淺析辦公自動化給檔案管理帶來的影響

包菊花

[摘 要]辦公自動化是將現(xiàn)代辦公模式與計(jì)算機(jī)技術(shù)有效的結(jié)合起來，形成一種新型的辦公方式。本文就辦公自動化對檔案管理的影響進(jìn)行深入總結(jié)與闡述。

[關(guān)鍵詞]辦公自動化；檔案管理；影響

在二十一世紀(jì)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，在辦公自動化環(huán)境下，形成了大量的電子文檔。如何管理好，利用好電子文件，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，開發(fā)信息資源，提高工作效率，都有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。我國國家檔案局在2002頒布的國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（以下簡稱《標(biāo)準(zhǔn)》）的電子文檔的定義為：“在數(shù)字設(shè)備和環(huán)境下生成，以數(shù)字形式存儲在磁帶，磁盤，光盤等載體，依賴于計(jì)算機(jī)和其他數(shù)字設(shè)備讀取、處理，它可以在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行文件傳輸?！坝?jì)算機(jī)技術(shù)產(chǎn)生的文件，通過計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的統(tǒng)一管理形成電子文檔系統(tǒng)，可以方便的查詢、讀取、修改、交換和重用，快速的傳遞和交換各地區(qū)內(nèi)部的管理信息。

一、辦公自動化對檔案的影響

（一）檔案電子文獻(xiàn)載體的多樣化

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件，其中相當(dāng)一部分完整的文件和具有參考價值的證書轉(zhuǎn)換為電子文檔。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，機(jī)讀的文件已在最近幾年急劇增加，占了較大份額。

（二）檔案電子文件形成速度快

在計(jì)算機(jī)起草文件，從起草、審核、發(fā)布、打印、校核、發(fā)文到最后的歸檔，不僅大大提高了速度，而且減少復(fù)制和檔案部門重新排列等中間環(huán)節(jié)。

（三）電子文件信息來源廣泛，內(nèi)容豐富、擁有非常大的數(shù)量

檔案的數(shù)據(jù)范圍廣，辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)成內(nèi)容豐富，形式多樣的有價值的資料。

（四）很容易修改檔案電子文件信息內(nèi)容

紙質(zhì)文件的修改不方便，修改后留下痕跡。電子文件的修改很簡單，不留下一個標(biāo)記。它也增加了對檔案的原始識別困難。

（五）檔案電子文檔信息載體的原始性

紙質(zhì)文件的內(nèi)容和載體分離困難，如復(fù)制可以立即識別出原件和復(fù)印件。文件可以不受限制地復(fù)制，原件和復(fù)制件幾乎沒有區(qū)別。因此，如果管理不規(guī)范，原始文件是很難鑒定的。

（六）檔案電子文件的背景和相關(guān)信息的不完整性

在處理文件過程中，主管領(lǐng)導(dǎo)批示、部門簽訂、核稿，檢查和驗(yàn)收，它一旦形成就自然會依賴于紙質(zhì)文件，便于利用文件。電子文件的背景信息不會自然依附，如不注意收集會失去，失去使用價值。

二、辦公自動化對檔案管理的要求

（一）對檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化要求高

利用檔案工作的辦公自動化，要求必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。只有標(biāo)準(zhǔn)的文件信息才能用計(jì)算機(jī)處理，共享公共網(wǎng)絡(luò)交換。因此，檔案管理的基本工作必須規(guī)范化、科學(xué)化。我國電子文檔的《規(guī)范》提出4項(xiàng)措施：（1）建立電子文件可靠的訪問識別；（2）設(shè)置滿足運(yùn)行要求的安全日志，隨時自動記錄操作人員、設(shè)備、項(xiàng)目、時間等；（3）通過標(biāo)記避免錯誤和防止交換；（4）電子印章、數(shù)字簽名、數(shù)字加密等措施，都可以防止非法使用。

