高校檔案資源建設(shè)過程中存在的問題及對(duì)策研究

于立春

摘 要：本文對(duì)高校檔案資源建設(shè)過程中存在的各類問題進(jìn)行了系統(tǒng)地分析，并以此為依據(jù)，提出了能夠有效推動(dòng)高校檔案資源建設(shè)的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：高校檔案 資源建設(shè) 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）02（b）-0204-02

隨著檔案信息化、數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展，各高校都在積極開展檔案資源體系的建設(shè)工作。然而，從具體的工作中，我們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前各高校檔案部門在檔案資源建設(shè)方面還存在著一定的問題。這些問題中有共性的，也有個(gè)性的；有制度上的，也有方法上的。它們?cè)诟咝n案領(lǐng)域形成了強(qiáng)大的阻力，致使記錄學(xué)校發(fā)展歷程的校園記憶面臨缺失的狀況，給高校造成難以彌補(bǔ)的損失。因此，高校檔案部門必須充分厘清當(dāng)前檔案資源建設(shè)過程中存在的各類問題，結(jié)合自身工作實(shí)際，采取切實(shí)有效的應(yīng)對(duì)措施，保證高校檔案資源建設(shè)工作能夠正常、有序地進(jìn)行。

1 高校檔案資源建設(shè)過程中存在的問題

1.1 高校各部門歸檔管理意識(shí)淡薄

當(dāng)前，高校檔案資源建設(shè)工作之所以難以開展，很大一個(gè)原因是由于高校各職能部門缺乏必要的歸檔意識(shí)、檔案部門缺乏必要的管理意識(shí)所致。在傳統(tǒng)檔案管理觀念的束縛下，高校各職能部門對(duì)檔案文件歸檔管理的重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí)。雖然在各部門內(nèi)部形成了大量的歷史文件，但大多是積累、保存在形成者手中。有些人出于方便自身利用，有些人則是怕增加自身的工作量，而不愿意承擔(dān)文件的歸檔工作。而從檔案部門角度來講，檔案管理意識(shí)淡薄也有其一定的因素，如有些高校檔案工作者還沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案文件的價(jià)值；有些檔案工作者由于自身業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平所限無法科學(xué)地開展檔案的歸檔管理工作等。總之，由于大多數(shù)高校檔案部門、學(xué)校各職能部門的歸檔意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致高校內(nèi)部形成的各類有價(jià)值的文件材料得不到及時(shí)歸檔保存。這一現(xiàn)狀嚴(yán)重阻礙了高校檔案資源建設(shè)工作的穩(wěn)步開展，因此，提升高校各部門的歸檔管理意識(shí)勢在必行。

1.2 高校館（室）藏檔案資源不夠豐富、結(jié)構(gòu)不夠合理

目前，雖然各高校檔案部門在長期的工作中，收集了學(xué)校各職能部門形成的各類檔案，并已具備了一定的規(guī)模，但是對(duì)錄音、錄像、照片、實(shí)物等特殊載體的檔案收集的相對(duì)較少。重文書檔案輕特殊載體檔案的現(xiàn)象在高校檔案系統(tǒng)中普遍存在。此外，隨著檔案信息化以及數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展，各高校也逐步開始了電子化、數(shù)字化檔案資源的建設(shè)工作。但是從實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)各高校并沒有建立起強(qiáng)大的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，他們?cè)诠ぷ髦惺軅鹘y(tǒng)檔案管理思想的影響，還是主要收集學(xué)校各職能活動(dòng)形成的紙質(zhì)檔案，對(duì)反應(yīng)學(xué)校改革和發(fā)展的各類電子、數(shù)字檔案資源收集的甚少，極大地造成了高校館（室）藏檔案結(jié)構(gòu)比較單一，門類不夠齊全，整體館藏結(jié)構(gòu)不夠合理。

1.3 高校檔案工作隊(duì)伍建設(shè)亟待改進(jìn)

當(dāng)前，在高校檔案部門中，檔案工作隊(duì)伍建設(shè)存在著一定的缺陷，如檔案工作人員年齡普遍偏大；高學(xué)歷、高職稱的人才較少；檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)的工作人員還不到總?cè)藬?shù)的一半等。這些問題的存在，間接造成了高校檔案管理隊(duì)伍的知識(shí)結(jié)構(gòu)不盡不合理，業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍偏低等現(xiàn)象的存在，而這對(duì)高校檔案資源建設(shè)工作的正常發(fā)展是極為不利的。因?yàn)?，開展高校檔案資源建設(shè)是一個(gè)長期積累、不斷更新的過程，這在一定程度上就對(duì)其工作的主體—— 高校檔案管理隊(duì)伍提出了更高的要求，他們必須要具備較強(qiáng)的專業(yè)水平、較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、較為廣闊的服務(wù)視野。但是，從目前來看，各高校檔案部門在這一點(diǎn)上都還存在著一定的差距。

2 高校檔案資源建設(shè)的對(duì)策

2.1 進(jìn)一步提升高校各職能部門的歸檔管理意識(shí)

