試論如何加強(qiáng)地籍檔案管理的建設(shè)

焦風(fēng)滿

[摘 要]地籍檔案對(duì)國(guó)土資源的利用乃至整個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展都具有十分重要的意義，加強(qiáng)投入地籍檔案管理建設(shè)尤為重要。

[關(guān)鍵詞]地籍檔案；檔案管理；信息化；建設(shè)利用

地籍，是土地的“戶籍”，它是記載土地的位置、界址、數(shù)量、權(quán)屬和用途等基本狀況的簿冊(cè)。它是土地管理的基礎(chǔ)，是提供土地的數(shù)量、質(zhì)量和法制狀況的基本資料，是調(diào)整土地關(guān)系，合理組織土地利用的基本依據(jù)，是編制土地利用總體規(guī)劃的基礎(chǔ)資料。而地籍檔案則是指在國(guó)家各級(jí)土地管理部門及所屬單位中，由地籍管理活動(dòng)直接形成的，具有保存、查考價(jià)值的歷史記錄，它是國(guó)家各級(jí)土地管理部門，包括土地勘測(cè)規(guī)劃部門進(jìn)行土地調(diào)查、土地登記、統(tǒng)計(jì)土地的分等定級(jí)與估價(jià)等各項(xiàng)專業(yè)活動(dòng)逐步形成的歷史真實(shí)記錄。地籍檔案管理不僅是國(guó)土資源管理檔案的核心，也是國(guó)家各級(jí)國(guó)土資源管理部門地籍管理專業(yè)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，又是全面、科學(xué)管好、用好國(guó)土資源的重要保證。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)地籍檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

在領(lǐng)導(dǎo)班子中提高對(duì)地籍檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。煙臺(tái)市國(guó)土局主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作高度重視，在各種會(huì)議和具體工作中親自部署檔案工作，反復(fù)強(qiáng)調(diào)抓好此項(xiàng)工作重要作用和重要意義，使地籍檔案工作擺上了工作重要位置，納入日常工作日程。形成了主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真抓，業(yè)務(wù)科室和檔案人員具體抓，齊抓共管的良好局面。使每位同志都知道地籍檔案的重要性，在工作過程中注意保存每份經(jīng)手的材料，對(duì)日后檔案齊全歸檔打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、地籍檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必要性分析

地籍檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有如下優(yōu)點(diǎn)：首先，加大投入地籍檔案硬件設(shè)備，將改變?cè)械氖止さ丶畽n案管理模式，采用電子化的地籍檔案管理模式，簡(jiǎn)化了流程，提高了檔案管理人員的工作效率；大量的業(yè)務(wù)信息從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中直接歸檔，減輕了他們的工作壓力和難度；使檔案管理人員從純粹的檔案管理中解脫出來，把工作重心放在如何利用好這些地籍檔案資源上來，做到職能從管理向服務(wù)及研究過渡；其次，地籍檔案管理的信息化，將大大減少對(duì)質(zhì)紙資料的查詢，實(shí)物檔案可以采用真空封存等技術(shù)來保管，降低了珍貴的紙質(zhì)地籍檔案遭到破壞的可能性，減少了保存實(shí)物檔案的經(jīng)濟(jì)成本；再次，地籍檔案的科學(xué)化，可以直接使用檔案管理系統(tǒng)對(duì)地籍檔案進(jìn)行查詢，也可以通過接口將檔案查詢集成到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，可以跨系統(tǒng)對(duì)地籍檔案資源進(jìn)行訪問，大大擴(kuò)大了地籍檔案查詢途徑及查詢效率，提高了檔案的利用效率。

三、地籍檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)可行性分析

（一）加大硬件建設(shè)

為使地籍檔案建設(shè)晉檔升級(jí)，應(yīng)專門建立了標(biāo)準(zhǔn)化檔案室、檔案辦公室，安裝陳列密集架和圖紙柜，配備先進(jìn)的電腦、掃描儀以及科學(xué)的消毒、防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防潮濕、防強(qiáng)光等現(xiàn)代化管理設(shè)備，使條件得到較大的改善。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)圖形和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，以宗地為核心實(shí)體，集成GIS技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)地籍信息的輸入、存儲(chǔ)、檢索、處理、綜合分析、輔助決策和結(jié)果輸出。達(dá)到辦公一體網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)土地業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化的需求所趨。徹底改變傳統(tǒng)的地籍檔案管理模式，充分利用信息化技術(shù)來提高地籍檔案管理水平，更好的為煙臺(tái)市國(guó)土資源局的業(yè)務(wù)人員、辦公人員、相關(guān)人員、個(gè)人提供服務(wù)。

