企事業(yè)單位文檔一體化管理淺析

劉曉紅

[摘 要]隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，文檔一體化管理不再只是一種管理思路，更多的是在實(shí)踐中實(shí)施的一種管理方式和管理手段。本文通過對(duì)文檔一體化管理工作現(xiàn)狀的分析，提出了實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的具體措施。

[關(guān)鍵詞]企事業(yè)單位；文檔一體化；管理

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，文檔一體化管理不再只是一種管理思路，更多的是在實(shí)踐中實(shí)施的一種管理方式和管理手段。實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，保證了文件信息不會(huì)被遺失或損耗，簡化了文檔管理的工作程序，提高了文檔管理的效率，更重要的是改變了文件的生成方式和載體特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)文件處理的前控性。文檔一體化管理通過先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)文件進(jìn)行篩選、立卷、整理、編目、檢索，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有利于檔案信息資源的開發(fā)利用，發(fā)揮信息資源的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

一、充分認(rèn)識(shí)做好文檔一體化管理工作的重要性

文檔一體化是企事業(yè)單位日常工作的重要基礎(chǔ)工作，是企事業(yè)單位自身建設(shè)的重要組成部分。做好文書檔案管理工作，對(duì)于夯實(shí)工作基礎(chǔ)，推進(jìn)各項(xiàng)工作的科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)以及可持續(xù)發(fā)展，都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。企事業(yè)單位的有關(guān)部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)做好文檔一體化工作的重要性，認(rèn)識(shí)存在的差距和不足，切實(shí)增強(qiáng)責(zé)任感和緊迫性，堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，積極開展等級(jí)評(píng)定活動(dòng)，全面加強(qiáng)文檔一體化管理工作，為各項(xiàng)工作的全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展提供工作基礎(chǔ)和技術(shù)支撐。

二、文檔一體化管理工作的現(xiàn)狀

1.文書、檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)施文檔一體化的前提和關(guān)鍵。企事業(yè)的各部門由于職能分工不同，使得各自形成的文件、檔案類別也不盡相同。缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、制度，在文書處理過程中，文件格式錯(cuò)亂，文件載體不耐久而造成文件的殘缺不全，字體難以規(guī)范，制約了檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的提高；文件部門的成果不能被檔案部門直接采用，要重新進(jìn)行編目、著錄、標(biāo)引等項(xiàng)工作，重復(fù)勞動(dòng)浪費(fèi)了大量的人力、物力。

2.軟件應(yīng)用規(guī)范化程度較低，不能實(shí)現(xiàn)資源共享。目前，市場上有很多的文檔管理軟件，功能的側(cè)重點(diǎn)不同，而且國家也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。很多企事業(yè)在對(duì)軟件功能不了解的情況下，隨意購買軟件。而軟件廠家只對(duì)檔案管理人員進(jìn)行簡單的指導(dǎo)。因此，管理人員對(duì)軟件的功能應(yīng)用單一，不能很好地發(fā)揮軟件的作用。此外，應(yīng)用軟件之間沒有共同的通用平臺(tái)，不能實(shí)現(xiàn)資源共享，甚至所應(yīng)用的軟件只適用于文件管理，對(duì)圖像、聲像等特殊載體的科技資料管理缺乏實(shí)用的管理方法，影響了檔案系統(tǒng)整體水平的提高，制約了文檔一體化的進(jìn)程，也使得企事業(yè)檔案資源不能很好地發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

3.文檔人員素質(zhì)普遍偏低。文檔一體化管理是一項(xiàng)融文書學(xué)與檔案學(xué)、管理學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等多知識(shí)、多技術(shù)為一體的科學(xué)。而現(xiàn)行企事業(yè)所從事這項(xiàng)工作的人員，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，尤其是檔案、信息處理的復(fù)合型人才更是少之甚少，大部分文檔管理人員辦公室自動(dòng)化水平偏低，只是簡單地做文字處理，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但不能發(fā)揮作用，就更談不上檔案信息化了。

三、實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的主要措施

1.理順管理體制，完善組織機(jī)構(gòu)

