論信息社會視域下加強檔案工作的信息化與科學(xué)化

[摘 要]檔案工作是一項重要的基礎(chǔ)性工作，它既是經(jīng)濟社會各方面的文字載體，同時也承載著文化與文明的傳承。在當(dāng)前時期，對于檔案工作存在著一定的偏見與誤區(qū)，沒有充分認(rèn)識到檔案工作的重要性與不可或缺性，更沒有體現(xiàn)對于從事檔案管理工作干部隊伍的重視與培養(yǎng)，一定程度上影響了檔案工作的發(fā)展進步。由此，我們應(yīng)當(dāng)重新審視檔案工作的重要地位，加強檔案工作干部隊伍建設(shè)和培養(yǎng)，探索和運用檔案工作先進經(jīng)驗與創(chuàng)新途徑，充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段提升檔案工作科學(xué)化與信息化水平。

[關(guān)鍵詞]檔案工作；創(chuàng)新；科學(xué)化；信息化

一、信息社會視域下加強檔案管理工作和檔案干部隊伍建設(shè)的重要性

檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性工作，并且有著悠久的歷史淵源，從最早的符號到甲骨文都是對所發(fā)生的重要事項的記載，伴隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展進步和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，檔案記錄形式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介發(fā)展到電子媒介，記錄的方式和手段更加豐富多樣，記載的主題和內(nèi)容更加廣泛全面。如果沒有或者做好檔案管理工作，任何事項和情況都失去了呈現(xiàn)載體和存在方式，歷史將斷流、社會將空白，經(jīng)濟社會發(fā)展進步所創(chuàng)造的輝煌成就都將化為無形，歷史的長河將變得干涸。因此，我們應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作，在繼承和保持傳統(tǒng)經(jīng)驗與做法的同時，注重現(xiàn)代高科技手段特別是網(wǎng)絡(luò)手段的運用，提高檔案管理工作的層次和質(zhì)量，加強現(xiàn)代檔案管理工作科學(xué)化和信息化建設(shè)，將檔案管理工作推向更高水平。

與此同時，檔案干部在各級各類黨政機關(guān)和企事業(yè)單位承擔(dān)著保存、整理和保護檔案的重要職能，是單位內(nèi)部不可或缺的重要組成部分，對于單位歷史的記載、各種情況的記錄以及相關(guān)問題的查閱起到至關(guān)重要的作用。同時，各級各類黨政機關(guān)和企事業(yè)單位是社會運行的基本構(gòu)成，承擔(dān)著經(jīng)濟社會發(fā)展和社會進步的基本職能，而這些職能的運行和實現(xiàn)需要檔案工作的承載和支撐。因此，我們不應(yīng)忽視檔案管理工作和從事檔案管理工作的各級各類干部，應(yīng)當(dāng)堅持以人為本，注重對檔案工作干部隊伍的外在培養(yǎng)和人性關(guān)懷，在提高其檔案工作能力的同時，加強對檔案工作干部隊伍的關(guān)心和愛護，及時了解他們的思想動態(tài)和實際困難，注重對檔案工作干部隊伍的人性關(guān)懷和心理疏導(dǎo)，努力造就一支立場堅定、素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)精通和踏實苦干的檔案工作干部隊伍。

二、信息社會視域下檔案管理工作和檔案干部隊伍目前的現(xiàn)狀和問題

檔案管理工作是一項枯燥乏味的工作，面對的是枯燥的文字，工作繁瑣細致、千篇一律，年復(fù)一年、日復(fù)一日都經(jīng)過相同的程序，完成相同的工作，感覺沒有輝煌的工作成就和價值，時間久了就會喪失對工作的熱情與興趣，也不利于創(chuàng)造性地開展工作。同時，檔案工作部門是相對貧苦的部門，工作繁重細致，要求高但是往往待遇低下，使得工作付出與回報往往不成正比，特別是伴隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，很多領(lǐng)域的收入待遇都得到了很大程度的提高，而且社會生活的成本與負(fù)擔(dān)也與日俱增，一些從事檔案管理工作的干部對自身待遇很不滿意，希望獲得各方面待遇更加良好的工作以實現(xiàn)“自我價值”，造成有的干部強烈要求調(diào)整崗位，甚至有的干部選擇辭職，造成各種形式的人員流失，嚴(yán)重影響了工作熱情與效率，也嚴(yán)重影響了檔案管理干部隊伍的穩(wěn)定性。而且，檔案管理部門往往被認(rèn)為是非重要部門，或者是閑職部門，往往不被重視和認(rèn)可，得不到領(lǐng)導(dǎo)的正確評價，工作起來缺乏動力，使得從事檔案管理工作的干部在任勞任怨工作之后看不到上升的空間或者得不到領(lǐng)導(dǎo)與同事的認(rèn)可，嚴(yán)重打擊了從事檔案管理工作干部的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性。

