淺析醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作

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[摘 要]隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)中都得到廣泛的應(yīng)用，特別是在當前醫(yī)院檔案管理工作中，更是加快了檔案管理信息化建設(shè)的進程。這對醫(yī)院更好的適應(yīng)當前新形勢的發(fā)展，及加快信息化建設(shè)工作具有極其重要的意義。文章從醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性入手，對當前醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題進行了分析，并進一步對加強醫(yī)院檔案信息管理的具體措施進行了闡述。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；檔案管理；信息化建設(shè)；信息資源；數(shù)字化

當前隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，對醫(yī)院的檔案管理工作提出了更高的要求，在這種情況下，加快醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)具有極其重要的意義。醫(yī)院檔案管理信息化水平的提高，不僅是當前社會發(fā)展的必然要求，同時也是醫(yī)院管理工作發(fā)展必然趨勢，所以我們不僅需要加強醫(yī)院檔案管理的信息化技術(shù)水平，而且還要在檔案管理信息化建設(shè)過程中不斷的進行創(chuàng)新，從而加快醫(yī)院改革的深入進行，促進醫(yī)院更健康的發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）可以對于檔案原件起到更好的保護作用

醫(yī)院檔案信息化后，其對原件進行掃描并收藏，從而在使用人員對檔案進行提取和使用時都為其提供掃描件，這樣有效的避免了檔案原件在反復使用過程中受到破壞，而且也提高了瀏覽的速度，避免了檔案材料丟失現(xiàn)象的發(fā)生，實現(xiàn)了對原件的很好保護。

（二）可以對檔案文件的歸檔形式進一步進行改善

長期以來在醫(yī)院的檔案管理工作中，都是通過手工的形式來對檔案文件進行歸檔和整理，不僅需工大量的人力，而且還需要較長的時間才能完成，工作效率低下。而檔案管理信息化后，通過計算機軟件來對檔案進行著錄，對其自動進行分類及整理，完成檔案歸檔工作，使檔案管理人員從大量的體力勞動中解脫出來，而且能夠更快的實現(xiàn)利用檔案人員的查閱，使檔案歸檔方式進一步完善，有效的提高了檔案管理的效率。

（三）可以加強信息資源的整合和共享

醫(yī)院檔案信息實現(xiàn)信息化以后，利用統(tǒng)一的軟件來對對醫(yī)院的信息進行錄入、整合和提取工作，提高了醫(yī)院檔案信息的搜索和應(yīng)用功能，醫(yī)院各部門都可以根據(jù)自身的需要來對信息進行調(diào)取，有效的提高了醫(yī)院檔案信息的利用率，實現(xiàn)了檔案信息資源管理的系統(tǒng)和共享性。

（四）可以實現(xiàn)信息資源的快捷使用

醫(yī)院檔案實現(xiàn)信息化后，實現(xiàn)了檔案信息的智能檢索，使用者可以通過檔案信息查詢系統(tǒng)實現(xiàn)快速的檢索，在最快時間內(nèi)獲得自己所需要的檔案信息，具有較高的效率，而且可以進行搜索的信息范圍較廢棄物物流，實現(xiàn)了檔案目錄及內(nèi)容的全面履蓋。

（五）可以使檔案管理模式更加完善

長期以來醫(yī)院檔案都是以紙質(zhì)載體的形式存在的，這不僅受到紙張的限制，而且在保管過程中還人受到環(huán)境的限制，而且還要做好防蟲工作，避免檔案受到侵蝕和損壞，而且紙質(zhì)檔案還需要占用較大的空間進行保存，不僅管理工作難度較大，而且管理費用也較高，使醫(yī)院發(fā)展過程中成本增加。而醫(yī)院檔案信息化后，其不僅可以實現(xiàn)快速的檢索，而且對電子文件進行保管減少所占的空間，而且保管起來較為容易，就這使醫(yī)院檔案的利用率得到較大程度的提高，而且使檔案的原件實現(xiàn)了更好的保護。

二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

（一）醫(yī)院檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施不到位

目前，在我國的醫(yī)院中還存在著醫(yī)院檔案信息化建設(shè)重視度不高、局域網(wǎng)建設(shè)不夠完善的情況。例如進行的檔案信息工作沒有安裝完善的軟件和硬件設(shè)備。運用計算機主要對數(shù)據(jù)信息進行處理，整體的信息化基礎(chǔ)設(shè)施水平不夠高，進而不能充分的將檔案部門具備的功能發(fā)揮出來。

（二）缺乏規(guī)范的管理制度

由于醫(yī)院的檔案信息化管理還存在著建設(shè)體制不完善、分工職責不明確、構(gòu)建機制不健全的情況，進而不能很好的對檔案信息進行統(tǒng)一管理，導致相關(guān)的檔案信息法律規(guī)范不夠完善。

（三）缺乏信息化建設(shè)人員

在醫(yī)院檔案管理工作中，管理人員普遍年齡較大，層次老化，并且多為兼職人員，沒有專職的檔案管理人員。兼職的檔案管理人員檔案管理知識不夠系統(tǒng)、全面，進而給醫(yī)院的檔案管理工作產(chǎn)生巨大的影響。

三、加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

（一）加大對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)設(shè)施的投入

目前，在我國的大多數(shù)醫(yī)院中，其檔案資料主要運用紙質(zhì)和照片兩種形式。這兩種形式受到通風因素、溫度因素以及防火因素等因素的影響，會給醫(yī)院的檔案管理庫房帶來不利的影響。另外，考慮到檔案存儲的空間比較大，不能有效地將檔案的指標進行永久保存。因此，在對檔案信息化進行建設(shè)時，建設(shè)軟件和硬件設(shè)施是十分有必要的。其中，硬件設(shè)施指的是計算機設(shè)備、多媒體技術(shù)設(shè)備、錄入系統(tǒng)以及存儲設(shè)備等；軟件設(shè)施指的是檔案的管理軟件以及文件等。

（二）加快檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

首先，醫(yī)院通過運用數(shù)字化的方式制定相關(guān)的文件規(guī)范，將其保存為電子文檔；其次，對于已經(jīng)保存過的醫(yī)院檔案管理資料來說，對其進行重新錄入工作，有效的保證檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化。

（三）加強醫(yī)院檔案管理工作人員的素質(zhì)

加強對醫(yī)院檔案管理人員的信息化培訓工作是十分有必要的。進行培訓時，主要對檔案管理內(nèi)容、思想以及方法等進行著重講解，旨在能夠提高該部分人員對檔案管理工作的重視度。在技術(shù)方法上，主要對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息設(shè)備以及檔案數(shù)據(jù)信息庫等方面進行培訓，提高其操作水平。

四、結(jié)束語

檔案在醫(yī)院的發(fā)展過程中具有非常重要的意義，檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作中非常重要的部分，需要利用現(xiàn)代化的管理理念來加快醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的水平，推動醫(yī)院檔案管理的更快發(fā)展。

參考文獻：

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