三級甲等醫(yī)院綜合檔案管理模式探究

苗正

[摘 要]在我國的醫(yī)學發(fā)展過程當中，對于醫(yī)院的檔案資料是醫(yī)院發(fā)展的重要部分。醫(yī)院中的綜合檔案主要是用于記錄醫(yī)院醫(yī)生對于日?？床∏闆r和醫(yī)院內(nèi)部管理模式的一種形式，可以用較為直白的文字和圖片來展示出在醫(yī)學研究實踐過程中所經(jīng)歷的過程和發(fā)展的具體內(nèi)容。這是一種師資力量和醫(yī)療水平的集中體現(xiàn)。由此可以看出醫(yī)院綜合檔案管理的重要性。在本文中，我們就三級甲等醫(yī)院現(xiàn)有的一整套較為完整的醫(yī)學檔案的管理方式進行研究，進一步的將檔案的管理規(guī)范化、有序化、整體化。并結(jié)合一些科學的方法來對現(xiàn)有的醫(yī)院綜合檔案管理方式進行完善，從不斷的研究實踐當中總結(jié)出最為合理、有效的管理模式來適應現(xiàn)階段的醫(yī)療體系。

[關(guān)鍵詞]三級甲等；綜合檔案；管理模式；改進方案；日常收集

在現(xiàn)階段的醫(yī)學管理中，不得不提及醫(yī)院檔案的管理，評定醫(yī)院的綜合實力的方式就是對于醫(yī)院的醫(yī)療和管理的成效做出系統(tǒng)的評價，可以看出，檔案管理在其中占據(jù)的地位，就這些重要性中，就必須將模式化的管理更加的完善，通過在三級甲等醫(yī)院中實施更為先進的管理方式，來更好的促進醫(yī)院的發(fā)展，更好的服務于患者。

一、醫(yī)學綜合檔案管理的發(fā)展情況

在提及完善檔案管理模式的研究當中，首要提出的是關(guān)于醫(yī)學綜合檔案管理中出現(xiàn)的問題，正是由于醫(yī)療檔案在管理中存在的特殊性，不能簡單的等同于企業(yè)中的檔案分類管理。醫(yī)院綜合檔案呈現(xiàn)的是專業(yè)性強、分類明確、時間間隔長等特點，在研究檔案的過程中不只是對單一對象進行分析研究，而是對于一整塊較為分散的單一個體進行歸類。在此之中，如研究的是關(guān)于流行疾病的分析報告，會對此類流行病的類型、病毒的種類、發(fā)病的特點、治療的方法和預防的方式等做出詳細的敘述，這樣以來就對于該流行病種的再次爆發(fā)控制做出了準備，也對現(xiàn)階段治愈患者起到了很好的幫助作用。檔案的管理也呈現(xiàn)出了多學科和多領域結(jié)合的特點，在不同的專業(yè)知識的共同構(gòu)建下，形成了一整套的醫(yī)學管理檔案體系。

也正是由于以上的一些特點，就對醫(yī)學綜合檔案管理提出了更高的要求，多學科的輔助模式在很多醫(yī)院當中難以實施，對于病患在就醫(yī)過程中，醫(yī)生收集的病人信息會通過電腦錄入在系統(tǒng)當中，這就可以形成較為全面的醫(yī)學診療方案庫，在下次遇到相互類似的情況發(fā)生時，醫(yī)生可以直接調(diào)用診療庫中的信息資料進行問診，在不斷的比較和分析當中，就一類型的病例形式做出具體的歸納總結(jié)，將以往較為復雜的疾病治療變成較為簡單的看診方式。這樣一來，數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)資料不斷的擴充，臨床的治療方式也越來越豐富。但是不得不提出的是，有些醫(yī)生對于診療庫中的檔案資料隨意上傳，導致資料無法正常使用，科研的資料無法準確的收集會對檔案管理系統(tǒng)造成很大的影響。

現(xiàn)有的三級甲等醫(yī)院中，本著臨床和醫(yī)學研究為一體的模式，節(jié)省醫(yī)療資源，但是帶來不了太多的實際作用，檔案研究中，科研人員都是身兼數(shù)職，無法很好的勝任檔案資料歸類的管理方式，又要進行學術(shù)方面的交流，事后還要對于交流內(nèi)容進行整理歸檔，又要在臨床當中對于患者的具體情況進行詳細的介紹，這就直接的導致了綜合檔案資料管理的模式變得不系統(tǒng)、不規(guī)范，就出現(xiàn)的這些問題要提出相關(guān)的解決辦法，用制度化的手段來提升檔案管理模式的意義。

