醫(yī)院行政檔案管理存在的問題及創(chuàng)新途徑

李洪偉

[摘 要]隨著醫(yī)院管理現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，醫(yī)院行政檔案信息資源正發(fā)揮著越來越大的作用，這對正處在改革與發(fā)展過程中的醫(yī)院有著極其重要的意義。作為醫(yī)院的檔案工作者，我們應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇，積極參與，做好醫(yī)院行政檔案的管理工作。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院行政檔案管理；問題；途徑

醫(yī)院行政檔案管理工作必須適應(yīng)醫(yī)院管理現(xiàn)代化的要求，使管理環(huán)境、管理系統(tǒng)、服務(wù)工作得到創(chuàng)新。上述三個方面，管理環(huán)境的創(chuàng)新是基礎(chǔ)，管理系統(tǒng)的創(chuàng)新是手段和途徑，服務(wù)工作的創(chuàng)新是目標(biāo)。只有創(chuàng)新，才能提高醫(yī)院檔案管理工作的水平，更好地服務(wù)于醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作。

一、醫(yī)院行政檔案管理存在的問題

從當(dāng)前醫(yī)院文件材料收集歸檔的實(shí)際情況來看，檔案資料存在短缺、不齊全的現(xiàn)象十分突出，有的醫(yī)療科技成果文件材料長期散失在個人手中，得不到及時的收集整理歸檔；有的記載醫(yī)院各個時期工作情況、發(fā)展史料以及職工先進(jìn)事跡等的資料、素材沒有詳盡的歸檔等等，通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，造成這種狀況的主要原因有：一是對文件材料的作用和全面收集的重要性宣傳不夠，認(rèn)識不足。有的只注重紅頭文件的收集，忽略了無文頭、不編號、不蓋章的文件材料的收集，沒有認(rèn)識到原始記錄、文件資料集中、收集、歸檔、保存和管理的重要性。二是歸檔制度不健全，平時管理工作銜接性差，沒有約束機(jī)制，科室配合不夠。三是沒有確定專門的檔案人員。現(xiàn)有檔案人員因兼職過多，顧此失彼，影響了檔案材料的收集。

二、醫(yī)院行政檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）重視檔案室建設(shè)，充分發(fā)揮檔案室的作用

醫(yī)院檔案室是對醫(yī)院除病案之外的所有檔案進(jìn)行集中管理的場所。檔案室的地位主要表現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，檔案室是醫(yī)院具有參謀和咨詢作用的部門，是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各行政科室的助手，是提高醫(yī)院行政工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是醫(yī)院管理工作和業(yè)務(wù)職能得以延續(xù)的重要手段。另一方面，檔案室是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。檔案室的任務(wù)主要表現(xiàn)在以下3方面：（1）對醫(yī)院各行政科室和業(yè)務(wù)部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；（2）負(fù)責(zé)管理全院檔案及相關(guān)資料；（3）積極做好檔案的開發(fā)利用，為醫(yī)院管理和各項(xiàng)工作服務(wù)。因此，應(yīng)充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案室的重要性，重視檔案室的建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化奠定基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)檔案工作人員的培養(yǎng)，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性

當(dāng)前，制約醫(yī)院檔案管理水平的主要因素是人才不足。檔案管理工作對檔案工作人員素質(zhì)提出了很高要求。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作人員的培養(yǎng)和教育，不斷豐富他們的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德水平，提高工作的積極性和主動性，充分發(fā)揮工作的主觀能動性。

1.檔案工作人員的職業(yè)道德根據(jù)《檔案法》和國際檔案理事會1996年通過的《檔案工作者職業(yè)準(zhǔn)則》的精神，檔案工作者的職業(yè)道德包括以下3點(diǎn)；忠于職守，愛崗敬業(yè)；遵守法律，保守機(jī)密，博學(xué)求進(jìn)，公正服務(wù)。

2.檔案工作人員應(yīng)具備的知識檔案工作者應(yīng)努力使自己具各方面的知識，即專業(yè)理論知識、法律知識、哲學(xué)理論知識和現(xiàn)代管理知識。同時，檔案人員還應(yīng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練應(yīng)用檔案管理軟件和各種檔案設(shè)備，并不斷充實(shí)和更新知識，卓有成效地做好工作。

3.醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法第十一條規(guī)定：“檔案工作人員（包括以檔案工作為主的兼職人員），均屬檔案專業(yè)技術(shù)人員，其業(yè)務(wù)能力的考核、技術(shù)職務(wù)的評定和晉升，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并實(shí)行檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制（或任命制），檔案專業(yè)技術(shù)人員享有醫(yī)藥衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員同等待遇。檔案工作隊(duì)伍要保持相對穩(wěn)定?！痹趯?shí)際工作中，醫(yī)院管理者應(yīng)在職稱晉升、待遇、培訓(xùn)等方面為檔案人員創(chuàng)造條件，提供機(jī)會，以激勵檔案人員的工作，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高工作效率

近年來，隨著辦公自動化（OA）的普及，使用計(jì)算機(jī)制作文件的醫(yī)院越來越多。大部分醫(yī)院將文件打印成紙制文件，經(jīng)正式簽署后歸檔保存，原電子文件仍保存在各形成部門。也就是說，電子文件多處于分散保存狀態(tài)，沒有完全歸檔。醫(yī)院應(yīng)重視電子文件的收集，努力實(shí)現(xiàn)其統(tǒng)一管理。目前，由于電子文件在證據(jù)性、管理制度、管理技術(shù)即方法等方面存在問題，所以，大部分醫(yī)院采用電子文件和紙制文件雙套歸檔保存。電子文件歸檔應(yīng)注意完整齊全、真實(shí)有效、統(tǒng)一載體形式、統(tǒng)一登記、履行歸檔手續(xù)等。電子文件的保管方法，可根據(jù)國家檔案局《電于文件歸檔與電子檔案管理辦法）中的規(guī)定執(zhí)行。

1.永久保管凡是反映醫(yī)院主要職能活動和基本面貌的，對醫(yī)院建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的，應(yīng)列為永久保管。主要包括：醫(yī)院制定的規(guī)章制度和有關(guān)規(guī)定，處理重要問題形成的文件資料，重要會議的文件材料，重要的請示、報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表，醫(yī)院演變、領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料，直屬上級機(jī)關(guān)和非上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的需貫徹執(zhí)行的重要文件材料等。

2.長期保管凡是反映醫(yī)院一般性工作活動，在較長時間內(nèi)對醫(yī)院工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管，期限為16-50年左右。主要包括：本醫(yī)院一般性工作問題的文件材料，一般會議的主要文件材料，人事管理工作中形成的一般文件材料，直屬上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料等。

3.短期保管凡是在較短時間內(nèi)醫(yī)院工作有查考利用價值的文件材料，列為短期保管，期限為15年以下。

三、結(jié)論

總之，醫(yī)院檔案管理工作是一個專門的學(xué)問，涉及部門和范圍極為廣泛，必須調(diào)動全員意識來共同配合。因此，醫(yī)院檔案管理工作則應(yīng)該在模式上、思想觀念上、管理方式上、服務(wù)方式上、管理隊(duì)伍素質(zhì)上不斷創(chuàng)新。只有這樣，才能使醫(yī)院檔案管理工作保持特色和活力，使其適應(yīng)新形勢對檔案管理的要求。

參考文獻(xiàn)：

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