新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)優(yōu)化升級模式研究

吳玉萍

（桂林航天工業(yè)學(xué)院 教務(wù)處，廣西 桂林 541004）

新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)優(yōu)化升級模式研究

吳玉萍

（桂林航天工業(yè)學(xué)院 教務(wù)處，廣西 桂林 541004）

升格為本科院校后，原有教務(wù)管理系統(tǒng)逐漸不能適應(yīng)本科教學(xué)的需要，對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級勢在必行。文章首先分析了新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)與本科教學(xué)之間存在的適應(yīng)問題，在此基礎(chǔ)上提出自主研發(fā)、購買引進(jìn)和研發(fā)與引進(jìn)相結(jié)合這三種系統(tǒng)優(yōu)化升級模式，并對三種模式的利弊進(jìn)行了分析，這對新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)模式的選擇具有參考意義。

新建本科院校 教務(wù)管理系統(tǒng) 優(yōu)化升級模式

一、新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)與本科教學(xué)的適應(yīng)問題

1.原有的教務(wù)管理模式對新形勢的適應(yīng)性不夠。

信息管理系統(tǒng)都蘊含著使用者的管理理念，教務(wù)管理系統(tǒng)也不例外。高職高專院校升格為本科院校，辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，管理體制的改革，教務(wù)管理工作的復(fù)雜度不斷增加。所有這些，都對原有的教務(wù)管理模式產(chǎn)生沖擊，具體體現(xiàn)在：

（1）對教務(wù)管理工作的認(rèn)識不夠。認(rèn)為教務(wù)管理只是作為教師教學(xué)和學(xué)生管理的輔助工具，直接導(dǎo)致對教務(wù)管理的投入不足。很多新升本科院校還沿用原來的教務(wù)管理方式，以手工或者半手工形式組織和管理教學(xué)信息和各項教務(wù)工作，這些低水平的管理手段無疑對教務(wù)管理效率和教學(xué)水平的提高造成了極大阻礙。

（2）教務(wù)管理人員的培訓(xùn)不夠。教務(wù)管理人員的管理水平參差不齊，大部分教務(wù)管理人員的管理水平處于較低水平，導(dǎo)致管理理念死板、管理模式僵化，教學(xué)事故頻發(fā)。而且學(xué)校對教務(wù)管理人員的重視程度不夠，缺乏合理的待遇和激勵措施，教務(wù)管理人員的變動頻繁，不利于教務(wù)管理隊伍的穩(wěn)定。

（3）教務(wù)管理工作方式落后，管理分工不明確。部分新建本科院校還沿用原來的教務(wù)管理學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)制，導(dǎo)致權(quán)力過于集中，教務(wù)管理人員自主性不足，影響教務(wù)管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

因此，新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵是教務(wù)管理模式、教務(wù)管理人員的管理理念等方面的轉(zhuǎn)變。

2.教務(wù)管理系統(tǒng)功能單一，資源共享不夠。

高校教務(wù)管理系統(tǒng)涉及眾多方面，包括教學(xué)資源、教學(xué)計劃、教學(xué)安排、學(xué)籍管理、教學(xué)考評、考試事務(wù)、成績管理、教材管理、等級考試等諸多環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)并不是孤立存在的，而是按照高等教育的內(nèi)在邏輯、管理的普遍規(guī)律進(jìn)行整合。教務(wù)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)幾乎涵蓋了整個學(xué)校的信息資源，與學(xué)生管理、教師教學(xué)、招生就業(yè)、財務(wù)管理等職能模塊都有千絲萬縷的聯(lián)系。

但是目前的新建本科院校的教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)，絕大多數(shù)停留在各自為政的階段，與其他職能部門缺少必要聯(lián)系，系統(tǒng)的功能也僅局限于日常教學(xué)事務(wù)，開放性差，與學(xué)?；A(chǔ)資源的共享度不高，一旦涉及其他比如招生、財務(wù)等方面問題，就會又回到原來低水平的手工勞作階段，直接導(dǎo)致教務(wù)管理信息化程度不高，管理效率低下。

3.教務(wù)管理系統(tǒng)不能滿足高校個性化需求。

高等教育改革步伐不斷加快，專業(yè)培養(yǎng)方案不斷調(diào)整和更新，但是教務(wù)管理系統(tǒng)的水平高低不齊。對于不同規(guī)模、不同類型、不同管理特色的高校，教務(wù)管理系統(tǒng)的自有模塊與各高校的教學(xué)管理制度很難做到有效統(tǒng)一。教務(wù)管理系統(tǒng)在實際的運行過程中，往往出現(xiàn)系統(tǒng)的程序設(shè)計與高校教學(xué)改革發(fā)展需要不相協(xié)調(diào)的問題，但是，迫于人力、物力、財力的限制，新建本科院校也很少對一次性建設(shè)的教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行更新升級，從而制約了學(xué)校教務(wù)管理的發(fā)展與改革。