（二）建立地籍檔案運(yùn)用制度

1.設(shè)置閱覽室查檔

地籍檔案是原始記錄材料，多為單份，有些地籍檔案還有一定的機(jī)密性，這就決定了檔案原件一般不外借，需設(shè)置閱覽室接待利用者查閱檔案。這樣做有利于保護(hù)檔案原件，避免遺失，降低檔案的毀損程度。

2.提供檔案副本

可因利用單位的不同用途，分為副本和摘錄兩種。副本是指同一文件的抄寫或復(fù)制本，反映地籍檔案原件的所有組成部分；摘錄是摘錄原件內(nèi)的段落，只反映地籍檔案原件的部分內(nèi)容。復(fù)制的方法有手抄、復(fù)印、打字、印刷、照像和縮微復(fù)制等。提供地籍檔案副本首先要由利用者提供需要復(fù)制的檔案，說明復(fù)制要求、用途和數(shù)量，經(jīng)批準(zhǔn)才能復(fù)制。對(duì)檔案復(fù)制本必須和原件仔細(xì)校對(duì)，防止差錯(cuò)，經(jīng)審查確認(rèn)無誤后，在副本末頁簽蓋查檔專用章，注明地籍檔案原件編號(hào)。必要時(shí)加蓋檔案室公章（復(fù)印件和原件一致），以示負(fù)責(zé)。

3.編制好地籍檔案檢索工具

編制地籍檔案檢索工具（分類目錄、專題目錄、各種索引等）是地籍檔案提供利用工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案人員和利用者通過檢索工具就能較為迅速、系統(tǒng)、地提供更全面、更準(zhǔn)確、更快捷的地籍檔案信息。

4.加強(qiáng)地籍檔案的編研工作

地籍檔案的編研工作應(yīng)以室藏檔案為主要對(duì)象，以滿足社會(huì)利用地籍檔案的需求為主要目的，根據(jù)煙臺(tái)市國(guó)土資源局實(shí)際編寫地籍參考資料，如煙臺(tái)市國(guó)土資源大事記、地籍管理大事記、地籍管理組織機(jī)構(gòu)變革、地籍管理基礎(chǔ)數(shù)字匯集和專題概要等；匯編地籍檔案文集及史料，如土地利用現(xiàn)狀調(diào)查成果匯編、地價(jià)評(píng)估成果匯編等。

積極提升地籍檔案達(dá)標(biāo)晉級(jí)，促進(jìn)全系統(tǒng)檔案工作整體水平的提升，我們采取請(qǐng)進(jìn)來走出去的辦法，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作，健全制度，實(shí)行規(guī)范化管理，以此全面促進(jìn)地籍檔案升級(jí)管理工作。實(shí)現(xiàn)了地籍檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、信息化。

地籍檔案工作的最終目的是滿足社會(huì)利用需要為利用者提供利用。由于地籍檔案是調(diào)整土地權(quán)屬關(guān)系活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是土地所有權(quán)、使用權(quán)的歷史憑證，是不同歷史時(shí)期地籍管理制度和措施的匯集，也是各項(xiàng)技術(shù)成果的真實(shí)記錄，具有重要的憑證作用和參考作用。從時(shí)間上看，地籍檔案不僅可為當(dāng)今國(guó)土資源管理業(yè)務(wù)活動(dòng)提供依據(jù)，而且還將為今后的國(guó)土資源管理各項(xiàng)工作提供服務(wù)。因此，強(qiáng)化地籍檔案的利用，對(duì)于合理開發(fā)利用國(guó)土資源具有十分重要的意義。

參考資料：

1、龍螢《國(guó)土資源所建立健全地籍檔案淺析》經(jīng)濟(jì)信息時(shí)報(bào)

2、潘志強(qiáng)賴家彬，《關(guān)于信息時(shí)代國(guó)土檔案管理工作的思考》（《福建土地研究》2002年第2、3期）；

3、沈全景《抓好地籍檔案建設(shè)提高地籍管理水平》