高校后勤檔案資源的開(kāi)發(fā)及利用分析

胡嫄

[摘 要]高校后勤檔案直接記載和保存了后勤工作情況，因此，是高校檔案工作的重要組成，對(duì)于保證后勤管理工作的順利開(kāi)展具有十分重要的意義。應(yīng)注意的是，目前我國(guó)高校后勤檔案資源普遍存在著開(kāi)發(fā)利用不足等情況，因此，本文重點(diǎn)分析了后勤檔案的價(jià)值及重要性，并就如何加強(qiáng)高校后勤檔案資源的開(kāi)發(fā)及利用進(jìn)行了探討。

[關(guān)鍵詞]高校；后勤檔案資源；開(kāi)發(fā)；利用

高校后勤檔案涉及內(nèi)容十分廣泛，包括高校建設(shè)、發(fā)展，后勤服務(wù)、管理等工作的方方面面，是高校后勤工作的寶貴財(cái)富，也為整個(gè)學(xué)校提供了珍貴的資源。因此，必須積極開(kāi)發(fā)和利用后勤檔案資源，以最大限度地實(shí)現(xiàn)后勤檔案的價(jià)值。

一、高校后勤檔案的價(jià)值及重要性分析

后勤檔案是高校檔案建設(shè)的重要組成部分之一，對(duì)于維持高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)后勤管理工作的科學(xué)性及有序性具有十分重要的作用。1）高校后勤檔案見(jiàn)證了后勤工作的發(fā)展，真實(shí)記錄下了高校后勤建設(shè)的逐步推進(jìn)。因此，只有充分開(kāi)發(fā)和利用后勤檔案資料，不斷總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，方可逐步增強(qiáng)高校后勤工作的質(zhì)量，進(jìn)而推動(dòng)后勤管理水平的不斷提升；2）后勤基建檔案記錄了高校所有基建工程規(guī)劃、施工、改建、維修等方面的技術(shù)材料。一旦此類(lèi)檔案缺失，將會(huì)對(duì)后勤管理及服務(wù)工作帶來(lái)嚴(yán)重的影響；3）高校后勤工作往往一環(huán)套一環(huán)，但后勤領(lǐng)導(dǎo)及職工變動(dòng)卻較為頻繁，若不充分利用和參考后勤檔案，將很難保障后勤工作的連續(xù)性及有效性，也無(wú)法做出正確的決策；4）是學(xué)校評(píng)估工作的重要內(nèi)容之一；5）是高校校史教育的基本載體。后勤檔案承載了高校艱苦建校的成就，是高校發(fā)展的縮影。因此，利用后勤檔案可以對(duì)廣大師生進(jìn)行校史教育，以提高師生的思想覺(jué)悟，號(hào)召大家繼承和發(fā)揚(yáng)勤儉節(jié)約、艱苦奮斗的傳統(tǒng)精神。

二、加強(qiáng)高校后勤檔案資源開(kāi)發(fā)及利用的措施分析

（一）充實(shí)后勤檔案資源，為檔案資源的開(kāi)發(fā)及利用創(chuàng)造條件

高校檔案工作是以后勤檔案的收集與接收為基礎(chǔ)開(kāi)展的，因此，不重視檔案的收集與接收，則后勤檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用也無(wú)從談起。有關(guān)部門(mén)必須逐步擴(kuò)大后勤檔案收集門(mén)類(lèi)及接收范圍，加快構(gòu)建數(shù)目龐大、結(jié)構(gòu)科學(xué)、內(nèi)容豐富、質(zhì)量佳、個(gè)性化十足的后勤檔案資源信息化保障體系，確保館藏檔案適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需求，推動(dòng)高校后勤檔案資源的充分開(kāi)發(fā)及利用。在檔案資源開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，應(yīng)時(shí)刻謹(jǐn)記長(zhǎng)、短期效益相結(jié)合，雖然某些檔案短期內(nèi)無(wú)法得到充分利用，但并不表明該檔案毫無(wú)開(kāi)發(fā)和利用價(jià)值。具體而言，應(yīng)從如下方面做起：1）就后勤檔案部門(mén)而言，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案資源分散管理體制，組建綜合檔案管理部門(mén)，以便對(duì)高校后勤檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理；2）就檔案館而言，應(yīng)繼續(xù)堅(jiān)持館藏?cái)?shù)量同質(zhì)量并存的原則，除了繼續(xù)擴(kuò)大收集和接受范圍以外，還應(yīng)對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。轉(zhuǎn)變中文檔案為主的局面，加強(qiáng)各單位所保存專(zhuān)業(yè)化檔案的收集和接收力度，致力于滿足信息化社會(huì)的需求，以更好地服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)；3）建立健全后勤檔案補(bǔ)充制，設(shè)法將社會(huì)及個(gè)人手中所保存的珍貴歷史資料進(jìn)行收集；4）逐步擴(kuò)展電子檔案的征集范圍，打破普通檔案入館的限制，將重點(diǎn)放在黨政機(jī)關(guān)電子檔案的征集方面，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的相互補(bǔ)充。

