淺談提高地方志資料年度化工作質量的有效方法及途徑

黃振宇

按照《哈爾濱市地方志資料年度化實施辦法》及《哈爾濱市地方志資料年度化工作實施細則》的要求，在市志辦的精心指導下，市人社局史志辦五年來已搜集整理形成七個年度的資料長篇，合計88萬字，圖片412幅、重要文件205份。本文就提高地方志資料年度化工作質量的有效方法及途徑談點淺見。

一、工作現(xiàn)狀及存在的問題

2008年7月開始啟動資料年度化工作的當時，市勞動保障局史志辦只有兩名退休返聘的老同志負責史志編纂工作。2010年1月原勞動保障局與原人事局合并組建人力資源和社會保障局后，內設機構33個，局屬事業(yè)單位23個，其中局級學院兩所，副局級事業(yè)單位3個，承擔的業(yè)務職能繁雜、覆蓋面廣，專業(yè)性強，工作量大，涉及44個承編單位。為確保這項工作的順利進行并充實修志工作的后續(xù)力量，2010年9—10月，調任一名在職副處級干部到史志辦工作，并聘請原人事局一名已退休的處級干部、專門負責人事方面的資料搜集整理和加工。之后又調整了辦公用房，增添了辦公設備，調入一名專職打字員到史志辦工作，為搞好地情信息資料的編寫提供了很多便利條件。

在具體操作上，我們的主要作法，一是納入全局工作目標管理。在年初的全局工作會議上，局主要領導在工作報告中總結年度地情信息資料收集整理工作，同時提出工作要求，明確工作方式和任務，實行目標管理。二是確定資料主題和提綱，以局文件下發(fā)到各承編單位。具體要求是：圍繞人社局工作中心，即“為民生、促發(fā)展、保穩(wěn)定”為主題詳略分明，著述性強，打破原有工作總結“穿衣戴帽”的固定格式，嚴格按志書體例進行搜集。節(jié)下條目體，條目分一級目、二級目，目下再分題。大事記資料以時間為序，一事一記編年體。圖片資料主要是工作場景照片，各類業(yè)務標準表和各類統(tǒng)計表。附錄資料是重要文件、文獻等單設文件夾統(tǒng)一存儲。在提綱編寫上以職能類別立節(jié)目，將全局整體履職情況歸納為12節(jié)86個節(jié)目。三是建立工作聯(lián)動機制，市局和所屬承編單位設有專人負責此項工作。局辦公室主管史志辦工作，派一名副處級干部主抓此項工作，聘請3名處級退休干部既負責續(xù)志編審，又參與地情資料搜集、整理、綜合匯總與市志辦聯(lián)系溝通。各承編單位負責人為目標責任人，指派一名專（兼）職人員具體負責資料的收集、整理、撰寫上報局史志辦后再進行把關修改，直到合乎要求為止。

年度資料工作雖已開展了幾年，但還明顯存在一些問題。一是主題資料不足，好多重點問題僅僅是點題，并沒有展開。記述出臺文件只標文號，不寫標題，其文件主要規(guī)定內容沒有表述。二是背景資料不足，一項工作或決策實施的具體原因不清，工作過程中發(fā)生顯著變化的要因沒有交待。三是沒按資料的編寫格式合成，仍以總結報告形式上報。有的似記流水帳，面面俱到，平鋪直敘，重點不突出。四是表述口徑上多以本部門口徑，而不是站在全局角度進行表述，特別是大事記多是部門的大事、要事，很多大事拿到全局的角度就構不成大事了。五是主體資料多有明顯的公文寫法，不能直奔主題，將黨風廉政，思想建設內容列入其內。時段表述上存在截止目前、當前（下）等模糊概念。

二、資料年度化的主要作用

幾年來的工作實踐，使我們初步嘗到了地情信息資料年度化工作的甜頭，體驗到這項工作的重要意義和作用，不僅可以為若干年后修志工作奠定基礎資料，也可為現(xiàn)實工作服務，是信息技術應用的主要基礎之一，地域文化不可或缺的重要組成部分，可以真實的記錄公職人員的履職過程，是保證未來地方志工作質量的根本性措施。正所謂：“功在當代，利在千秋”。