二、醫(yī)學綜合檔案管理模式探究

在檔案管理中，首要的是對于科學研究態(tài)度的端正，擁有良好的科研團隊氛圍，在具有高水平的創(chuàng)新研究團隊中，對于檔案的管理尤為突出，使用較為長效的管理機制使得檔案管理工作從個人化的工作形態(tài)變成醫(yī)院相關(guān)部門的具體職能，通過建立科學的指標體系來形成考核制度，將歸檔的方式和效率作為考核醫(yī)院工作人員工作狀態(tài)的一項指標。在三級甲等醫(yī)院中，在納入系統(tǒng)的項目研究中，對于檔案的模式管理做到細分管理，使用較為科學的對比模式來提升檔案管理的質(zhì)量，每一級領導要對下面的管理機構(gòu)形成更為具體的檔案管理制度，在系統(tǒng)詳細的管理中，將檔案管理作為重點任務進行完善。

同時要完善醫(yī)院綜合檔案管理模式的過程中，要對于檔案的管理具體的行政化，具體的與法律相互的結(jié)合在一起，通過將三級醫(yī)院的檔案管理情況作為醫(yī)院評審的重要組成部分，讓醫(yī)院的醫(yī)生和工作人員樹立良好的歸檔習慣，讓科研技術(shù)人員意識到歸檔的重要性，以及歸檔的必要性，從而在制度下形成較為完善的檔案管理體系建設。

在醫(yī)院當中，院方的領導要對檔案的建設重點關(guān)注，尤其是在一些基層單位，對于歸檔中出現(xiàn)的問題要及時的端正態(tài)度，對于在整理檔案的過程中要對面對的困難積極的解決，投入更大的人力和物力對于現(xiàn)階段的檔案管理基礎方面的建設做出保證。就如在醫(yī)院的辦公空間出現(xiàn)短缺的情況，可以將原有的空房或是儲物間騰出位置，這樣就可以解決檔案存放地點不確定的問題，必須重視的是，工作區(qū)域必須與明火和水分開。必要的時候還要將檔案管理中使用到的設備進行填補，如檔案存儲柜、計算機、中央空調(diào)、防火設備、防潮設備、防鼠器械和防蚊蟲的措施，有效的改善檔案存放的環(huán)境，確保檔案不會在非人為因素下受到破壞的情況發(fā)生。

三、醫(yī)學綜合檔案管理模式具體實踐過程

在三級甲等醫(yī)院中的檔案管理的重要性在上文中就已經(jīng)提出了，現(xiàn)在我們就對醫(yī)學綜合檔案管理模式中具體的時間過程進行詳細的說明。

（1）對于檔案管理的人員的工作能力進行培訓。將三級甲等醫(yī)院中轉(zhuǎn)管和分管檔案資料的人員集中起來進行崗前的培訓，系統(tǒng)的掌握檔案管理的方式。對于檔案管理的具體內(nèi)容有針對性的學習，并且定期請檔案館中具體分管檔案的領導進行授課指導，就一些較為具體的管理方式進行教學，操作人員通過一個階段的學習，初步的掌握了歸檔的方式和立卷的模式，這對于提高歸檔人員的技術(shù)水平起到了很大的幫助。在現(xiàn)有的醫(yī)療環(huán)境之下，必須對于業(yè)務人員的專業(yè)技術(shù)水平有一定的要求，醫(yī)院可會根據(jù)自身情況特點購買一些關(guān)于檔案管理的計算機軟件，使得綜合檔案管理的模式更加科學化、更加系統(tǒng)化。

（2）在使用計算機管理軟件的過程中，可以省去了關(guān)于檔案的組織排版的過程，同時不需要將檔案的標題擬寫作為排版的依據(jù)，在內(nèi)容上，卷列的排列形式更加多元化，封面的內(nèi)容也更加豐富，對于目錄的編輯也更加的系統(tǒng)，這樣就可以保證檔案管理中對于查詢起到了很好的幫助作用。方便的實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的收集和不用檔案模塊之間的相互協(xié)調(diào)。通過在醫(yī)院使用這套檔案管理模式系統(tǒng)可以看出，在對于系統(tǒng)的管理中呈現(xiàn)出很大的快捷性，數(shù)據(jù)資源的穩(wěn)定性也得到了保證，在系統(tǒng)內(nèi)部人員對于檔案資料的修改也較為方便，同時，系統(tǒng)自動排版和打印功能大大方便了操作者對于該系統(tǒng)的使用，很好的提高了醫(yī)院中檔案管理的效率。

