淺談公證檔案管理的現(xiàn)狀及對策

甘愛群

[摘 要]隨著我國的公證事業(yè)也在迅速發(fā)展，管理工作的不斷加強(qiáng)，其中公證檔案管理在公證機(jī)構(gòu)中占有主要位置。但是現(xiàn)如今我國的公證檔案的管理出現(xiàn)許多弊端和漏洞，所以，本研究根據(jù)實(shí)際情況對公證檔案管理工作進(jìn)行了研究，并分析當(dāng)今公證檔案管理存在的問題以及提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，希望為今后加強(qiáng)公證檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的管理做出貢獻(xiàn)。

[關(guān)鍵詞]公證檔案；管理工作；現(xiàn)狀；對策

公證工作已經(jīng)應(yīng)用到社會各個(gè)層面，公證檔案管理也被越來越多的人們關(guān)注著，同時(shí)不斷地推動著公證檔管理工作的擴(kuò)大。由于公證檔案數(shù)量大量的增長，導(dǎo)致在公證檔案管理過程中現(xiàn)許多問題，而這些問題帶來的危害遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于人們的想象，所以本研究對公證檔案管理中專業(yè)人員的技能問題、檔案保管問題以及安全隱患問題進(jìn)行了詳細(xì)的探討，為今后的公證檔案管理提出改進(jìn)措施。

1、公證檔案管理工作的意義

國家的檔案的離不開公證檔案，因?yàn)樗鎸?shí)的記錄了公證機(jī)關(guān)的實(shí)際活動內(nèi)容及具體情況。在公證行業(yè)中起到參考價(jià)值和積極意義的作用。以下就是公證檔案管理工作帶來的作用與影響。

1.1有效地衡量公證工作

公證檔案通常都是記錄著客觀事實(shí)，以及文件的內(nèi)容包含著重要的民生檔案。因此嚴(yán)格要求公證員在公證管理中要按照相關(guān)的規(guī)定法律、法規(guī)以及程序準(zhǔn)則執(zhí)行工作。要想加強(qiáng)公證檔案的管理工作，就必須有一定的準(zhǔn)則去進(jìn)行規(guī)范，而公證檔案恰恰就充當(dāng)了這個(gè)重要的角色，所以說公證檔案的文件是一種衡量公證機(jī)關(guān)工作的標(biāo)準(zhǔn)方法，不容被忽視。

1.2公證檔案的合理采用

現(xiàn)今信息技術(shù)的快速發(fā)展，可以將計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與公證檔案管理進(jìn)行密切結(jié)合，使公證檔案管理具有信息化、數(shù)字化及智能化等特性，采用這種方法可以大大提高公證檔案的資源整合與重組效率，也可以減少因記錄檔案復(fù)雜而帶來的弊端，充分的完善公證檔案的保存、查考等作用。通過這種合理的改進(jìn)措施來滿足社會對公證檔案管理的技術(shù)高要求。

1.3公證檔案管是公證行業(yè)的基礎(chǔ)

萬丈高樓的佇立，離不開它堅(jiān)實(shí)的地基。同樣的道理，想要保障公證行業(yè)的發(fā)展，就必須依靠公證檔案這一層基礎(chǔ)。為什么說公證檔案是公證機(jī)關(guān)中的基礎(chǔ)呢？首先公證檔案的負(fù)責(zé)人不只是簡簡單單的專業(yè)公證檔案管理人員，同時(shí)還包括公證員以及其他方面的檔案材料保管員和信息記錄的相關(guān)人員。所以從這一方面可知公證檔案系統(tǒng)是各個(gè)部門的交匯點(diǎn)，不論是公證機(jī)關(guān)的高層工作，還是下層的人員工作，它都起到?jīng)Q定性作用。其次公證檔案管理工作要求公證機(jī)關(guān)的全體人員都應(yīng)了解和掌握公證檔案的知識，這樣才能保證整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作順利進(jìn)行。所以說，公證檔案管理不僅與公證當(dāng)事人的人身財(cái)產(chǎn)利益有聯(lián)系，也與公證機(jī)關(guān)的權(quán)益存在著密切的關(guān)系，保護(hù)好公證檔案管理也就在為推動公證行業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展做貢獻(xiàn)。