（二）構(gòu)建完善的后勤檔案檢索系統(tǒng)，為檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用提供途徑

針對(duì)后勤檔案檢索工具單一、速度慢、功能少、效率低等問(wèn)題，應(yīng)加快檔案檢索工具體系的建設(shè)，以館藏實(shí)際情況為依據(jù)，構(gòu)建合理、完善的檢索體系，確保檢索工具的規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化，能夠全面體現(xiàn)檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)、形式及保存點(diǎn)。1）加快對(duì)全引、案卷、專(zhuān)題、機(jī)讀等目錄進(jìn)行檢索工具的編制，確保檔案開(kāi)發(fā)利用者能夠利用檢索工具快速、準(zhǔn)確地找出所需信息；2）搞好諸如大事件、匯編、簡(jiǎn)介等專(zhuān)題編寫(xiě)工作，以便開(kāi)發(fā)與利用。同時(shí)，加強(qiáng)編研力度，利用科學(xué)手段對(duì)檔案資源進(jìn)行分類(lèi)、總結(jié)、加工及處理，有針對(duì)性地對(duì)各類(lèi)檔案信息進(jìn)行編輯，為檔案信息服務(wù)提供途徑，并為檔案利用人員提供完善的信息資源，以最大限度的發(fā)揮檔案效能；3）加強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)利用反饋情況的收集與分析，以及時(shí)了解后勤檔案工作存在的問(wèn)題，及時(shí)掌握社會(huì)最新動(dòng)態(tài)與需求，提高檔案的開(kāi)發(fā)利用效果。

（三）加快后勤檔案資源的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案開(kāi)發(fā)與利用的不斷創(chuàng)新

如今，檔案館數(shù)字化建設(shè)已成為高校后勤檔案工作發(fā)展的基本趨勢(shì)，較傳統(tǒng)檔案而言，數(shù)字化檔案具有信息化、高效化、系統(tǒng)化等特點(diǎn)，且開(kāi)發(fā)、利用過(guò)程不受時(shí)間、地點(diǎn)等限制，可以隨時(shí)進(jìn)行檔案資源的異地檢索，利用數(shù)字化處理技術(shù)有效解決檔案原件利用與保護(hù)之間的矛盾，確保原件能夠得到持久的保存。一方面，應(yīng)加快后勤檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及信息化的二次開(kāi)發(fā)，利用計(jì)算機(jī)及信息技術(shù)，對(duì)后勤檔案信息進(jìn)行再次開(kāi)發(fā)，推動(dòng)檔案資源開(kāi)發(fā)及利用的二次升級(jí)，充分挖掘檔案中所蘊(yùn)藏的巨大價(jià)值；另一方面，應(yīng)制定科學(xué)的信息化流程，先對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行構(gòu)建，然后，逐步推動(dòng)后勤檔案全文數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)。對(duì)于辦公所形成的電子文件，可利用網(wǎng)絡(luò)直接進(jìn)行收集，而庫(kù)存檔案需要進(jìn)行掃描；此外，應(yīng)構(gòu)建完善的檔案信息系統(tǒng)，對(duì)檔案資源進(jìn)行多方考察和編研，加快后勤檔案信息的再次開(kāi)發(fā)，利用各種形式對(duì)檔案資源進(jìn)行發(fā)布，使用戶充分了解后勤檔案的價(jià)值，從而確保后勤檔案資源的全面開(kāi)發(fā)與利用。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，后勤檔案是高校檔案的基本組成，全面開(kāi)發(fā)及利用后勤檔案資源對(duì)于高校后勤工作的開(kāi)展、繼承和發(fā)揚(yáng)高校傳統(tǒng)精神、促進(jìn)校園文化的和諧發(fā)展均具有十分重要的意義。因此，必須對(duì)后勤檔案資源的開(kāi)發(fā)及利用工作給予足夠的重視，全面推進(jìn)檔案的數(shù)字化建設(shè)，為高校各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]周柏昆，黃彥清.淺談檔案建設(shè)在高校后勤工作中的重要作用[J].中國(guó)高校后勤研究，2012（2）：85-88.

[2]林端莊.高校后勤社會(huì)化與檔案管理[J].蘭臺(tái)世界，2011（7）：48-50.

[3]李春梅.高校綜合檔案的個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)[J].北京教育：高教版，2012，（1）：66-67.

[4]畢娟.高校檔案館資源整合開(kāi)發(fā)調(diào)研與分析[J].蘭臺(tái)世界，2013，（8）：55-56.