淺談檔案保密工作中面臨的問題與對應策略

李新梅

摘 要：本文主要介紹了檔案保密工作的重要性，通過對目前檔案保密工作中存在的問題進行討論分析，提出了與其相對應的相關措施。

關鍵詞：檔案保密；問題；應對策略

檔案保密工作是檔案管理工作人員應盡的職責，做好檔案的保密工作有利于保守國家機密，有利于保證人們的利益不遭受損害。特別是在當今信息化飛速發(fā)展的時代，檔案的管理面向數(shù)字化、信息化，提供便利的同時也為檔案的保密工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

1 檔案保密工作的重要性

檔案室重要信息與資料的載體，做好檔案的保密工作就顯得尤其重要。做好了檔案保密工作，有利于維護國家的安全與人民的合法權益。檔案保密工作的重要性在于，首先檔案保密是檔案管理的基礎工作。檔案包括了大量的各類的信息內(nèi)容，包括了國家相關的軍事信息、科技信息與公共信息等，而這些信息的保存需要進行一定的保密工作。否則，檔案泄密將有可能對國家、社會和人民造成較大的損失。

其次，做好檔案保密工作還有利于公平競爭環(huán)境的建立。檔案資料中的信息還是單位內(nèi)部客觀實際情況的反映，如果沒有做好檔案的保密工作導致檔案資料的惡意泄露，被不法分子利用，將失去檔案本身的意義，對市場的秩序和安定造成負面影響。

2 檔案保密工作中存在的問題

（一）檔案保密意識薄弱，人員素質不高

我國檔案保密工作自改革開放前就開始進行，目前檔案保密工作相關規(guī)定比較多，檔案的管理比較開放，并且檔案的利用的也比較頻繁，但是很多檔案保管人員對檔案的保密意識不夠，沒有認識到檔案一旦泄密的利害關系，缺乏對檔案保密的重視，無法明確檔案事都應當保密，從而造成了檔案保密工作的許多失誤和利益的損失。

（二）沒有完善的檔案保密管理制度

傳統(tǒng)的檔案管理機制要求，檔案被確定密級的，在檔案收集、整理帶最后的歸檔前，歸檔人員必須對檔案的密級進行重新鑒定標注，這一密級標識將一直伴隨著該檔案。然而很多檔案館，并沒有對檔案按照密級區(qū)分保存，甚至忽視和擱置檔案入庫之后的密級鑒定工作。這就導致檔案的密級不清，如導致檔案不應該公開的被公開，保密級別混淆等現(xiàn)象。

（三）檔案保密環(huán)境存在漏洞

社會發(fā)展的信息化使得檔案管理也變得信息化，相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作，保管員對檔案及其索引工具的實體監(jiān)控與保管較弱，其泄密竊密的可能性較大。因為網(wǎng)絡是一個開放環(huán)境，信息在產(chǎn)生、處理及傳輸?shù)倪^程可以被任何人進行相關信息的查詢，存在安全應換，并且軟件系統(tǒng)容易受到惡意的攻擊，出現(xiàn)安全漏洞，給不法分子以可乖之機。

傳統(tǒng)方式對檔案的利用形式主要是對檔案進行尸體的查閱和復印。這種情況的利用易于控制，因為檔案的利用有一定的范圍和規(guī)定，同時不會對檔案造成更改和損壞。而檔案的信息化利用不易于控制，盡管檔案資料的利用便捷迅速，但是檔案本身存在一定的風險，容易被更改而破壞檔案的原始性、真實性。而惡意的入侵也造成檔案保密的安全隱患。如黑客攻擊政府、軍隊和商業(yè)等部門，竊取絕密的檔案資料，對威脅了國家的安全，也為企業(yè)造成了經(jīng)濟損失。