（3）醫(yī)院綜合檔案管理模式是將檔案室中的文字、影像材料一同收集起來，并以具體的文字類型歸類，并且把日常的診療科室中的文件統(tǒng)一收集，形成了整套的醫(yī)院診療方案庫。在醫(yī)學綜合檔案管理模式具體實踐過程中將衛(wèi)生部要求的檔案管理范圍作為各科室的工作指南，在檔案綜合管理中，管理人員要定期到各個科室進行技術(shù)指導，對于具體分配任務的管理人員的資料收集和資料的歸檔工作做出詳細的要求，避免在最初的環(huán)節(jié)當中出現(xiàn)資料信息的錯誤和歸檔資料的丟失。

（4）良好的檔案管理模式的最終目的是在查閱使用中較為方便，可以通過查詢來了解醫(yī)院的發(fā)展情況，在不同的方式下了解檔案信息資源，能讓檔案管理更好的為臨床、科學研究、醫(yī)療教學和管理層領導更加的方便。醫(yī)院中的檔案管理部門要以檔案的合理應用為目的。逐步從封閉式、分散型、保管型向開放式、標準化、參與決策型轉(zhuǎn)變，搞好檔案、資料、情報信息的一體化服務，使醫(yī)院的各種信息互相補充，互相滲透，構(gòu)建醫(yī)院完整的信息體系，使檔案室成為信息儲藏中心和利用中心，通過提高檔案的利用率，在促進醫(yī)院各項工作順利開展的同時，進一步提高檔案工作的地位。同時積極開展編研活動，對信息進行深層次開發(fā)和加工。

四、三級甲等醫(yī)院檔案管理的標準化、信息化

三級甲等醫(yī)院綜合檔案部門是醫(yī)院保存和管理本單位各種門類檔案的獨立部門，要建立健全歸檔工作體系，實行文件處理部門立卷制度。辦理完畢應當歸檔的各種形式和載體的文件材料，由文件材料承辦部門負責收集和整理后，送交醫(yī)院綜合檔案管理部門或檔案工作人員進行歸檔保存。檔案管理部門或檔案工作人員負責檔案質(zhì)量檢查和驗收。

檔案工作的標準化，就是要符合檔案的各項標準化內(nèi)容，包括組卷的方式和格式、分類規(guī)則、檔案著錄和標引規(guī)則、檔案文獻編纂規(guī)則等。特別是檔案整理工作和著錄、標引工作是否規(guī)范化，對計算機等現(xiàn)代化技術(shù)的應用有著重要影響，做到標準化管理，實現(xiàn)檔案管理信息化問題就迎刃而解了。

檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計算機技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益。近年來，隨著醫(yī)院辦公自動化、信息化程度日益提高，傳統(tǒng)的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管，輕利用”的工作思路已經(jīng)不能滿足醫(yī)院檔案管理工作的需要。醫(yī)院檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開發(fā)利用的水平。如何利用計算機技術(shù)對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，成為醫(yī)院檔案管理工作的重要議題。這要求醫(yī)院盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫，特別是醫(yī)院人事檔案，要使人事檔案的管理實現(xiàn)數(shù)字化；有計劃地把縮微、光盤技術(shù)應用于檔案的應用管理；充分利用局域網(wǎng)及辦公自動化網(wǎng)絡系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案（電子版）管理系統(tǒng)網(wǎng)絡化。

五、結(jié)束語

三級甲等醫(yī)院綜合檔案管理模式在醫(yī)院的管理中起到了很大的作用，在文中中也詳細的介紹了。同時對于綜合資料檔案管理的實施方式進行了研究，不斷的將醫(yī)療流程以文字的形式記錄下來并得到妥善的保存，為后期的醫(yī)學研究和臨床實踐提供的幫助，也為醫(yī)院的發(fā)展做出積極貢獻。

總而言之，在三級甲等醫(yī)院中，有醫(yī)院領導的充分重視和大力支持之下，對于將綜合素質(zhì)較高的檔案專業(yè)管理人員放在這個重要崗位可以很好的開展起來，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、信息化，同時認真貫徹執(zhí)行《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)，醫(yī)院檔案管理工作一定會更好地服務于衛(wèi)生事業(yè)，并大力推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

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