4.新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)不能適應(yīng)本科組織結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型。

升為本科院校后，隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大與辦學(xué)層次的提高，本科院校的組織結(jié)構(gòu)也需要發(fā)生改變。辦學(xué)目標(biāo)和功能的不同，導(dǎo)致本?？圃盒＝M織結(jié)構(gòu)存在許多差異。升為本科院校后，學(xué)校的決策權(quán)力分散、重心下移，二級教務(wù)管理模式凸顯，二級學(xué)院在很大程度上具有自己的決策權(quán)力，在教學(xué)計劃、課程安排、師資引進(jìn)等方面有較大自主權(quán)。

但是，由于教務(wù)管理系統(tǒng)沒有做到或者不能完全做到對數(shù)據(jù)進(jìn)行完整性約束，很多新建本科院校出于數(shù)據(jù)規(guī)范性的考慮，很多二級職能不敢下放給系部。二級學(xué)院管理內(nèi)容越來越多，管理事務(wù)具體而繁雜，以前的管理流程已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)在的新形勢和新目標(biāo)。

二、新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)優(yōu)化升級的基本模式

1.自主開發(fā)模式。

高校在軟件開發(fā)方面具有人才、知識和設(shè)備等方面的天然優(yōu)勢，利用高校自身內(nèi)部的知識和技術(shù)資源優(yōu)勢，很多新建本科院校選擇自主研發(fā)教務(wù)管理系統(tǒng)。部分高校組織專門的管理技術(shù)人員，如由教務(wù)處牽頭，聯(lián)合學(xué)?，F(xiàn)代教育技術(shù)中心、計算機(jī)系等相關(guān)專業(yè)人員，注重梯隊建設(shè)，組建團(tuán)隊，以教務(wù)處為系統(tǒng)開發(fā)控制中心，其他部門如院系等作為工作站，總體規(guī)劃，分步實施。

首先，將教務(wù)管理系統(tǒng)分成若干相對獨立、互相支持的子系統(tǒng)，以教學(xué)計劃為基礎(chǔ)，以其他各子系統(tǒng)的互相協(xié)調(diào)運作構(gòu)成一個全面系統(tǒng)。兼顧數(shù)據(jù)的規(guī)范性與系統(tǒng)的開放性，實現(xiàn)整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源共享。嚴(yán)格按照本科教務(wù)管理流程，院系、教務(wù)處之間能夠通過網(wǎng)絡(luò)相互傳遞共享信息，教務(wù)處還可以通過系統(tǒng)了解院系的教學(xué)執(zhí)行和教務(wù)管理情況，實時、適時做出決策控制。

同時，開發(fā)出的系統(tǒng)時刻接受實踐的檢驗，不斷修正和完善，根據(jù)具體環(huán)節(jié)的需要進(jìn)行再設(shè)計與開發(fā)，有針對性地解決教務(wù)管理問題，做到系統(tǒng)邊設(shè)計研制，邊開發(fā)應(yīng)用，力求開發(fā)的系統(tǒng)符合本校的教務(wù)管理理念，方便、快捷、高效，并具有良好的交互性和可操作性。

2.購買引進(jìn)模式。

很多新建本科院校由于技術(shù)人員的短缺和開發(fā)周期的限制，尚不具備自主開發(fā)教務(wù)管理系統(tǒng)的實力，通常以直接引進(jìn)商業(yè)化綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的形式構(gòu)建本校的教務(wù)管理系統(tǒng)，目前，市場上功能完善的綜合教務(wù)管理系統(tǒng)軟件產(chǎn)品較多，如清華大學(xué)開發(fā)的UEAS高校教務(wù)管理系統(tǒng)，湖南青果軟件有限公司的教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，杭州正方軟件股份有限公司的正方高?，F(xiàn)代教學(xué)管理信息系統(tǒng)，湖南強(qiáng)智科技發(fā)展有限公司的強(qiáng)智綜合教務(wù)管理系統(tǒng)，等等。