傳統(tǒng)的檔案管理體制已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的要求，檔案管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力，開發(fā)利用困難，無法優(yōu)質(zhì)、高效地提供保障服務(wù)?，F(xiàn)行的文件和檔案管理流程實(shí)行分塊管理，割裂了文件運(yùn)轉(zhuǎn)的聯(lián)系性和連續(xù)性，制約了文檔一體化的實(shí)現(xiàn)，檔案管理體制不改革，文檔一體化就無法實(shí)現(xiàn)。首先要建立統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)管理文書工作和檔案工作，在體制上解決文檔同步管理問題。規(guī)范部門職責(zé)，同時(shí)要賦予檔案部門一種新的職權(quán)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)和指導(dǎo)從文件到檔案的各環(huán)節(jié)的工作。確保檔案管理職責(zé)滲透到各部門，使文件的形成處理、立卷歸檔與檔案的收集、整理、利用在統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下有機(jī)銜接。

2.搭建功能完善的文檔一體化業(yè)務(wù)平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的目標(biāo)就是通過建立一個(gè)以計(jì)算機(jī)信息管理為核心，集公文處理和檔案管理為一體的綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。要實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，必須從文件材料的產(chǎn)生開始，就運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，完成文件運(yùn)行的全過程，把文件管理和檔案管理兩個(gè)不同階段和性質(zhì)的工作緊密結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成目錄、輔助立卷和自動(dòng)檢索，進(jìn)行文件、檔案的快速查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱等管理工作。因此，文檔一體化必須樹立前端控制思想。在文檔一體化的軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，要使用兼容性強(qiáng)、應(yīng)用性好、智能程度高的信息化系統(tǒng)，使文件與檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞、處理、管理以及開發(fā)利用更加方便快捷，能滿足現(xiàn)代辦公環(huán)境下文檔一體化協(xié)調(diào)發(fā)展的技術(shù)保障體系。檔案人員應(yīng)主動(dòng)參與“系統(tǒng)”的設(shè)計(jì)，根據(jù)文檔一體化管理要求和檔案管理工作的需要，對(duì)各模塊、各工作環(huán)節(jié)的管理功能如何實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化等問題進(jìn)行思考，并提出具體的設(shè)計(jì)要求。而檔案人員要配合設(shè)計(jì)人員做好“元數(shù)據(jù)”的編制工作，盡可能將電子文件管理過程各環(huán)節(jié)工作的管理功能和安全保密功能更好地實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和智能化，從而實(shí)現(xiàn)前端控制、全過程管理和集成化提供利用的目的。因此，文書檔案管理部門要與信息技術(shù)部門一起進(jìn)行深入調(diào)研、科學(xué)論證，遵循文書處理和檔案管理的客觀規(guī)律，逐步建立科學(xué)規(guī)范、設(shè)計(jì)合理、操作方便、高效安全的業(yè)務(wù)平臺(tái)。

3.優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提高人員素質(zhì)。文檔一體化管理模式是集信息處理、業(yè)務(wù)流程、知識(shí)管理與服務(wù)于一體的知識(shí)管理模式，要求檔案管理人員必須既要熟知現(xiàn)代檔案管理業(yè)務(wù)，又要了解文書處理基本知識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，能獨(dú)自開發(fā)、使用、維護(hù)檔案管理軟件，進(jìn)行檔案信息編輯、存儲(chǔ)、檢索、利用等工作。檔案管理人員的培養(yǎng)可從三個(gè)方面著手：一是創(chuàng)造有利條件，引進(jìn)人才，并留住人才；二是通過引進(jìn)競爭和激勵(lì)機(jī)制，破除職務(wù)終身制，采取競爭上崗的方式，給人才晉升的機(jī)會(huì)，從中選配工作責(zé)任心、事業(yè)心強(qiáng)的檔案工作人員來充實(shí)檔案工作崗位；三是重視和積極組織在職培訓(xùn)工作，盡快使檔案人員由過去的單一的專門型向綜合的通才型轉(zhuǎn)變。檔案人員要積極參加各種檔案培訓(xùn)、講座、業(yè)務(wù)交流，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論、現(xiàn)代化管理知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)的操作技能，并運(yùn)用新知識(shí)分析和解決工作中出現(xiàn)的各種新問題。