2、分析公證檔案管理工作存在的問題

由于經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，公證檔案管理工作也只是剛剛走進(jìn)人們的生活。所以公證檔案管理體系還不夠完善，仍存在許多不足現(xiàn)狀，在這些弊端的影響下降低了檔案管理工作的效率，使整體發(fā)展水平得不到提高，更嚴(yán)重的是給公證機(jī)構(gòu)帶來了聲譽(yù)上的威脅。

2.1公證檔案管理的體制缺陷

現(xiàn)今我國政府沒有對公證檔案管理工作采取積極地條文規(guī)定和整體規(guī)劃措施，導(dǎo)致各地方的對公證檔案管理不規(guī)范化。出現(xiàn)管理制度混亂，沒有建立合理的保障體系，導(dǎo)致公證檔案材料不足，記錄材料不能及時(shí)得到整理和保管，例如：有時(shí)保管不當(dāng)還會出現(xiàn)公證檔案被他人隨意領(lǐng)取、被人抄錄和復(fù)印外傳等現(xiàn)象，同時(shí)在進(jìn)行調(diào)檔和查詢資料時(shí)難以翻閱，在公證檔案管理中出現(xiàn)了十分惡劣的狀態(tài)。

2.2公證檔案管理的設(shè)備相對落后

在信息科技發(fā)展迅猛的當(dāng)下，電子科技已經(jīng)被廣泛應(yīng)用，但是在公證檔案管理這種要求高的工作中，常常會看見管理者還是用傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行檔案的收集、整理、編目、檢索以及查閱，而缺少電子科技的使用。在與高速運(yùn)轉(zhuǎn)的電子相比中，不難發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)被高效率的網(wǎng)絡(luò)化淘汰掉。所以正確對待電子科技的應(yīng)用是十分重要的。

2.3公證檔案管理人才短缺

在對公證人員進(jìn)行專業(yè)知識的培養(yǎng)時(shí)，常常會出現(xiàn)許多人對知識不能深入理解和透徹的分析，在工作時(shí)就會影響到對公證文書立卷、歸檔和保管等工作的執(zhí)行不到位，同時(shí)也不能對公證檔案管理中出現(xiàn)的新情況和新問題立刻做出判斷。公證檔案管理人才短缺影響著整個(gè)管理工作的正常運(yùn)行，這也是公證檔案管理問題的關(guān)鍵之一。

3、對公證檔案管理工作提出的改進(jìn)對策

3.1完善公證檔案管理的制度體系

要想提高公證檔案管理的工作效率，就要從根本上改進(jìn)。相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)制定和完善對公證檔案管理的規(guī)定，其中包括對檔案的整理、裝訂、移交、借閱、保管等工作機(jī)制的要求，將所有的記錄資料采取集中統(tǒng)一管理的措施，充分做到從立檔歸檔到信息統(tǒng)計(jì)，保管資料都能進(jìn)行科學(xué)利用、安全處理、以及嚴(yán)守機(jī)密的成效。同時(shí)加大對公證檔案管理中因工作人員疏忽大意而造成遺失、損毀等錯(cuò)誤的懲罰力度。對待公證檔案管理的管理人員的考核應(yīng)采取不定期的抽查測試。通過不斷地完善管理工作的體制，可以為今后的公證檔案管理的發(fā)展打下強(qiáng)行針。

3.2提高公證檔案管理人員的專業(yè)技能

面對著公證檔案管理工作的高標(biāo)準(zhǔn)，對公證檔案管理人員的自身專業(yè)技能也有著很高的要求，各公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立合理的檔案管理崗位，分配適合的檔案管理人員。在進(jìn)行公證檔案管理的人員考核時(shí)，要認(rèn)真分析人員的自身掌握的能力是否符合能承擔(dān)公證檔案管理工作，同時(shí)要逐漸實(shí)行“持證上崗”制度，對未來的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)后，參加統(tǒng)一考試，取得從業(yè)資格后，才可從事公證檔案管理工作。

4、結(jié)語

在公證檔案管理的工作中往往會出現(xiàn)難以預(yù)料的問題，正是在不斷地失敗和困難中，公證檔案管理不斷吸取經(jīng)驗(yàn)，一步一步進(jìn)行改進(jìn)和完善。本研究對公證檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了細(xì)致的探討，也提出了提高公證檔案管理的相應(yīng)意見，希望能為今后公證檔案管理提供有意義的價(jià)值，同時(shí)也希望公證檔案管理的相關(guān)部門做好一切應(yīng)對新問題的措施，保證公證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

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