如2011年我局將搜集整理完成的2006—2009四個年度的地情信息資料長篇匯編成書印發(fā)給局領導和各處室。此書側重記錄了四年來全市人事、勞動和社會保障工作全面貫徹落實科學發(fā)展觀的履職過程，展示了人事、勞動保障制度改革創(chuàng)新的成果，囊括全部人事和勞動業(yè)務工作，且圖文并茂，受到局領導和各職能部門好評。大家一致認為，兩個局剛剛合并，機構處于調整階段，業(yè)務工作有待進一步交流、融合。有了這部書，使兩局領導和業(yè)務人員能較快地了解對方的業(yè)務工作及每項工作開展進行的情況，適時進行總結借鑒，推動工作開拓創(chuàng)新，當時主管史志工作的常務副局長陶永湖同志在審閱此書時作出批示：“感謝幾位同志默默無聞的工作成果及貢獻精神”。

2012年4月，市委黨史研究室為紀念建黨九十周年并出版系列叢書，部署各單位按照歷史成就、組織沿革、圖片資料、模范人物、大事記五個部分編寫有史以來的黨史數(shù)據(jù)庫資料，要求8月末前完成任務。時間緊、任務重。史志辦接受此項任務后，主要借鑒了志書和每年度的資料，按要求的時限整理了人事、勞動保障兩個局65年（1946—2011）55萬字、60幅圖片資料，在全市第一家完成了任務，受到表彰和好評。

2012年10月，市政府召開《哈爾濱百科全書》編纂啟動大會，該書框架結構和參考條目涉及我局勞動就業(yè)、社會保障、干部人事制度改革、人事管理等近20個辭條，預計文字量近萬字。這是一項非常艱巨的創(chuàng)造性勞動，由于史志辦占有資料翔實，領導決定此項工作由史志辦來完成。上半年已完成選題工作，四季度將開始正式撰寫。

2013年1月，市民政局承編的《中華人民共和國政區(qū)大典哈爾濱部分》我局是成員單位，分給我局《哈爾濱社會保障》相關辭條由史志辦順利完成，經(jīng)民政局反饋內容和體例完全合乎要求。

由此可見，修志和資料年度化工作對現(xiàn)實工作的指導借鑒作用日益明顯，資料年度化工作十分重要，不可忽略。

三、提高資料年度化工作質量的主要途徑

地方志資料年度化工作是一項創(chuàng)新性工作，主要作用是為全面貫徹落實國務院頒布的《地方志工作條例》，為下一輪志書的續(xù)修提供全面、客觀、系統(tǒng)、翔實，有用的資料，并為現(xiàn)實工作服務。筆者試就提高此項工作質量與效率的途徑談點淺見。

一是領導重視納入目標管理。此項工作雖已進行了五年，市志辦出臺了相關文件，但具體貫徹落實還需基層修志單位的共同努力。我局即把此項工作列入年度目標考核，做到同部署，同落實，同檢查，同出成果。

二是保持修志隊伍的完整穩(wěn)定。資料年度化工作人員大多由修志人員兼任。修志是一門專業(yè)，修志人員必須具有一定的文字能力和業(yè)務常識，必須把修志和資料年度化工作作為一門學問苦心鉆研方可勝任。我局現(xiàn)有44個承編單位，都設有專兼職修志人員，但年輕人居多，個別單位頻繁更換人員，這樣勢必影響工作銜接和質量。

三是設計提綱（條目）科學全面合理。年度資料的搜集首先要設計提綱，提綱的設計要囊括本單位的全部業(yè)務工作，同時做到主題突出，詳略得當。這就象命題作文，將資料限制在一定的框架之內，否則將下筆千言、離題萬里，收不到預期效果。

四是建立專業(yè)人員培訓、培養(yǎng)機制。市志辦應定期對修志人員進行專業(yè)培訓，每年至少舉辦一次培訓班。或印發(fā)工作指導資料和手冊，對修志人員進行業(yè)務指導?；虺雠_相關規(guī)定，要求各修志單位不得隨意調換修志人員，確保修志隊伍的穩(wěn)定。

五是質量是資料年度化的生命。注重原始資料，堅持橫排豎寫的原則，抓住重點資料、理清來龍去脈，把反映事物的全貌、發(fā)展變化理清。雖不撰不著，但具有著述性的條目資料一定要搜集到位。既著手當下，又要放眼未來，避免若干年后修志資料的缺憾。