綜合反映，建立一支既懂檔案管理，又懂房地產(chǎn)管理和計(jì)算機(jī)知識的專業(yè)隊(duì)伍，是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案現(xiàn)代化管理工作的關(guān)鍵。隨著檔案現(xiàn)代化管理的逐步發(fā)展，對檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)也提出了更高的要求。但基層的檔案人員缺乏必備的現(xiàn)代化管理方面的知識，盡管他們對業(yè)務(wù)工實(shí)現(xiàn)檔案信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作能力較低，不能夠熟練掌握有關(guān)的使用的命令和使用技巧。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備.仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了。

2.房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的意義

房地產(chǎn)檔案是從房屋建造到消亡整個歷史過程中形成的臺賬、圖、卡、照片、文件及一切具有證實(shí)房屋全部歷史變化過程的資料，它是房屋的真實(shí)縮影，全部歷史的記錄。它能為人們提供經(jīng)過加工整理的有序化的信息資源，還能大量、長期、有效、有選擇性地保存在各項(xiàng)形成的文件材料、資料等信息資源。特別是國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)步伐的加快，社會信息化進(jìn)程的加快，房地產(chǎn)建設(shè)與管理的數(shù)據(jù)通過政務(wù)網(wǎng)絡(luò)渠道進(jìn)行傳遞信息。因此，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化，是當(dāng)前的一項(xiàng)重要工作。房地產(chǎn)檔案的形成涵蓋了政策法規(guī)、建設(shè)規(guī)劃，工程建設(shè)和經(jīng)營交易等各工作環(huán)節(jié)，檔案人員要收錄各類基礎(chǔ)信息，通過文件材料的歸檔、整理、編目與基本上報(bào)數(shù)據(jù)匯總等流程，對房地產(chǎn)檔案集中統(tǒng)一管理。長期以來，人們一直使用傳統(tǒng)的手工信息加工方式從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，所耗費(fèi)的時間長，造成信息失效。這樣的管理方式因其效率低、保密性差、費(fèi)時費(fèi)力，一旦發(fā)生意外難以彌補(bǔ)。房地產(chǎn)檔案實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，辦公室里再也看不到成堆的、重復(fù)的檔案資料，取而代之的是房地產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫中的全面、準(zhǔn)確、實(shí)時、共享的房地產(chǎn)信息。房地產(chǎn)檔案人員由單一的整理工作轉(zhuǎn)向貼近民生的政策咨詢服務(wù)、技術(shù)服務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)了地產(chǎn)管理以人為本的工作理念?？傊?，信息化已經(jīng)給房地產(chǎn)管理工作帶來一場革命。

3.房地產(chǎn)檔案信息化應(yīng)采取的策略

（1）文書與檔案有機(jī)結(jié)合，實(shí)行文檔一體化。一體化管理能使檔案完整為人們認(rèn)識和改造客觀世界提供了齊全，系統(tǒng)的依據(jù)和條件，完整的檔案對人們從事生產(chǎn)斗爭，科學(xué)實(shí)驗(yàn)都起著參考和憑證作用。而的前身，檔案是文件的轉(zhuǎn)化物，所以應(yīng)多渠道、多途徑地廣泛收集檔案材料，使檔案信息資源的開發(fā)連續(xù)不斷、系統(tǒng)完整、真實(shí)可靠，形成以收集整理為基礎(chǔ)、開發(fā)利用為重點(diǎn)、現(xiàn)代化管理為目標(biāo)的多層次、全方位服務(wù)的新格局，提高檔案管理的水平。

（2）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，檢索工具多樣化。在科研活動及其檔案管理活動過程中開展電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而保證科研活動信息的真實(shí)性，可靠性，完整性和長久可用性，使檔案資源在保密范圍之外優(yōu)質(zhì)高效，無時空限制地實(shí)現(xiàn)共享?？茖W(xué)完善的地建立查詢系統(tǒng)和檢索體系，從檔號、分類號、題名、作者等多方面對館藏科技檔案內(nèi)容進(jìn)行全方位的管理和檢索，也可編制多種檢索工具，向利用者提供靈活方便的檢索、查詢、輸出服務(wù)，從而加大檔案信息資源的開發(fā)力度。

（3）行業(yè)聯(lián)動協(xié)作化，信息資源共享化。檔案部門要站在行業(yè)發(fā)展、服務(wù)社會的角度，推進(jìn)檔案信息化工作，完善檔案服務(wù)機(jī)制。重點(diǎn)研究部門壁壘的制約因素，加大橫向溝通和內(nèi)部協(xié)作，主動與技術(shù)部門研究網(wǎng)絡(luò)安全的解決辦法，與業(yè)務(wù)部門商量共享信息查詢的操作程序，從政策和技術(shù)上探討信息公開的具體措施。

（4）檔案管理信息化，檔案管理人員專業(yè)化。檔案管理單位應(yīng)根據(jù)信息時代的特點(diǎn)，對管理人員的業(yè)務(wù)水平、政策觀念、辦事作風(fēng)等要求比較高，建設(shè)部《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》、《關(guān)于開展房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理人員培訓(xùn)的通知》等，都對檔案管理人員參加上崗培訓(xùn)提出了要求，加大培訓(xùn)力度，有計(jì)劃地對不同的培養(yǎng)對象采取多樣和靈活的培養(yǎng)模式，除一般性的培訓(xùn)、研討、交流、考察等方法外，還可以搞一些特殊辦法和政策，如嚴(yán)格進(jìn)行考核，建立責(zé)任追究制度及嚴(yán)格的獎懲措施。在檔案管理工作中有創(chuàng)新，為項(xiàng)目建設(shè)提供充分依據(jù)的要給予獎勵鼓勵。對在檔案管理中瀆職、疏忽的要根據(jù)實(shí)踐的嚴(yán)重后果要給予相應(yīng)的處罰。加大定向培訓(xùn)力度，有計(jì)劃地對培養(yǎng)對象進(jìn)行高層次學(xué)歷教育，以豐富、加深培養(yǎng)對象的基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識。

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