與此同時，正因為以往錯誤的觀念認(rèn)為檔案工作并不重要，造成在辦公條件、檔案設(shè)備和運行經(jīng)費等方面嚴(yán)重不足，不能行之有效的開展工作，處處受到限制和擠壓。此外，影響檔案管理工作的一個原因在于從事檔案管理工作的干部往往是年齡老化、退居二線或者安排閑職的干部，他們的一個共同特點就是不能熟練掌握現(xiàn)代辦公技能，不能充分利用現(xiàn)代信息手段開展檔案管理工作，往往還是局限于傳統(tǒng)的手工方式進行檔案管理工作，工作效率嚴(yán)重低下，工作效果很不理想，不能與時俱進、開拓創(chuàng)新，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的信息化建設(shè)和科學(xué)化水平。

三、信息社會視域下注重檔案工作干部隊伍建設(shè)，探索檔案工作科學(xué)體系與全新路徑

注重檔案工作干部隊伍建設(shè)，努力造就一支業(yè)務(wù)素養(yǎng)高、創(chuàng)新能力強和踏實苦干的專職專業(yè)檔案工作干部隊伍。眾所周知，檔案工作是一項既需要專業(yè)素養(yǎng)和技能同時又枯燥乏味的工作，檔案工作既要求細致又紛繁瑣碎，而且并不體現(xiàn)明顯工作成績，往往被組織人事部門忽視，而且在很多時候得不到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，在評選先進和提拔任職中往往不處于優(yōu)勢地位。因此，我們應(yīng)當(dāng)改變以往偏頗的傳統(tǒng)觀念，充分認(rèn)識到檔案工作是一項重要的基礎(chǔ)性工作，而且是一項不可或缺的工作，一個國家、一個單位以及一個部門任何一項規(guī)劃、安排和工作都需要以文字為形式、以紙質(zhì)媒介或電子媒介為載體進行發(fā)布、記錄和存儲，如果沒有檔案的記載，一切過程和結(jié)果都將隨著歲月的流逝而被歷史潮流淹沒。就比如從大的層面來講如果沒有文字檔案的記載和流傳我們將無法考證我們中華民族幾千年的燦爛文明，將無法探尋歷史發(fā)展的軌跡，更將無法繼承歷史所創(chuàng)造的輝煌成就。同樣，在一個單位這樣一個小的層面不論工作計劃還是人事變動都需要以文字的形式進行發(fā)布，并需要存儲檔案以供查閱和佐證。而且不論一個國家還是一個單位都會產(chǎn)生大量的文字檔案，因此就需要有專門的干部從事這項工作，而且如前所述是一項既枯燥乏味又不被重視的部門。由此，各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到檔案工作也是本單位不可或缺的一項重要工作，應(yīng)當(dāng)在福利、待遇、評優(yōu)、進修以及晉升等方面對從事檔案工作的干部進行適當(dāng)?shù)膬A斜，解除其工作的后顧之憂，充分肯定其工作成績和為單位所做出的貢獻。只有這樣才能激發(fā)從事檔案工作干部的工作熱情和工作動力，才能使其全身心地投入到檔案工作中去。

