做好銜接，確保文書工作與檔案工作順利進(jìn)行

孫美鳳

摘 要：本文首先論述了文書工作與檔案工作的關(guān)系，然后重點(diǎn)闡明了如何抓好文書工作與檔案工作的銜接問題，以期為文書與檔案工作的一體化提供有益參考。

關(guān)鍵詞：文書；檔案；銜接

我在多年的檔案工作實(shí)踐中，深深體會(huì)到，文書工作與檔案工作之間的銜接的重要性。重視和解決好這個(gè)問題，不僅有利于檔案的歸檔、利用等工作，更能有效地促進(jìn)文書工作質(zhì)量的提高。文書工作質(zhì)量好壞直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量，只有做好文書工作中的收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作，才能使檔案門類齊全、內(nèi)容豐富，才能滿足廣大師生及社會(huì)各方而的需求，才能使高校檔案更好地為高校、為社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

1 文書處理與檔案管理的聯(lián)系

1.1 文書與檔案的關(guān)系

文書與檔案有著密切的內(nèi)在聯(lián)系。文書工作內(nèi)容包括文件的接收、刊發(fā)、登記、批轉(zhuǎn)、傳閱、催辦、督辦、會(huì)議記錄以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等環(huán)節(jié)。文書工作的整個(gè)過程，也就是檔案的形成過程。檔案的標(biāo)準(zhǔn)化要從文書工作抓起，它不僅關(guān)系到機(jī)關(guān)工作效率的提高和作風(fēng)的轉(zhuǎn)變，同時(shí)也關(guān)系到文件材料的形成和積累，關(guān)系到檔案的質(zhì)量和檔案工作的基礎(chǔ)。檔案工作就是在文書工作的基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行收集、管理和提供利用的工作。二者雖有區(qū)別、又密切聯(lián)系。在文書工作中，形成的歷史材料，這些是文書檔案的基礎(chǔ)。而檔案則是文件的精華。

1.2 文書處理與檔案管理的關(guān)系

從檔案的形成過程來看，文件材料和檔案是同一事物的兩個(gè)不同階段，文件材料是檔案的前身和源泉，檔案是文件材料在一定條件下的轉(zhuǎn)化形態(tài)。因此，文書工作是檔案工作的前提和基礎(chǔ)。文書部門要按照歸檔制度的要求，認(rèn)真做好文書的立卷歸檔工作，檔案部門則要認(rèn)真按《機(jī)關(guān)檔案工作條例》所規(guī)定的責(zé)任，對(duì)文書部門或業(yè)務(wù)部門的立卷歸檔工作，及時(shí)地進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

文書工作中形成大量的文件，并不是都作為檔案保存的。文件和檔案是不同階段的同一事物，他們轉(zhuǎn)化的條件是：文書部門在檔案部門的指導(dǎo)下按立卷的原則和具體規(guī)定立卷后移交檔案部門。文書工作的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量和保存價(jià)值，檔案利用的效果有賴于文書工作和檔案工作的相互配合和支持，文書基礎(chǔ)打的好，檔案管理的科學(xué)，檔案提供的效果就好，兩者互相制約，互為因果。

文書工作人員要有維護(hù)檔案材料齊全、完整意識(shí)?！拔臅?、檔案一體化”要求正確處理“文件處理”和“檔案管理”的關(guān)系，加強(qiáng)對(duì)文擋的超前控制，由于認(rèn)識(shí)活動(dòng)與實(shí)踐活動(dòng)具有很強(qiáng)的連續(xù)性與繼承性，因而文件與文件之間有很緊密的聯(lián)系。這種聯(lián)系性不僅表現(xiàn)在組織單位內(nèi)部形成的文件之間，也表現(xiàn)在不同的組織單位形成的文件之間。

2 文書工作與檔案工作銜接存在的問題

2.1 文件收集不完整、不齊全

從筆者多年的檔案管理實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)來看，檔案部門每年歸檔文件材料不完整、不齊全的原因是有的部門對(duì)上級(jí)來文立卷歸檔時(shí)文件不齊全。有的文件在部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文件精神已按著領(lǐng)導(dǎo)的批示落實(shí)完畢，工作已經(jīng)干了，文件就無所謂了，或者放在本部門，以后查閱起來更方便，不向檔案室移交，所以有的文件在部門領(lǐng)導(dǎo)手中“擱淺”，運(yùn)轉(zhuǎn)就此“停滯”，有的文件傳閱部門多，傳閱過程中有的部門會(huì)造成文件積壓或遺失現(xiàn)象，造成文件不齊全。還有的文書人員只將請(qǐng)示、批復(fù)兩份材料保存，而不保存辦理請(qǐng)示過程中形成的諸如征求意見、有關(guān)附件與說明等材料。這樣被保存下來的材料不齊全、不完整材料，這樣會(huì)影響了檔案材料的保存價(jià)值，給高校的發(fā)展帶來損失，如果嚴(yán)重還會(huì)造成領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間的矛盾。

