住宅小區(qū)工程檔案存在的問題與管理措施

莫秀清

[摘 要]針對住宅小區(qū)工程檔案存在的問題與管理措施問題，文中介紹了住宅小區(qū)工程檔案管理存在的問題，主要包括建設(shè)單位方面的問題和管理部門方面的問題，提出了做好住宅小區(qū)工程檔案措施，主要有完善檔案管理制度的措施、提高工程檔案歸檔意識的措施和加強(qiáng)職能部門監(jiān)管作用的措施，對住宅小區(qū)工程檔案收集管理存在問題及措施進(jìn)行了分析。

[關(guān)鍵詞]住宅小區(qū)；存在的問題；檔案管理

住宅小區(qū)工程檔案在工程建設(shè)中，具有重要的歸檔保存價(jià)值，尤其是住宅小區(qū)的房屋結(jié)構(gòu)圖紙、文字說明等各種形式的歷史記錄，對今后房屋的維修具有重要的參考價(jià)值。按照《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向城建檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案。建設(shè)工程檔案主要包括：工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件等。建設(shè)單位在向監(jiān)理單位、施工單位收集工程檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)了諸多問題，嚴(yán)重影響了工程檔案質(zhì)量，給檔案報(bào)送移交工作帶來了諸多困難。具體包括：收集內(nèi)容不完整、分類組卷不科學(xué)、資料編寫不嚴(yán)謹(jǐn)、檔案移交不及時(shí)。這些問題都對住住宅小區(qū)的檔案歸檔問題受到影響。

1.住宅小區(qū)工程檔案管理存在的問題

住宅小區(qū)工程檔案管理存在的問題較多，也別較復(fù)雜，總結(jié)來看大致包括如下問題。

1.1建設(shè)單位方面的問題

建設(shè)單問的問題是住宅小區(qū)檔案管理的基礎(chǔ)問題，之所以出現(xiàn)這樣的問題主要是思想問題、人員缺少問題和人員流動頻繁問題。

1.1.1“重建設(shè)、輕檔案”的思想問題

長期以來，在住宅小區(qū)建設(shè)中，存在的“重建設(shè)、輕檔案”的思想問題，有些建設(shè)單位只重視建設(shè)工程的投資、工藝、質(zhì)量、施工期間的安全與工程建設(shè)進(jìn)度，不關(guān)心建設(shè)工程的檔案收集，大多數(shù)都是竣工后，就無法收到到完整的施工檔案，缺乏有效的管理措施，直接影響了工程竣工檔案的及時(shí)歸檔。

1.1.2缺少專業(yè)檔案管理人員問題

對施工單位和監(jiān)理單位，由于考慮到人員增加，會提高成本，因此，為節(jié)約成本，施工單位和監(jiān)理單位，通常都不配備專業(yè)的檔案管理人員，為了工作的需要，常常采取工程技術(shù)人員兼職檔案管理的方式，這些技術(shù)人員由于在上崗前沒有參加過檔案管理培訓(xùn)，他們只是習(xí)慣利用圖紙，但缺少檔案管理的基本知識，因此很難保證檔案管理的質(zhì)量問題。

1.1.3住宅小區(qū)檔案人員流動頻繁問題

住宅小區(qū)檔案人員由于工作情況，頻繁變動這是常見的問題，這種結(jié)果必然造成了檔案管理的經(jīng)手人多，資料分散，尤其是在檔案保管條件差的情況下，在施工過程中就難以做到很好的交接工作，必然會出現(xiàn)交接檔案流失問題，待整個(gè)小區(qū)竣工驗(yàn)收時(shí)，就必然出現(xiàn)無法順利移交問題。

1.2 管理部門方面的問題

住宅小區(qū)檔案管理部門對檔案的管理也具有義不容辭的責(zé)任，他們的問題主要有以下方面。

1.2.1 住宅小區(qū)檔案管理部門人力問題。

住宅小區(qū)檔案管理部門人力有限，影響城建檔案管理工作。由于住宅小區(qū)的建設(shè)工程項(xiàng)目竣工快，管理人員忙于驗(yàn)收指導(dǎo)，對檔案管理疏于有效監(jiān)控，就會使檔案管理無人過問。