同時，我們應(yīng)當(dāng)糾正以往傳統(tǒng)錯誤觀念，認(rèn)為檔案工作是非重要部門，在辦公經(jīng)費、設(shè)備更新和存儲場地等方面不愿投入更多經(jīng)費，甚至把上級專門用來加強檔案工作的專項經(jīng)費擠占或者挪作他用，嚴(yán)重影響和制約了檔案工作的科學(xué)化與信息化建設(shè)，也嚴(yán)重打擊了從事檔案管理工作干部的工作熱情和積極性。因此，各級各類單位和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)將檔案工作視為本單位一項重要的基礎(chǔ)性工作，在干部配備、辦公經(jīng)費和存儲場地等方面提供科學(xué)合理安排甚至適當(dāng)照顧，改善從事檔案管理工作干部的辦公條件和辦公設(shè)備，投入資金更新和提升檔案存儲裝備和設(shè)施，并且鼓勵和選派從事檔案管理工作的骨干進行培訓(xùn)和進修，了解和掌握現(xiàn)代檔案管理工作的先進經(jīng)驗和創(chuàng)新途徑，提高檔案管理工作水平。

與此同時，我們應(yīng)當(dāng)加強檔案管理工作的科學(xué)化和信息化建設(shè)，針對以往單純依靠傳統(tǒng)人力分類整理和裝訂保存的檔案管理工作方式，以及以往僅僅限于文本檔案存儲方法，造成檔案管理工作投入人力大、工作周期長和占用場地多的情況，不僅耗費了大量的人力和空間，而且對于文本檔案的保存要求高、效果差。由此，各單位應(yīng)當(dāng)投入專項資金并結(jié)合本單位檔案性質(zhì)和保存要求積極引進現(xiàn)代化檔案管理信息系統(tǒng)，配備和招錄有檔案專業(yè)學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的干部，并對其進行培訓(xùn)使其牢固掌握現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的各項功能和運行方法，然后針對本單位不同檔案的查詢要求和保存要求將檔案分門別類，按照所屬不同門類錄入檔案管理系統(tǒng)形成電子檔案，這種將現(xiàn)代信息手段納入到檔案管理工作中去的方式既節(jié)省了大量的人力工作和存儲空間，又方便檔案的隨時查詢和分類保存，提高了檔案管理工作的科學(xué)化和信息化水平。

此外，我們還應(yīng)當(dāng)按照檔案的性質(zhì)和門類加強電子檔案信息共享平臺建設(shè)。伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展和日益成熟，我們建立一個電子檔案信息共享平臺，將除去涉密等不能公開的檔案以外的其他可公開的檔案分門別類匯集到這個平臺，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)傳播速度快、覆蓋范圍廣和使用快捷方便等優(yōu)點，可以根據(jù)電子檔案信息共享平臺各種各類檔案的索引和目錄，通過輸入有效的身份信息，從而方便迅速地查閱到所需要的檔案信息，避免了到指定檔案存放機構(gòu)人工查閱的各種不便，既節(jié)省了人力和時間，又可以隨時隨地的查閱到所需要的檔案信息。同時，我們還應(yīng)當(dāng)加強國際交流與合作，了解和掌握國際社會和其他國家檔案管理體制與機制，根據(jù)我國檔案管理、查閱和保存的特點，在繼承優(yōu)良傳統(tǒng)做法的基礎(chǔ)之上學(xué)習(xí)和借鑒國外檔案管理先進經(jīng)驗和有效途徑，創(chuàng)新符合國情和單位需要的檔案管理機制與方式，切實提高檔案管理工作的科學(xué)化與信息化水平，使得我們的檔案管理工作邁向新的臺階。

綜上所述，我們應(yīng)當(dāng)重新審視檔案管理工作和檔案干部隊伍建設(shè)的重要性，充分認(rèn)識到檔案工作是一項保證一個地區(qū)或者一個部門推進經(jīng)濟社會發(fā)展進步和完成職責(zé)要求的基礎(chǔ)性工作，我們應(yīng)當(dāng)逐步健全和完善檔案管理工作的體制和機制，注重對檔案工作干部隊伍的選拔和培養(yǎng)，在繼承傳統(tǒng)檔案管理工作優(yōu)勢的同時積極借鑒國內(nèi)外檔案管理工作先進經(jīng)驗和創(chuàng)新途徑，實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化與信息化。

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作者簡介：薛冰（1981-），男，漢族，天津市人，現(xiàn)任中共天津市委黨校研究生部助理研究員，法學(xué)碩士。