淺析電子文件對檔案工作的影響及對策

龐艷

隨著辦公自動化逐漸普及，人類交流的手段已經(jīng)從紙質(zhì)文件走向電子媒體，尤其是電子文件的管理、儲存、利用成為檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。所以，如何做好電子文件的歸檔管理，有效維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性，是檔案信息化建設(shè)的一項重要工作。

一、電子檔案的特征及對檔案工作的影響

（一）電子檔案是數(shù)字化信息的產(chǎn)物

電子檔案的形成是在計算機(jī)、掃描儀等設(shè)備下完成的。傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)檔案為工作對象，一般一年歸檔一次；而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存儲在計算機(jī)或光盤中，改動后不留痕跡。由于計算機(jī)換代更新比較快，長久保存的電子文件可能在多年以后與最初保存的格式不同，這就需要定期復(fù)制。由于文件沒有了固定的載體，也就無法判斷它的原始性了。

（二）電子文件的穩(wěn)定性差，易損壞

利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。為防止磁盤丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存儲磁盤的數(shù)量，同時也增加了費(fèi)用支出。電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，但是對環(huán)境的溫濕度、防磁條件的要求很高。

（三）對傳統(tǒng)的檔案分類法的影響

檔案的原始記錄性能充分體現(xiàn)當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)的親筆簽署，能夠表現(xiàn)出真正的原始性，也正是檔案的原始記錄性才使檔案有別于圖書、情報、資料等其他信息，因而具有法律憑證的作用。在辦公自動化中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機(jī)上進(jìn)行。它雖然便于修改、復(fù)制，但卻使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄的內(nèi)容與形式不復(fù)存在。電子文件是計算機(jī)處理系統(tǒng)中最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本和副本的差異，很難界定一條人為的界限。人們可以隨時方便地復(fù)制電子文件，這樣檔案是由文件轉(zhuǎn)化來的這一概念就變得讓人難以理解，電子檔案作為檔案是否具有法律憑證作用便成為新課題。

（四）對檔案來源的影響

隨著大量的電子檔案的產(chǎn)生，傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為檔案的來源必須建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)來源才能正確整理和理解檔案文件，從而確定適合本單位的分類方案。而電子文件在形成過程中不再嚴(yán)格現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、，機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象人們可以隨意打亂重新組合，破壞文件的本來順序。

二、電子檔案應(yīng)具備的條件

由于電子文件的可操作性，信息與載體可分離等特性，作為歷史原貌的記錄憑證。電子檔案還必須滿足真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可靠性、穩(wěn)定性、有效性、完整性等條件。先于紙質(zhì)文件產(chǎn)生的電子檔案究竟是不是“檔案”，就要看它是不是具有保存價值和原始記錄性，是不是具有歷史再現(xiàn)性，以及是否滿足以上所應(yīng)具備的條件。

（一）原始性

文件經(jīng)運(yùn)行才能發(fā)揮其直接參與活動的工具性作用，進(jìn)而由文件轉(zhuǎn)化成的檔案才具有原始記錄性。當(dāng)前，隨著辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用逐漸引向深入，“雙軌制”模式已日益成為文件運(yùn)轉(zhuǎn)的主流模式，電子文件成為文件信息流轉(zhuǎn)的重要載體。在實(shí)際工作中，“雙軌制”模式有諸多操作方式，但不論采取哪種方式，在“雙軌制”模式下，電子文件都會或多或少地參與某項事務(wù)的辦理過程。與紙質(zhì)文件共同組成文件運(yùn)轉(zhuǎn)的整個流程。直接參與文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程的電子文件上都留下了“原生痕跡”，它們和參與其他運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的紙質(zhì)文件共同記錄著文件的運(yùn)行流轉(zhuǎn)過程，經(jīng)歸檔處理后共同構(gòu)成一份完整的檔案，完整記錄該文件的歷史原貌和產(chǎn)生過程。

