辦公自動(dòng)化中信息技術(shù)的應(yīng)用探討

趙巖

摘 要 信息技術(shù)的快速發(fā)展對(duì)人們生活工作有著巨大的影響，現(xiàn)在各企業(yè)逐漸實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，對(duì)提高工作效率具有重要意思。面對(duì)信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)已經(jīng)不能滿足工作的需求，在技術(shù)的應(yīng)用上存在一定的困難，而信息技術(shù)的應(yīng)用可以將音頻、視頻以及圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，通過統(tǒng)一的系統(tǒng)來提高數(shù)據(jù)處理的效率。本文對(duì)辦公自動(dòng)化信息技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀以及發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了分析。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化 信息技術(shù) 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

數(shù)字時(shí)代的來臨，促使信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中，尤其是企業(yè)辦公中的應(yīng)用，與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)相比處理效率更高。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，辦公自動(dòng)化技術(shù)也在快速更新，整個(gè)工作系統(tǒng)逐漸實(shí)現(xiàn)了以信息技術(shù)為核心，以提高效率為目的的模式。信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的應(yīng)用，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是滿足人們工作需求的必然要求，必須要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行全方面的分析。

1 信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化應(yīng)用現(xiàn)狀分析

1.1 有效提高工作效率

信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，可以轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)上下級(jí)以及同級(jí)之間冗雜的程序，將程序精簡(jiǎn)化，不但可以提高工作效率同時(shí)也可以降低失誤存在的概率。例如可以利用信息技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部建立局域網(wǎng)，這樣可以在一個(gè)相對(duì)安全的網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部完成各項(xiàng)工作的安排與交接。并且工作過程中產(chǎn)生的各類文件數(shù)據(jù)可以通過信息網(wǎng)絡(luò)完成編寫與歸檔，形成一個(gè)完整安全的數(shù)據(jù)庫，這樣不但整理分析方便，同時(shí)在使用上效率也得到有效提升。另外，通過信息網(wǎng)絡(luò)也可以對(duì)員工的工作狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)督檢查，可以提高其工作緊迫感，進(jìn)而能夠提升工作效率與質(zhì)量。同時(shí)，信息技術(shù)的應(yīng)用，可以通過多種功能性軟件的應(yīng)用來解放人力資源，一般情況下一個(gè)掌握專業(yè)信息技術(shù)人員可以通過對(duì)軟件的操控來完成對(duì)各類信息數(shù)據(jù)的處理。

1.2 提高信息檢索效果

對(duì)于大部分企業(yè)工作中都會(huì)存在大量的數(shù)據(jù)資料，經(jīng)過人工分析整理后歸檔保存，在后期使用時(shí)往往需要在大量材料中篩選，整個(gè)過程相對(duì)復(fù)雜，并且需要大量的人力資源來完成。而信息技術(shù)的應(yīng)用，可以提高信息檢索的時(shí)效性與準(zhǔn)確性，對(duì)提高領(lǐng)導(dǎo)決策效果具有重要意義。一方面，可以結(jié)合企業(yè)發(fā)展特征，結(jié)合文檔管理實(shí)際情況建立企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫，通過專業(yè)數(shù)據(jù)分析處理軟件，對(duì)日常工作中產(chǎn)生的資料進(jìn)行處理，并將其歸入數(shù)據(jù)庫內(nèi)，以供后期工作的查閱。其中，可以根據(jù)實(shí)際情況來設(shè)定一定的權(quán)限，以此來保證檔案的安全性。另一方面，可以在企業(yè)計(jì)算機(jī)上安裝專業(yè)檢索軟件與數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，將其與其他檢索引擎連接，這樣就可以高效的搜索全球網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的相關(guān)資料，獲取的資料內(nèi)容更全面，可以有效推動(dòng)工作的有效性。

1.3 加強(qiáng)文檔管理

通過信息技術(shù)來對(duì)不同類型的文檔進(jìn)行處理，可以保證其內(nèi)容以及形式不會(huì)被破壞，并且減少了傳統(tǒng)文檔管理過程中的自然因素?fù)p壞事故，提高了文檔使用的有效性。傳統(tǒng)文檔管理需要專門的管理部門，并且受文檔特征影響還需要有一整套的設(shè)備，占地比較大，在管理上也會(huì)受到各種因素的影響，整個(gè)過程比較復(fù)雜。而信息技術(shù)的應(yīng)用，完全可以靈活的選擇文件存儲(chǔ)方式與設(shè)備，例如可以將文檔存儲(chǔ)于移動(dòng)硬盤、光盤等設(shè)備，在管理上也更方便。其中，需要做好安全保密管理工作，即應(yīng)將重要文件保存于特定的計(jì)算機(jī)中，并且安裝禁止下載軟件，只有具備權(quán)限的人員可以下載或者修改。并且還要做好對(duì)移動(dòng)設(shè)備的檢查，以免重要信息的泄露。