（二）有助于實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理

辦公自動化公文處理與檔案管理，直接表現(xiàn)為一個連續(xù)的過程。如辦公處理所需的要求、報告、外文文獻(xiàn)。當(dāng)辦公室收到了一份文件，不僅要在計(jì)算機(jī)上對其的特征描述進(jìn)行著錄，而且對文件的內(nèi)容和主題進(jìn)行分析，確定內(nèi)容特征識別，完成了索引的過程，這就是文檔一體化。隨著電子檔案管理模式與以往年第二立卷歸檔，其做法大大降低了工作人員的勞動強(qiáng)度，簡化工作程序，提高工作效率和質(zhì)量，提高查全率和檔案信息的精準(zhǔn)度?？梢姡k公自動化為文件和文件管理一體化提供了客觀條件。

（三）利用與保密的關(guān)系復(fù)雜化

辦公自動化形成的文件與紙質(zhì)檔案的特殊載體不同。這就要求我們在機(jī)讀檔案的利用工作中必須嚴(yán)格遵守有關(guān)管理的制度和方法。否則，失密、秘密將是難以避免的。為了防止一些文件信息修改和泄漏，應(yīng)根據(jù)電子檔案的內(nèi)容性質(zhì)限定閱讀范圍。

（四）更高的檔案儲存要求

辦公自動化形成的特殊載體檔案是高科技產(chǎn)品，對管理和倉庫儲存環(huán)境要求高；除了有防潮、防盜的要求外；防磁和溫度的要求也是比較高的。同時歸檔的電子文檔保管除符合紙質(zhì)檔案的所有要求外，也應(yīng)符合以下條件：（1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理、避免摩擦、劃、觸摸記錄涂層；（2）單片載體應(yīng)裝盒，直立存放，避免擠壓；（3）應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，強(qiáng)熱源，和有害氣體分離；（4）環(huán)境溫度選定范圍：17℃-20℃，相對濕度范圍是30%-45%。歸檔電子文件保管部門每年應(yīng)對電子文件的讀取、加工設(shè)備更新情況進(jìn)行檢查登記。設(shè)備更新應(yīng)確認(rèn)庫存載體和新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行規(guī)定電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，不少于3年的原載體保留時間。保留期滿后可反復(fù)擦寫載體清除后重復(fù)使用，不能清楚的內(nèi)容應(yīng)按保密要求依法處理。

（五）對管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求

辦公自動化，檔案管理人員應(yīng)提高自身的素質(zhì)，提高科學(xué)文化知識，使我們能更好的做好檔案管理工作。面對辦公自動化的挑戰(zhàn)，不僅要加強(qiáng)檔案管理技術(shù)和計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的學(xué)習(xí)，我們應(yīng)該改變自己的知識結(jié)構(gòu)，學(xué)習(xí)新知識，掌握新技術(shù)，掌握工作原理，了解和熟悉新裝置的原理、特點(diǎn)、使用方法，提高管理水平和操作能力以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。

（六）檔案管理與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)有利于滿足用戶需求

檔案管理與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)后，文書部門文件的臀記工作與信息的著錄工作就自然相結(jié)合了，在文件登記的同時增設(shè)檔案必須的著錄項(xiàng)目，這樣就減去了檔案著錄工作重復(fù)輸入的勞動，文件登記后通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行必要的整理、排序、分類，實(shí)際上，文件一經(jīng)登記就轉(zhuǎn)入歸檔階段，也可及時地投入利用，從根本上改變檔案利用滯后的狀況。

三、結(jié)束語

隨著電子計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，特別是能進(jìn)行中西文處理的微電腦的問世，人們多年的夙愿得到了實(shí)現(xiàn)。辦公室人員可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)處理，幫助人們進(jìn)行分析、決策；從而大大減輕了辦公人員的勞動強(qiáng)度，提高了工作效率。于此同時在工作中人們對于檔案管理與辦公自動化之間的互動效應(yīng)也提出了新要求，使得其能夠滿足現(xiàn)代化施工要求全面發(fā)展。

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