市場上現(xiàn)有的教務(wù)管理系統(tǒng)按照管理模式分主要有C/S模式、B/S模式及C/S與B/S相結(jié)合等三種模式。C/S模式是指由客戶機(jī)與服務(wù)器組成的二層結(jié)構(gòu)系統(tǒng)平臺模式。這種模式的優(yōu)點是功能強(qiáng)大，交互性強(qiáng)。B/S模式是指用戶通過瀏覽器訪問數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進(jìn)行管理的模式。這種結(jié)構(gòu)最主要的優(yōu)勢在于其開放性，只要電腦安裝了網(wǎng)頁瀏覽器，就可以根據(jù)用戶名和密碼登錄數(shù)據(jù)服務(wù)器進(jìn)行操作管理，覆蓋面廣且使用簡單。因C/S和B/S模式各具優(yōu)勢，現(xiàn)在常用的教務(wù)管理系統(tǒng)多采用C/S與B/S模式相結(jié)合的管理模式，即在學(xué)校內(nèi)的各主要教學(xué)管理部門安裝客戶端軟件，供專門的教學(xué)管理人員使用，同時架設(shè)web服務(wù)器，供教師和學(xué)生在網(wǎng)絡(luò)上查詢相關(guān)教學(xué)信息。這樣的管理模式將大部分的管理工作放在客戶端，減輕了數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的負(fù)荷，同時擴(kuò)大了網(wǎng)絡(luò)教務(wù)管理系統(tǒng)的覆蓋面，管理效率較高。

在決定購買商業(yè)化的教務(wù)管理系統(tǒng)前，必須進(jìn)行系統(tǒng)功能基本需求分析，即擬引進(jìn)的教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)具備哪些基本功能和要求。在滿足基本功能的基礎(chǔ)上，分析系統(tǒng)特殊功能需求，即根據(jù)學(xué)校教務(wù)管理工作的實際，對即將購買的教務(wù)管理系統(tǒng)具備的功能提出特殊要求，主要包括購買引進(jìn)后根據(jù)自身需要進(jìn)一步修改和完善的功能和要求。整個過程中，高校需結(jié)合自身實際，建設(shè)符合自己需要的教務(wù)管理系統(tǒng)，形成學(xué)校教務(wù)管理工作特色。

3.引進(jìn)與自主開發(fā)相結(jié)合模式。

一些新建本科院校在建設(shè)綜合教務(wù)管理系統(tǒng)時，分析以上兩種教務(wù)管理系統(tǒng)升級方式后，選用了與軟件公司合作共建的方式，即引進(jìn)與開發(fā)相結(jié)合。這種方式是新建本科院校在充分調(diào)研購買商業(yè)化教務(wù)管理軟件的弊病，同時具有一定的自主研發(fā)能力的基礎(chǔ)上做出的選擇。

本科院校在充分利用自身資源，發(fā)揮自主開發(fā)能力，針對自身教務(wù)管理工作的特點即管理功能進(jìn)行軟件設(shè)計，對整個教務(wù)管理流程進(jìn)行調(diào)研和再造，貼合實際分析自主開發(fā)模塊，包括學(xué)校自身個性化需求的一些模塊，同時挑選相應(yīng)的商業(yè)公司做得比較成熟的通用模塊進(jìn)行購買引進(jìn)。自主開發(fā)的模塊主要針對所在高校，通用模塊是所有高校教務(wù)管理系統(tǒng)中共有的功能模塊，二者相結(jié)合，開發(fā)出個性化的符合學(xué)校自身特點的教務(wù)管理系統(tǒng)，這樣形成的“個性”與“共性”相結(jié)合的教務(wù)管理系統(tǒng)能最大限度地滿足學(xué)校教務(wù)管理的需求。

三、新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)優(yōu)化升級模式的利弊分析

1.自主開發(fā)模式的利弊。

由高校從自身主體地位出發(fā)研究設(shè)計教務(wù)管理系統(tǒng)，能夠很好地解決教學(xué)管理系統(tǒng)本土化問題。教務(wù)人員作為教務(wù)管理系統(tǒng)的主體，直接參與系統(tǒng)的設(shè)計，由于其對本院校的實際情況十分熟悉，最了解所在高校的組織結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度和辦事風(fēng)格，這樣開發(fā)的教務(wù)管理系統(tǒng)就不僅是一個管理工具，開發(fā)系統(tǒng)和教務(wù)管理的過程也有機(jī)結(jié)合，這樣研發(fā)的教務(wù)管理系統(tǒng)更加適用于本校，同時便于日后的修改、維護(hù)及對本校教職工的使用進(jìn)行培訓(xùn)。

但是這種模式也存在弊端：研發(fā)團(tuán)隊的力量強(qiáng)弱及其穩(wěn)定性直接影響系統(tǒng)的后續(xù)建設(shè)工作，直接關(guān)系系統(tǒng)建設(shè)任務(wù)能否順利實施；系統(tǒng)穩(wěn)定性、拓展性和通用性不強(qiáng)，不利于維護(hù)和升級；教務(wù)管理人員的流動性也會對系統(tǒng)的維護(hù)和更新造成麻煩，一旦系統(tǒng)設(shè)計者離開本職工作，甚至可能造成系統(tǒng)癱瘓或停用；同時，學(xué)校經(jīng)費的投入，相應(yīng)規(guī)章制度的建設(shè)，都會影響教學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)的實施。