（二）真實(shí)性、準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性

在流程改造后的辦公系統(tǒng)中，電子文件必須先行辦結(jié)歸檔才可打印。那么，如何確保提前產(chǎn)生的電子檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、穩(wěn)定，成為檔案管理者必須考慮的問題。版式文件技術(shù)和電子印章技術(shù)是解決上述問題的關(guān)鍵。在改造后的系統(tǒng)中，文件簽發(fā)后進(jìn)入“文件格式轉(zhuǎn)換”環(huán)節(jié)，承辦人需先將可編輯文件轉(zhuǎn)換為版式文件具有所見即所得的特點(diǎn)，一旦將可編輯文件轉(zhuǎn)換為版式文件，文件內(nèi)容及格式即不可再更改，在此基礎(chǔ)上加蓋電子印章的電子文件，將與后續(xù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的紙質(zhì)文件完全一致，這樣就使提前產(chǎn)生的電子檔案滿足了真實(shí)性、準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性的要求。

（三）有效性

《中華人民共和國電子簽名法》于2004年8月28日正式通過，2005年4月1日正式施行，國家以法律的形式確定了“電子簽名”的有效性，使其具備了與傳統(tǒng)印章同等的法律地位。電子印章技術(shù)作為數(shù)字簽名技術(shù)的一種，可賦予電子文件法律效力。在不可編輯的版式文件上加蓋電子印章后，文件即具備了法律效力，將其做歸檔處理轉(zhuǎn)化而成的電子檔案同樣也是合法有效的。

（四）完整性

文檔一體化系統(tǒng)中，雖然文件管理系統(tǒng)內(nèi)的電子文件可根據(jù)需要導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，但一般來說，導(dǎo)入的文件僅為文件簽批稿及未加蓋印章的電子文件終稿，缺少了“印章”這一證明文件效力的重要因素，還不能算是一套完整的電子檔案。通常的做法是運(yùn)用雙套制歸檔模式，將紙質(zhì)文件數(shù)字化，然后導(dǎo)入系統(tǒng)加以補(bǔ)充。由于加蓋電子印章的電子文件在內(nèi)容及形式上與后續(xù)產(chǎn)生的紙質(zhì)文件完全一致，且具有了與紙質(zhì)文件相同的法律效力，將其直接歸檔不僅操作方便，而且文件效力也優(yōu)于雙套制歸檔中的電子復(fù)制件。此時，加蓋電子印章的電子文件與電子形式的簽批過程共同構(gòu)成一套完整的電子檔案。

三、針對電子文件不利因素采取的對策

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)

電子文件從文件形成、整理到歸檔、利用，是連續(xù)的、不間斷的，對電子檔案全程管理，實(shí)施前端監(jiān)控。文檔一體化的核心是在文件形成過程中，制定相應(yīng)的工作細(xì)則，保護(hù)電子檔案的原始信息，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫和更改的文件，從而達(dá)到電子檔案的科學(xué)性、通用性、規(guī)范性。

（二）加強(qiáng)電子檔案的管理

要積極創(chuàng)造良好的保管條件，從溫濕度環(huán)境，防磁、防有害氣體、防擦劃傷、防變形等方面采取措施，確保信息與載體的完整與安全。采用再生性保護(hù)措施延長載體壽命，以保證電子信息長期利用。

（三）建立一支過硬的檔案室隊伍

開展電子檔案也要以人為本，依靠原紙質(zhì)檔案立卷的骨干力量，充分利用他們的優(yōu)勢。常年的工作積累使他們?nèi)菀着c檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識，要通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快使他們掌握信息管理自動化的基礎(chǔ)知識和技能。檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，擁有廣博的知識，適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。

（四）“雙軌制”的必要性

鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性以及電子文件的易修改特質(zhì)，有必要將重要的電子文件硬拷貝存檔。目前電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采用“雙軌制”歸檔內(nèi)容形成兩套檔案，其歸檔使用不同的編目方法和貯存裝具，在紙質(zhì)檔案的歸檔目錄和備考表上標(biāo)明電子檔案的編碼及保存位置，在電子文件歸檔目錄上也注明相同內(nèi)容。

（五）實(shí)施監(jiān)督檢查，確保信息資源安全

經(jīng)常性的檢查包括：檢查人員的安全防護(hù)意識；檢查各項規(guī)章制度的執(zhí)行情況；檢查機(jī)器設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行情況；檢查網(wǎng)上數(shù)據(jù)的流動情況；檢查數(shù)據(jù)接受和備份情況等。