淺議如何提高開放性檔案的利用

梁洪毓

開放性檔案就是將保密期已滿和其他可以公開的檔案解除封閉，向社會公眾開放。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放。經(jīng)濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于30年?！狈参覈窈徒M織，持有身份證或工作證等合法證明，可直接利用開放性檔案。

一、做好基礎工作，為開放性檔案的利用創(chuàng)造條件

基礎工作和利用工作是辨證關系，二者相互聯(lián)系相互依存。忽視基礎工作就會對利用工作產(chǎn)生影響，基礎是前提，利用是目的。首先，要提高開放性檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量，利用原有基礎進行系統(tǒng)整理，要分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)。建立健全檔案號，以達到提供利用者自行檢索的案件或開放目錄的要求。其次，破損或字跡褪變、擴散的檔案，要經(jīng)過充分地修復保護。再次，古老、珍貴和重要的檔案，應以復印件代替原件或者是抄錄、照相等形式提供利用，搞好檔案副本，提高檔案資料的使用壽命。最后，要設有開放性檔案閱覽室，并配備必要的閱覽和復制設備。積極將館藏向社會開放。

二、建立健全開放性檔案的規(guī)章制度

由于開放性檔案是一項嚴肅而細致的工作，所以必須有嚴密的制度保證。要確立指導思想、工作原則和目標，細化檔案工作中各階段的工作規(guī)程，明確職責分工，使每個環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依。要根據(jù)檔案法及其實施辦法、檔案館檔案開放辦法等有關規(guī)定，制定相關規(guī)章制度及實施細則。需要特別注意的是，1、要定期審查館藏檔案的密級，確定解密和劃分控制使用的范圍。2、檔案館的寄存檔案是否開放和如何開放必須由寄存者或其合法繼承者決定。如無合法繼承者，其檔案的開放由檔案館按照檔案法、實施辦法、開放檔案辦法中開放年限和掌握標準等有關規(guī)定辦理。3、允許利用者摘抄、復制，引用，但不得以任何形式公布。

三、注重開放性檔案利用中的保密意識

應當做好相應的保密工作，注重保密意識。

1、要做好檔案的審查工作。審查工作是開放性檔案的一項重要工作，也是開放性檔案的一個重要環(huán)節(jié)，主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。嚴格劃清保密與不需要保密之間的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些不能提供利用，為搞好規(guī)范化、標準化涉密檔案建設奠定基礎。一是初審，檔案工作人員根據(jù)標準對開放期限內(nèi)的檔案逐漸進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關領導根據(jù)初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定于批準檔案的開放與否。

2、要做好檔案的解密工作。根據(jù)《保密法》規(guī)定，保密檔案劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了保密價值，我們就不能按照原有的保密文件管理，應該按照公開文件進行管理，這就是保密的時效性。開放性檔案必須是到了一定時限的檔案。只有先進行解密才能開放，未解密的要列入控制使用的范圍內(nèi)。

3、要處理好開放性檔案與保密工作的關系。開放性檔案與保密工作要堅持“保”、“放”相結合的指導思想，正確處理保密與開放、信息公開的關系，既要積極防范又要提供工作便利，既要把好保密關，又要疏通公開、交流的渠道。在日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案的保密，工作盡職盡責。但是由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象，由此產(chǎn)生一些弊端。例如大批檔案得不到充分利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費，領導不能及時地了解情況，有效地利用檔案，檔案人員的管理價值也難以在檔案利用效果中體現(xiàn)出來。

四、加強對開放性檔案利用的宣傳工作

為了爭取全社會對檔案工作的重視和支持，我們必須真正樹立起市場意識，采取積極有效的措施，讓更多的人了解檔案，進而讓更多的人利用開放性檔案。

1、要賦予檔案工作者做好檔案宣傳的職責和使命。讓檔案工作者在做好檔案業(yè)務的同時，積極、主動地開展檔案宣傳工作，這正是檔案宣傳貫穿檔案工作的整個過程，滲透于檔案工作的各個環(huán)節(jié)，同時要改變以往宣傳的虛假、懶惰、偏窄的局面，變虛為實、變懶為勤、變窄為廣，才能展示檔案宣傳的神奇效果，提高檔案工作的社會地位。

2、著重加強檔案的內(nèi)部宣傳工作力度，是檔案信息宣傳的重要組成部分。向廣大檔案工作人員宣傳黨的理論、路線、方針、政策以及黨和國家有關檔案工作的法律、法規(guī)等，以增強檔案工作者的檔案意識，培養(yǎng)他們忠于職守，兢兢業(yè)業(yè)為發(fā)展我國檔案事業(yè)做出貢獻的情操。

3、借助各種新聞媒體，利用各種渠道，把生活中重視檔案工作、運用開放性檔案取得重大經(jīng)濟效益和社會效益的典型同忽視檔案利用工作而使機體和個人蒙受重大損失的典型加以對比分析、總結經(jīng)驗教訓，讓人們從具體的實例中深刻認識到檔案利用的重要性，增強開放性檔案的利用意識。

五、注重對開放性檔案利用者的需求研究

不了解檔案利用者的需求，檔案價值就無法體現(xiàn)出來。對開放性檔案利用者的需求研究可以通過做好開放性檔案利用登記來實現(xiàn)。登記是反饋檔案利用信息的重要手段。完善的反饋信息一方面可以使我們及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的偏差和失誤，從而采取措施，加以改進和糾正來提高工作水平；另一方面通過對檔案利用者的不同需求進行分析研究，找出其內(nèi)在的規(guī)律性，可以幫助我們從當利用者，分析、預測潛在的利用者，從利用者的當前需求來分析、預測他們的潛在需求，借此有的放矢地做好利用的超前服務、主動服務，使檔案利用達到一個更高層次。

時代的進步與發(fā)展，要求檔案工作者與時俱進，創(chuàng)新思維。通過多角度、多層次的分析開放性檔案的利用，以達到更好地為人民服務的目的，也為檔案事業(yè)的發(fā)展奉獻出自己的微薄之力。