完善高校人事檔案管理之我見

朱琦

[摘 要]對高校人事檔案管理的現(xiàn)狀進行詳細分析，明確了人事檔案的重要性。闡述人事檔案是諸多工作的基礎、依據，分析了完善檔案工作的必要性，解決高校人事檔案工作中存在問題的途徑。

[關鍵詞]高校人事檔案管理現(xiàn)狀的分析；完善；解決的途徑

一、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

以個人為單位反映和記錄本人德才表現(xiàn)、學習經歷、工作表現(xiàn)等情況的人事材料稱為人事檔案。對于高校而言，由于人事檔案的功能作用不同決定了不同的管理模式，高校人事檔案一般的模式是按歸口管理，如：組織部門來管理干部檔案；人事部門來管理教職工檔案；教務部門、學生部門及系（院）來管理學生檔案。人事檔案是高校人事管理和人員開發(fā)的基礎性工作，但單位往往重視程度不夠，意識薄弱，認為管理人事檔案只是一項保管性的工作，做到不泄密、不丟失、能應付外調和查檔就足以了。認為檔案用處不大，所以就造成資金投入不足、檔案室基礎設施落后、管理人員素質相對較低。配備設備時，因地制宜、因陋就簡，將閱檔、倉庫、辦公合用一間辦公室，缺乏安全措施沒有做到防火、防潮、防盜等專業(yè)要求。陳舊的管理手段，勢必影響到了檔案的完整性與安全性，檔案內容不完整的原因很多，有的在本人填寫的時候就不準不實，他們只想到個人的私利，在檔案填寫過程中將“工齡填長、年齡填小，文憑填高”。還有一些在具體工作中，將不重要的檔案、可裝不可裝的檔案全部裝進來，造成了檔案內容的繁鎖。

二、完善的必要性

檔案，記錄著一個人人生歷史軌跡，關系到本人的切身利益。對于單位來說也是調動、聘用、晉升、工資調整等多方面工作的基礎和依據。隨著社會的不斷發(fā)展，人才的交流互動也更加頻繁，高校引進人才通過檔案能夠更快、更詳細地了解本人，充分體現(xiàn)了檔案資源優(yōu)勢轉化成了人才勢，進而促使和推動了高校的發(fā)展。高校人事制度的不斷改革也需要完善檔案管理相關方面的體制，完善管理模式，適應改革步伐。過去人事檔案工作側重于政治服務，現(xiàn)在要側重服務于高校教育事業(yè)的發(fā)展，服務于高校教學科研；過去注重人才的政治歷史，現(xiàn)在重視人才的德、績、勤、能、廉的情況，為黨和國家培養(yǎng)和選拔人才提供依據。因此隨著時代的發(fā)展，完善高校人事檔案，為高校改革和發(fā)展提供有價值的服務。

三、完善的途徑

1.加強高校人事檔案科學化、法制化管理

人事檔案工作制度化管理能夠提高工作效率，是高服務質量的前提和保證。如果沒有制度來制約就會無章可循、無所適從，檔案工作是一項繁雜，頭緒眾多的工作，必須統(tǒng)一規(guī)劃，嚴格按照統(tǒng)一領導、分級管理的原則進行，在工作中建立工作細則、崗位職責以及各項規(guī)章制度，制定相應的標準、保密措施，并且嚴格按照制度辦事，強化管理做到保密，杜絕泄密、竊密、失密等現(xiàn)象。對檔案工作的管理方法、原則、質量等方面做出統(tǒng)一的科學的技術規(guī)范以及長遠的規(guī)劃，從而使檔案工作由復雜變?yōu)楹唵?、由雜亂變?yōu)榻y(tǒng)一，避免了重復性勞動，同時既節(jié)約了物力、人力資源，還保證了檔案工作質量、提高了技術水平。

2.不斷加強業(yè)務素質的培養(yǎng)

人事檔案工作人員在管理檔案工作中擔負著繁重的任務，由于整日忙于事務性工作，對工作中出現(xiàn)的新問題、新情況不知如何處理，封閉意識較強。在新形勢下，新問題的不斷出現(xiàn)，要求我們檔案管理人員把人事檔案工作與社會結合起來。由被動服務轉為主動服務，加強培養(yǎng)檔案管理人員的政治素質和業(yè)務素質。檔案管理人員需要有較高的政治思想覺悟，嚴格按照黨的各項方針、政策辦事；要堅持原則，秉公辦事、認真履行崗位職責，在實踐中不斷提高自身的政治思想水平；同時，還要加強業(yè)務素質的培養(yǎng)，傳統(tǒng)的、原有的管理手段和保護技術是適應不了新形勢的。隨著新問題的出現(xiàn)對檔案管理人員也提出了更高的要求，在工作中要加強業(yè)務知識的學習，拓展相關知識面，加強學習人事檔案管理軟件，認真掌握現(xiàn)代信息管理技術，有力于高校人事檔案的快速健康發(fā)展。

3.努力做好高校人事檔案的整理及存檔工作

首先需要加大人事檔案管理的硬件投入，加強技術裝備，除了滿足紙質檔案保管的“八防”要求外，為了實現(xiàn)人事檔案的信息化、數字化管理，還應當建立人事檔案的數據庫，設立符合要求的電子檔案室。完善好高校人事檔案數據庫管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)，通過局域網將終端設于院系部門，及時收集錄入相關人事信息，保持信息時效，方便人事檔案管理部門與學校各院（系）部之間良好的溝通。

高校人事檔案與各項工作息息相關，做為組織和人事部門應該大力宣傳檔案的用途、了解檔案的作用，從而增強人事檔案的利用價值，為高校提供高質量服務。