（四）檔案保密現(xiàn)代化管理存在較大差異

目前，檔案管理實現(xiàn)了信息化，但是各個檔案管理部門的信息化設備存在較大的差異，沒有統(tǒng)一的標準和統(tǒng)一的要求與組織。各個檔案保管部門只是根據(jù)自身的情況與需要進行設備的購置，設備型號不統(tǒng)一，管理水平存在差異。并且許多設備功能比較單一，無法實現(xiàn)標準化，完整性的檔案管理和保密工作。

3 針對保密工作中問題的應對策略

（一）增強檔案保密意識

首先，重視檔案管理工作人員養(yǎng)成形成保密意識并養(yǎng)成保密的習慣，并創(chuàng)造良好的保密工作環(huán)境氛圍。其次，重視保密工作的宣傳教育方式。在傳統(tǒng)的經(jīng)驗基礎上，做到對保密工作宣傳的多樣化，可通過網(wǎng)絡進行保密知識測試、有獎答題競賽和手機短信等方式達到宣傳檔案保密工作的方式。還可以通過技術演示等手段，生動直觀地開展保密宣傳教育。再次，檔案保密工作的宣傳教育應結合實際，通過典型案例的分析達到良好的宣傳教育效果。認清保密工作任務以及泄密的嚴重后果。此外，要根據(jù)保密人員的實際情況進行針對性的宣傳教育。對領導應當突出保密工作的領導責任，可以通過講座、組織學習等形式來進行；對涉密人員，應講清保密制度和法律責任，突出保密法規(guī)保，證保密人員的政治紀律、行為準則和工作習慣；對新增檔案保密人員及時進行保密知識技能培訓，掌握保密技能，增強保密法制觀念。

只有切切實實地增強廣大干部職工保密意識，組成良好的檔案保密工作隊伍，才能保證檔案保密工作取得成效。

（二）完善檔案保密制度，增強法制建設

檔案管理部門應該加強檔案保密制度的建立，完善保密制度，增強法制建設，依法進行檔案保密工作。

在檔案保密工作中進行制度的不斷規(guī)范，使工作規(guī)范化法制化。首先，建立一系列的檔案信息化和保密的制度。為了確保檔案信息平臺的安全，管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)應該嚴格按照計算機系統(tǒng)的建設標準進行。其次，成立領導小組實現(xiàn)對檔案信息化管理的領導，宏觀調控，協(xié)調各項管理工作；成立技術小組，負責檔案的安全，促進檔案保密工作的進行。此外，對檔案保管庫設置專人負責，對保管庫進行科學的管理。

（三）改善檔案保密環(huán)境

對檔案的利用要做好監(jiān)督措施，根據(jù)被利用對象的不同目的，針對利用的心理和動機進行重點監(jiān)督。如在檔案保管室安裝攝像監(jiān)視器，防止檔案查閱者對檔案的偷撕和涂改，及時提醒檔案翻閱時的不良行為。對損壞檔案嚴重的要及時報告，并及時查處。

由于檔案管理的信息化程度加快，還應該從多個方面來改善檔案信息化利用下的保密的環(huán)境。首先，檔案保密工作人員應當熟練掌握計算機知識和網(wǎng)絡安全技術。其次，檔案保密工作人員在具有扎實的業(yè)務能力的同時，應參與網(wǎng)絡信息技術的研究，對網(wǎng)絡、密碼、技檢等方面的問題進行分析和解決。防止在檔案信息在利用時被惡意的修改，

4 結束語

檔案管理人員應當充分認識到檔案保密工作的重要性，通過對檔案管理部門管理層與工作人員保密意識的培養(yǎng)，促進保密工作制度的完善，實現(xiàn)檔案保密工作的良好環(huán)境，從而避免檔案的泄密，避免危害國家和人民的時間發(fā)生。

參考文獻：

[1] 黃瓊嬌.新形勢下做好檔案保密工作的思考[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2011，21（27）.

[2] 郭淑月.檔案保密工作面臨的挑戰(zhàn)與對策[J].山東檔案，2011，（3）.

[3] 宋蕓.新形勢下檔案保密工作存在的問題及對策[J].才智，2011，（26）.