2.2 文件整理不及時(shí)、不規(guī)范

在文書工作中，由于業(yè)務(wù)不熟，在文件的檔號(hào)、分類、文件的順序排列上，是否需要?dú)w檔的文件，文件的期限劃分出現(xiàn)不符合《歸檔文件整理規(guī)則》要求的現(xiàn)象。工作中，部分文書工作人員，在平時(shí)歸卷或年終立卷時(shí)，不只是因缺乏檔案意識(shí)，也是怕麻煩，圖省事，將處理完畢的文件，僅按成文時(shí)間先后或載體規(guī)格大小來立卷，從而造成檔案館文件保管期限混亂，給電子文檔的錄入、數(shù)據(jù)庫的建立，文件的檢索及以后信息公開中的用戶信息查找?guī)頍o盡的困惑。文件是一個(gè)不可分割的有機(jī)整體，只有完整、系統(tǒng)地保留下來，才能全面真實(shí)地反映其歷史的真實(shí)面貌，工作中既不丟失也不扣留任何一份有價(jià)值的文件，也不把沒有保存價(jià)值的材料作為檔案來保存，而且要做到及時(shí)收集、及時(shí)整理，以此保證文件形成的系統(tǒng)、齊全、完整。

3 如何利用二者之間的關(guān)系，做好文書工作與檔案工作的銜接

3.1 實(shí)行部門立卷是抓好街接的保證

國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定：“高等學(xué)校實(shí)行文件材料形成部門，課題組立卷的制度，一般由立卷人按文件材料的自然形成規(guī)律，加以系統(tǒng)整理組卷，編排頁件號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄，交本部門檔案工作人員檢查，裝訂后向?qū)W校檔案部門移交”。 實(shí)行部門立卷是抓好二者銜接的重要保證。立卷是文書工作的結(jié)束，也是檔案工作的開始。文書工作沒有一個(gè)很好的終結(jié)，檔案工作就不可能有一個(gè)很好的開端。有的部門認(rèn)為立卷是為了保管和利用檔案，都是檔案室的事，就把工作推給學(xué)校專職檔案人員。其實(shí)部門立卷有利于材料有收集系統(tǒng)和完整。因?yàn)椴块T最熟悉本部門的業(yè)務(wù)，掌握公文的事情去脈，對(duì)材料的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值也有較深的了解。具體到每份材料的取舍，以及保管期限的劃分。部門最有發(fā)言權(quán)。所以由本部門立卷，能更好地反映本部門工作的內(nèi)在聯(lián)系和歷史面貌，這不僅有利于銜接文書工作與檔案工作，還有利于促進(jìn)檔案工作的順利開展。

3.2 要強(qiáng)化“文檔一體化”管理

文檔一體化的實(shí)質(zhì)是將各部門相對(duì)分散的文件與檔案統(tǒng)一為一個(gè)有機(jī)的整體進(jìn)行管理，也就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)行前編控制和全程管理，才能適應(yīng)信息時(shí)代的要求。這不僅能夠加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，保證歸檔的質(zhì)量，而且能夠?qū)崿F(xiàn)文檔數(shù)據(jù)的一次輸入，多次利用，既能提高工作效率，又能節(jié)約人力、物力、和財(cái)力，減少重復(fù)勞動(dòng)，避免歸檔材料不齊全。文檔一體化管理使得文件的生成和管理更加快捷方便，它具有存儲(chǔ)量更大、運(yùn)用靈活、節(jié)省時(shí)間、快速檢索等特點(diǎn)。

文檔一體化管理，使電子文件與電子檔案之間的關(guān)系更加密切，把二者放在一個(gè)綜合的管理系統(tǒng)中，統(tǒng)一組織和控制整個(gè)文件生命周期的全過程。文件管理直接關(guān)系到檔案管理的存在和發(fā)展，只有文件管理做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，檔案管理才能夠順利地展開。如果文件管理雜亂不堪，無章可循，會(huì)直接影響檔案管理的綜合質(zhì)量，這也會(huì)影響綜合管理信息系統(tǒng)整體功能的效用。

3.3 辦公現(xiàn)代化對(duì)檔案管理的新要求

社會(huì)信息化使信息化理念深入文書與檔案領(lǐng)域，為文檔一體化提供了技術(shù)支持和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境.隨著辦公現(xiàn)代化的逐步發(fā)展，文書處理的現(xiàn)代化對(duì)檔案管理也提出了新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員應(yīng)不斷充實(shí)自身，通過加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和自我進(jìn)取等方式的提高業(yè)務(wù)能力，深入系統(tǒng)地掌握檔案學(xué)知識(shí)和技能，特別是掌握現(xiàn)代信息管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，努力成為掌握現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)的復(fù)合型人才。這樣，才能做到一次輸入，多次輸出，并可隨機(jī)生成各類目錄，多層次檢索，為高校信息公開中的查詢利用提供檢索途徑，為設(shè)計(jì)合理的電子文件整理和管理方法打下基礎(chǔ)。因此，文書工作者和檔案工作者的意識(shí)都應(yīng)有一個(gè)新的飛躍，按照新的標(biāo)準(zhǔn)和要求做好基礎(chǔ)工作，檔案管理工作應(yīng)緊緊跟上辦公現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，積極為檔案的現(xiàn)代化管理創(chuàng)造良好的條件。

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