高校檔案資源作為國家信息資源的重要組成部分，它清晰地記錄了高校發(fā)展的風(fēng)風(fēng)雨雨，再現(xiàn)了高校歷史的精彩瞬間，具有重要的查考價(jià)值，因此，學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門應(yīng)當(dāng)也必須重視學(xué)校檔案工作，盡全力協(xié)助高校檔案部門做好檔案的收集與整理，使其獲得妥善保管的同時(shí)，也能夠及時(shí)地滿足利用者的查考需求。高校檔案部門也應(yīng)積極開展檔案資源建設(shè)的宣傳工作，爭取在全校范圍內(nèi)營造良好的主動(dòng)歸檔氛圍。當(dāng)前，一些高校的資源建設(shè)出現(xiàn)問題，并不都是因?yàn)檫@些高校缺乏必要的管理模式、管理方法，而是因?yàn)槿狈Ρ匾臍w檔管理意識(shí)，使這些模式、方法不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，我國各高校在進(jìn)行檔案資源建設(shè)時(shí)，一定要注意營造一個(gè)良好的檔案文化氛圍，提高全體教職員工的檔案意識(shí)，強(qiáng)化檔案的管理理念。

2.2 豐富高校檔案館（室）藏檔案資源

高校檔案資源建設(shè)需要檔案部門積極開展豐富館（室）藏檔案資源的工作，使其逐步具備門類齊全、載體多樣、結(jié)構(gòu)合理、文化內(nèi)涵豐富等特點(diǎn)。實(shí)踐證明，高校檔案部門要想使其保存的各類檔案資源涉及學(xué)校工作的方方面面，能夠更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值，就必須努力做好下述幾個(gè)方面的工作：首先，要做好依法依規(guī)收集各類檔案的工作。因?yàn)?，長期以來，依法依規(guī)收集一直都是世界各國檔案部門加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的主渠道，任何時(shí)候都不能偏離對(duì)檔案的依法依規(guī)收集。其次，要緊跟社會(huì)步伐，及時(shí)更新高校檔案資源的歸檔范圍，制定科學(xué)有效地檔案工作規(guī)范，切實(shí)將反映本校歷史、帶有學(xué)校獨(dú)特色彩的各類檔案資源收集歸檔，這些檔案應(yīng)盡量包含本校歷史、教育、文化等方面情況。再次，高校檔案部門要在收集工作中，秉承“以人為本”的理念，把滿足利用者的信息需求作為其工作的出發(fā)點(diǎn)，既要在做好傳統(tǒng)檔案信息資源收集工作的基礎(chǔ)上，積極開展貼近學(xué)生、貼近學(xué)校教職工、貼近社會(huì)公眾的各類民生檔案的收集工作。最后，應(yīng)加強(qiáng)檔案征集工作的力度。一方面，高校管理者應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案征集工作是豐富高校檔案資源體系、傳承校園文化的重要手段，并加強(qiáng)對(duì)檔案征集工作的支持，與檔案部門一道解決檔案征集過程中出現(xiàn)的各類問題；另一方面，高校檔案部門應(yīng)健全征集機(jī)制，制定檔案征集辦法，嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)法律、標(biāo)準(zhǔn)開展征集工作，同時(shí)應(yīng)加大宣傳力度，通過舉辦檔案展覽、印發(fā)館藏歷史照片的明信片，利用報(bào)紙、電視臺(tái)、電臺(tái)等傳媒開展多種形式的檔案社會(huì)宣傳，增強(qiáng)公眾檔案意識(shí)，確保反映學(xué)校改革和發(fā)展的各類歷史材料都?jí)蚣皶r(shí)征集進(jìn)館（室），得到妥善保管。

2.3 建立專業(yè)的檔案工作隊(duì)伍，培養(yǎng)現(xiàn)代化的管理人才

高校檔案部門開展檔案資源建設(shè)工作，需要建立一支專業(yè)的檔案工作隊(duì)伍。為此，高校檔案部門應(yīng)在平時(shí)工作中，充分結(jié)合自身實(shí)際，積極開展檔案工作人員的選聘工作，對(duì)那些學(xué)歷層次較高、專業(yè)對(duì)口、具備一定研究能力和實(shí)踐水平的檔案學(xué)或相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生應(yīng)努力吸收到高校檔案工作隊(duì)伍當(dāng)中，使高校檔案工作隊(duì)伍充滿朝氣和干勁。同時(shí)，高校檔案部門還要針對(duì)檔案工作的具體實(shí)際，經(jīng)常性地開展檔案從業(yè)人員的各項(xiàng)培訓(xùn)工作，除要求其具備基本的政治素質(zhì)和法律知識(shí)外，還應(yīng)特別注意其科學(xué)文化知識(shí)和過硬專業(yè)技能的培養(yǎng)和提高，以使高校的檔案工作隊(duì)伍逐漸成為一支具有綜合素質(zhì)的、全面發(fā)展的、能夠?yàn)楦咝n案部門所用的、符合社會(huì)發(fā)展需要的高校檔案工作團(tuán)隊(duì)。

綜上所述，加強(qiáng)高校檔案資源建設(shè)是目前各高校檔案部門一項(xiàng)緊迫的任務(wù)。我們只有深刻認(rèn)識(shí)到高校檔案資源建設(shè)的重要意義，以對(duì)歷史、對(duì)學(xué)校、對(duì)高校檔案事業(yè)負(fù)責(zé)的精神，認(rèn)真謀劃檔案資源建設(shè)，才能使高校檔案工作在學(xué)校發(fā)展、社會(huì)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。

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