淺談圖書館檔案工作

郭海嵐

1.圖書館檔案工作現(xiàn)狀分析

1.1檔案意識(shí)缺失。檔案工作在圖書館業(yè)務(wù)工作中一直處于弱勢(shì)地位，根源在于其自身的內(nèi)向性及存放的相對(duì)隔絕性，通常只有少部分人利用，雖然與工作息息相關(guān)，但人們平時(shí)對(duì)這一客觀事物的主觀印象就不強(qiáng)烈，加上決策者、普通群眾檔案意識(shí)的缺失，認(rèn)為只要做好圖書館的流通、閱覽等讀者服務(wù)工作就可以了，而檔案員對(duì)檔案工作宣傳又沒有力度，造成檔案工作始終囿于“需要的時(shí)候沒有不行，不需要的時(shí)候束之高閣”的怪圈。檔案人員常常處于被動(dòng)收集、整理，類似于保管員的身份。即使制定了檔案工作規(guī)范，確定了歸檔和不歸檔的范圍，但由于人們觀念上習(xí)慣于重活動(dòng)安排、重新聞通報(bào)，輕資料匯總、輕檔案保存，因此規(guī)范實(shí)行起來差強(qiáng)人意。

1.2檔案管理不規(guī)范。由于沒有規(guī)范的管理機(jī)制，造成圖書館各項(xiàng)檔案的歸檔范圍界定不明確、涵蓋面窄、保管期限不夠準(zhǔn)確，雖然原則上規(guī)定檔案要各自歸口，不能重復(fù)建檔，但實(shí)際操作中，由于無專人管理，仍然出現(xiàn)各自為政，該歸檔的放在個(gè)人處保存，不該歸檔的重復(fù)建檔，該歸在檔案室的卻放在產(chǎn)生文件的處室，這種狀態(tài)必然導(dǎo)致檔案分散管理，使許多有價(jià)值的檔案材料嚴(yán)重流失。尤其是圖書館行業(yè)，檔案工作涉及評(píng)估檔案，而評(píng)估檔案以業(yè)務(wù)檔案為藍(lán)本，評(píng)估組必須通過審閱圖書館各項(xiàng)工作的檔案資料來初步界定各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的達(dá)標(biāo)情況，無論評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)如何確定，最終都將憑借大量的檔案材料，才能形成對(duì)一個(gè)圖書館客觀全面的估價(jià)?？茖W(xué)、規(guī)范的檔案管理和完整齊全的檔案材料是搞好圖書館評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)。

1.3檔案電子化進(jìn)程有待完善。隨著網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，圖書館檔案電子化進(jìn)程逐步推開，由傳統(tǒng)的手工操作步入自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化階段，借助計(jì)算機(jī)為檔案工作服務(wù)成為檔案利用的新領(lǐng)域。紙制檔案與電子拷貝雙重備份的方式有利于圖書館檔案內(nèi)容信息的保護(hù)，同時(shí)兼?zhèn)淞穗娮訖n案特有的優(yōu)勢(shì)與作用。但這種“雙軌制”由于需要投入大量的人力物力，造價(jià)較高，除此之外，這種簡(jiǎn)單的復(fù)制沒有經(jīng)過實(shí)際運(yùn)行與處理，沒有現(xiàn)行效力及相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，它的檔案屬性和證據(jù)力是不完整的，往往淪為紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本。同時(shí)，探索階段的電子文件管理是不完善的，缺乏可操作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，保存電子文件的物理介質(zhì)有很大的不穩(wěn)定性，磁盤存儲(chǔ)空間小，磁層易損性強(qiáng)，光盤一類的介質(zhì)也只是理論壽命可達(dá)幾十年，這無疑意味著電子文件在完整保留、妥善保護(hù)等方面存在著致命的后遺癥，這些問題不解決將會(huì)直接影響電子文件的歸檔質(zhì)量、永久保存和開發(fā)利用。

2.圖書館檔案工作發(fā)展對(duì)策

2.1提升圖書館人員檔案意識(shí)。從圖書館檔案管理人員自身做起，做好檔案管理的宣傳工作。比如，可以采取行動(dòng)研究的方法，把工作中遇到的問題作為研究對(duì)象，分析原因，找出癥結(jié)，有針對(duì)性地采取對(duì)策，再經(jīng)過實(shí)踐的檢驗(yàn)，取得對(duì)今后工作具有指導(dǎo)意義的研究成果，最終形成具有參考價(jià)值的檔案。通過這種為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作改革等提供可借鑒的匯總資料的方式，使管理者意識(shí)到圖書館檔案是提高圖書館工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是評(píng)估的重要依據(jù)，圖書館檔案工作與其他業(yè)務(wù)工作是相輔相成的關(guān)系。所謂“前軌可跡”正說明只有做好檔案工作才能更高效、更深層次地為讀者提供服務(wù)。維護(hù)圖書館歷史面貌首先要增強(qiáng)維護(hù)其紙制藍(lán)本——檔案的思想，促進(jìn)資金投入，完善檔案裝備，使圖書館檔案工作向良性方向發(fā)展。

2.2規(guī)范圖書館檔案管理。建立健全圖書館檔案工作管理機(jī)制和規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)和信息化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平和服務(wù)能力。在此基礎(chǔ)上，制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的指導(dǎo)思想和基本原則，明確保管期限表體系、保管期限的劃分。變被動(dòng)收集為主動(dòng)收集，有意識(shí)地匯總檔案資料，第一時(shí)間分類保存，確保歸檔文件準(zhǔn)確、完整，整理規(guī)范，檔案利用便捷。可以想見，依據(jù)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和立檔規(guī)范制定的評(píng)估檔案必然條分縷析，立證清晰，充分發(fā)揮其在圖書館評(píng)估定級(jí)中的作用，由此也會(huì)提高檔案在人們心目中的地位，增強(qiáng)人們的檔案意識(shí)，促進(jìn)圖書館檔案的建設(shè)。

2.3完善圖書館檔案電子化進(jìn)程。文件電子化的目的是為了實(shí)現(xiàn)圖書館檔案長(zhǎng)久保存、集中管理和方便利用。完善電子化進(jìn)程應(yīng)該將信息存儲(chǔ)作為一個(gè)體系進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)構(gòu)建，通過合理運(yùn)用各種技術(shù)手段，最終實(shí)現(xiàn)電子文件選擇、長(zhǎng)久安全保存、真實(shí)性顯現(xiàn)、操作信息恢復(fù)的目的。

規(guī)避網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，保證檔案的安全性是圖書館檔案電子化進(jìn)程的重要課題。通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、存儲(chǔ)、檢索、編研、統(tǒng)計(jì)、利用，并相應(yīng)確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中圖書館檔案信息管理與利用服務(wù)的基本框架與基本方法。加強(qiáng)圖書館檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理，保障操作安全、數(shù)據(jù)安全、接入安全和應(yīng)用服務(wù)安全。建立完備的檔案信息數(shù)據(jù)備份，確保檔案信息數(shù)據(jù)安全。由于安全問題具有對(duì)管理的依賴性，嚴(yán)格的管理制度、合理的管理策略、高素質(zhì)的管理人員也是檔案電子化安全的重要保障。在檔案管理層面，要運(yùn)用現(xiàn)代管理媒體與傳統(tǒng)管理媒體相結(jié)合，傳遞檔案信息，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化。

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