1.2.2 住宅小區(qū)檔案的收集問題。

住宅小區(qū)檔案收集較為被動，服務(wù)不到位。就會使檔案管理工作，出現(xiàn)服務(wù)指導(dǎo)不深入的現(xiàn)象。這樣也使檔案管理人員在收集過程中處于被動地位，尤其是住宅小區(qū)檔案部門坐等施工單位上門交接檔案。這種單一的收集方式，在一定程度上造成了住宅小區(qū)檔案工作人員的困難，也顯現(xiàn)了住宅小區(qū)檔案管理人員，對檔案收集的重要性認(rèn)識不足。

2.做好住宅小區(qū)工程檔案措施

要搞好住宅小區(qū)工程檔案工作，要做好如下的管理措施。

2做好住宅小區(qū)工程檔案措施

2.1完善檔案管理制度的措施

住宅小區(qū)工程檔案是建設(shè)項(xiàng)目重要資源，它可以使管理者有效的實(shí)施維護(hù)，因此要求住宅小區(qū)工程檔案，必須要求是完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)得，這一點(diǎn)非常至關(guān)重要。因此，對住宅小區(qū)工程檔案的收集和整理一定要實(shí)行制度化管理。對住宅小區(qū)工程檔案的管理要制定合理的管理規(guī)定，對住宅小區(qū)工程檔案的管理要做到分工明確，責(zé)任明確。住宅小區(qū)工程檔案的管理要明確相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)。這樣，才能保證住宅小區(qū)工程檔案能夠做到歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全和規(guī)范，才能使住宅小區(qū)工程檔案的技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，做到住宅小區(qū)工程檔案資料的真實(shí)可靠。

2.2提高工程檔案歸檔意識的措施

對住宅小區(qū)工程檔案的歸檔意識，是做好住宅小區(qū)工程檔案的基礎(chǔ)工作，要充分認(rèn)識住宅小區(qū)工程檔案的重要性。要針對住宅小區(qū)工程檔案的特殊性，采取相應(yīng)的對策，對住宅小區(qū)工程檔案的管理必須齊全，在住宅小區(qū)工程中，無論是地上、地下的建筑物，都要保證可以隨時(shí)調(diào)用，以確保應(yīng)對住宅小區(qū)工程維修的需要，因此住宅小區(qū)工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)型就顯得非常重要，它可以為住宅小區(qū)的物業(yè)管理得到維修保證。尤其是當(dāng)住宅小區(qū)出現(xiàn)改建、擴(kuò)建和重要部位維修時(shí)，住宅小區(qū)工程檔案，就可以依據(jù)檔案材料據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完善，既方便快捷，又不致破壞整體工程。

2.3 加強(qiáng)職能部門監(jiān)管作用的措施

住宅小區(qū)工程檔案的規(guī)范管理工作，是住宅小區(qū)物業(yè)工作服務(wù)優(yōu)秀的保證，它可以指導(dǎo)住宅小區(qū)服務(wù)工作的跟蹤和監(jiān)控。同時(shí)，也有利于加大執(zhí)法監(jiān)督，對違法的單位和個(gè)人按照有關(guān)法律予以追究法律責(zé)任。因此，住宅小區(qū)工程檔案的管理制度，做好檔案工作的檢查工作，凡是涉及住宅小區(qū)過程問題，都必須按照城建檔案管理部門的要求，嚴(yán)格驗(yàn)收合格手續(xù)。這樣不僅能確保住宅小區(qū)工程檔案資料的完整、準(zhǔn)確。也能使建設(shè)單位在建設(shè)過程中，自始至終就做好檔案資料的積累工作，把住宅小區(qū)工程單干工作貫徹于住宅小區(qū)工程項(xiàng)目過程之中。

3.結(jié)語

住宅小區(qū)工程檔案工作涉及到千家萬戶的利益，我們要依靠高科技手段做好管理工作，為千家萬戶提供方便。

參考文獻(xiàn)：

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