2 信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用趨勢(shì)

2.1 無限的無線辦公場(chǎng)所

隨著wifi等無線技術(shù)的迅猛發(fā)展，基于這類型的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用通訊設(shè)備在工作領(lǐng)域內(nèi)興起。比如可以通過手機(jī)，筆記本等實(shí)現(xiàn)電子郵件，即時(shí)通訊，網(wǎng)絡(luò)視頻語音會(huì)議等相關(guān)應(yīng)用得到了技術(shù)性的飛躍，帶動(dòng)了相關(guān)產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展。傳統(tǒng)的辦公環(huán)境逐漸被替換，人們可以在休閑場(chǎng)所，家里，車上實(shí)現(xiàn)隨時(shí)辦公等當(dāng)今辦公方式。

2.2 更靈活的工作流

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的傳送效率慢而且易丟失，現(xiàn)如今電子文件在網(wǎng)絡(luò)中傳輸比紙質(zhì)傳輸要高出幾個(gè)數(shù)量級(jí)，且可以包動(dòng)畫，圖像，文字等大量信息的多樣傳輸，傳遞的信息知識(shí)更加豐富靈活。在商務(wù)傳遞的活動(dòng)中文件是其價(jià)值的表現(xiàn)，文件要相互傳遞和流動(dòng)，這種文件的流動(dòng)被稱為工作流。在如今各種的商務(wù)活動(dòng)中，工作流是其必不可少的組成部分。由于工作流的性質(zhì)不同，因此工作流的傳送軟件就需要靈活性，這是工作流能夠正常工作的有效保證，

2.3 技術(shù)革新使圍墻消失

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，技術(shù)上已經(jīng)把辦公室這個(gè)概念模糊化了。有些公司甚至認(rèn)為隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在不久的將來咖啡館等休閑場(chǎng)所等是辦公產(chǎn)品最具潛力的市場(chǎng)。由于辦公場(chǎng)所的分散性，因此辦公建筑設(shè)計(jì)也會(huì)發(fā)生相應(yīng)的變化。辦公室設(shè)計(jì)的更加寬敞，空間的擴(kuò)大以及公共區(qū)域，都使將來的辦公環(huán)境更具有家的感覺。這種環(huán)境下的員工在工作中心情舒暢，可以有效的提高了辦公效率。

2.4 辦公的非專業(yè)化

當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的普及，使的現(xiàn)在的商務(wù)環(huán)境下，大部分的事物職員也可以熟練的處理文件。故要求辦公環(huán)境需要設(shè)計(jì)更加完善，使普通的大眾用戶也可以通過輸入數(shù)據(jù)和知識(shí)，制作出能夠讀取的文件，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)搜索，使信息短時(shí)間內(nèi)向全世界傳送。普通用戶制作的數(shù)據(jù)知識(shí)相比專家而言的質(zhì)量或許差些，但是用戶的數(shù)量越遠(yuǎn)遠(yuǎn)的大雨專家。涉及的范圍更加廣，如今互聯(lián)網(wǎng)的內(nèi)容大約有萬億那么多，這樣大量的數(shù)據(jù)可以通過檢索進(jìn)行有效的選擇。

2.5 視頻技術(shù)的應(yīng)用

視頻技術(shù)的應(yīng)用對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)遠(yuǎn)程操作具有重要意義，與其他表現(xiàn)形式相比，視頻具有更大的影響力，現(xiàn)在已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各重大場(chǎng)合中，隨著視頻技術(shù)與壓縮技術(shù)的研究，以視頻會(huì)議為代表的應(yīng)用效果也將不斷提高。

3 結(jié)束語

信息技術(shù)在辦自動(dòng)化中的應(yīng)用是社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，同時(shí)也是人們工作的需求，現(xiàn)在已經(jīng)為工作效率的提升提供了很大的幫助。為了能夠更好的提升信息技術(shù)應(yīng)用效果，就需要不斷進(jìn)行研究，結(jié)合辦公自動(dòng)化的需求，從多個(gè)方面對(duì)多項(xiàng)專業(yè)技術(shù)進(jìn)行分析，并且大膽將各項(xiàng)信息技術(shù)應(yīng)用到辦公中，爭(zhēng)取不斷提高工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]羅華群.辦公計(jì)算機(jī)集中式安全管理的研究[J].信息通信，2013，（08）：32-33.

[2]方依晨.私企辦公計(jì)算機(jī)日常管理與維護(hù)研究[J].科技視界，2012，（13）：48-49.

[3] 周新秋.數(shù)字化校園中的辦公自動(dòng)化技術(shù)研究[J].湖南理工學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2010，（04）：51-52.

作者單位

河北省衡水市交通通信管理處 河北省衡水市 053000endprint