2.直接購買引進(jìn)模式的利弊。

商業(yè)化運作良好的軟件公司開發(fā)出的系統(tǒng)一般技術(shù)含量高，功能強(qiáng)大，系統(tǒng)的靈活性、易用性、安全性、穩(wěn)定性、擴(kuò)展性和通用性較好，而且，運作周期短，只需要在原來成熟的系統(tǒng)軟件上稍作修改即可上線運行。

但是，由于商業(yè)軟件公司缺乏高校教務(wù)管理實踐經(jīng)驗，對教務(wù)管理業(yè)務(wù)的了解不夠，導(dǎo)致對教務(wù)管理的一些細(xì)節(jié)問題處理得不夠深入。其次，基于商業(yè)利益的角度考慮，軟件公司為了盡快完成系統(tǒng)驗收，在進(jìn)行系統(tǒng)的初始化安裝后，只給予短時間的系統(tǒng)測試，就催促高校簽訂驗收協(xié)議。高校往往缺少深入測試和全面驗收的環(huán)節(jié)，導(dǎo)致最終系統(tǒng)在使用過程中問題頻出。最后，軟件公司的售后服務(wù)的好壞也直接影響系統(tǒng)的使用效率高低。一旦驗收成功，隨著教學(xué)改革的不斷深入，教務(wù)系統(tǒng)出現(xiàn)不適應(yīng)教學(xué)管理需要的地方，再找研發(fā)公司的時候，就必須進(jìn)行二次投入。很多新建本科院校在升級教務(wù)管理系統(tǒng)時，往往是一次性投入之后，受限于經(jīng)費等原因，很少根據(jù)教務(wù)管理的實際進(jìn)行定期更新和維護(hù)，使得教務(wù)管理系統(tǒng)滿足不了管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要，阻礙教務(wù)管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

3.引進(jìn)和自主開發(fā)結(jié)合模式的利弊。

這種方式綜合了上述兩種方式的優(yōu)點，教務(wù)管理人員直接參與教務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)，自主開發(fā)符合自身特色的系統(tǒng)功能模塊，引進(jìn)各高校使用成熟的教務(wù)管理系統(tǒng)模塊，不僅充分發(fā)揮了自身資源優(yōu)勢，節(jié)省了經(jīng)費的投入，而且最大限度地共享了資源，使開發(fā)出的系統(tǒng)能最大限度地滿足自己的需要。從理論上講這是教務(wù)管理系統(tǒng)優(yōu)化升級的最理想方式。

但是實際調(diào)研發(fā)現(xiàn)這種方式也存在弊端，主要表現(xiàn)為：首先，教務(wù)管理系統(tǒng)不是各功能模塊的堆積，不能簡單地進(jìn)行拆分，這就導(dǎo)致自主開發(fā)的模塊與從軟件公司購買的模塊之間的無縫對接很難實現(xiàn)；其次，高校與軟件公司容易各自從自身角度出發(fā)，對于系統(tǒng)運行中產(chǎn)生的問題往往將責(zé)任歸咎于對方，高校甚至?xí)谲浖?yīng)用過程中出現(xiàn)抵觸情緒。

四、結(jié)語

新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)，應(yīng)充分尊重本校需要及高等教育改革與發(fā)展的要求，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，購買較為符合自身需要且應(yīng)用成熟的教務(wù)管理系統(tǒng)，教務(wù)管理人員必須作為主體參與系統(tǒng)后續(xù)的改進(jìn)與研發(fā)，不斷更新完善，使其長期、穩(wěn)定、有序地運行和使用。

新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級是一個循序漸進(jìn)、不斷完善的過程，不可能一蹴而就。充分認(rèn)識教務(wù)管理系統(tǒng)各種優(yōu)化升級模式及其優(yōu)缺點，對新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)具有重要意義。

［1］陳新民.新建本科院校轉(zhuǎn)型研究［J］.教育發(fā)展研究，2009（1）：46-49.

［2］鄭繼兵，方園.高校綜合教務(wù)管理系統(tǒng)本地化應(yīng)用現(xiàn)狀及發(fā)展建議［J］.長春工業(yè)大學(xué)學(xué)報高教研究版，2012（3）：86-87，129.

［3］余輝.高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀及改進(jìn)［J］.網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與應(yīng)用，2013（9）：116-117.

桂林航天工業(yè)學(xué)院2013年度教學(xué)改革研究項目（編號：2013JB32）階段性成果。