如何優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度

宋宇

[摘 要]伴隨著改革開放進(jìn)程的逐步加快，我國的經(jīng)濟(jì)也飛速的增長。各大事業(yè)單位不斷發(fā)展壯大的同時也需要伴隨著更為頻繁的人事調(diào)動與更替。然而各部門人員的調(diào)動必然會給該部門的日常工作帶來一定的影響，因此對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理優(yōu)化能夠幫助各單位更加高效的進(jìn)行人事考評，進(jìn)而幫助事業(yè)單位更為合理合理的進(jìn)行部門之間的人事調(diào)動。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化

人事檔案是各大事業(yè)單位進(jìn)行人事考評時最重要的參考指標(biāo)之一，其關(guān)系到各事業(yè)單位或部門進(jìn)行人事調(diào)整使得人員調(diào)動與安排，因此其對事業(yè)單位的發(fā)展具有十分重要的作用。進(jìn)行人事檔案管理需要對部門各成員的文字信息進(jìn)行嚴(yán)格的收集、整理、保管、鑒定以及統(tǒng)計的工作，盡管我國也曾經(jīng)頒布過許多有關(guān)于人事檔案管理的制度，但效果卻不太理想，如何更好地優(yōu)化事業(yè)單位的人事檔案管理制度依舊是我國各事業(yè)單位所面臨的瓶頸。

1.我國人事檔案管理所面臨的瓶頸問題

我國雖然曾經(jīng)頒布過人事檔案管理方面的法律也制定過相應(yīng)的規(guī)章制度，但就目前而言，我國事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀依舊不容樂觀?？偨Y(jié)起來我國人事檔案管理制度共存在一下幾點問題。

1.1管理意識薄弱

人事檔案管理意識薄弱是我國企事業(yè)單位人事檔案管理所面臨的首要問題，許多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在思想上沒有意識到檔案管理的重要性，認(rèn)為人事檔案管理是可有可無的部分，只要有人在進(jìn)行檔案管理就行了。這就導(dǎo)致了事業(yè)單位職工對人事檔案管理沒有清晰的認(rèn)識，沒有很好的進(jìn)行檔案管理工作。

1.2檔案管理人員素質(zhì)不夠

目前在很多企事業(yè)單位中，進(jìn)行人事檔案管理一般屬于“閑差”，而進(jìn)行檔案管理的工作人員普遍沒有進(jìn)行過專業(yè)的檔案管理方面的培訓(xùn)，在整理檔案時只能一邊實踐一邊進(jìn)行學(xué)習(xí)，因此管理檔案時也不夠?qū)I(yè)。另外，有些檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理的過程中，利用職務(wù)之便修改他人檔案，進(jìn)而為自己謀取利益，這樣也給人事檔案管理的過程中帶來了很大的困難。

1.3管理方式存在弊端

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的廣泛普及，我國現(xiàn)已逐步進(jìn)入信息化社會。然而現(xiàn)如今我國企事業(yè)單位的人事檔案管理還是以手工操作紙質(zhì)版材料為主。而紙質(zhì)版的材料不僅不易存儲、已損壞，易丟失。另外，進(jìn)行人工操作進(jìn)行檔案管理時需要記錄大量的數(shù)據(jù)信息，這項工作繁瑣復(fù)雜，十分容易出錯，并且需要耗費(fèi)大量的人力進(jìn)行整理，也給檔案管理工作帶來了很大的難度。

很多企事業(yè)單位的檔案管理人員對利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行人事檔案管理的安全性和全面性存在懷疑，這就在很大程度上限制了人事檔案管理電子化的迅速實現(xiàn)。既便是有些事業(yè)單位利用到了電子化的人事檔案管理系統(tǒng)，也只是簡單的將檔案目錄以及個人信息存放在電腦里以方便查閱，具體檔案的檢索和最終的出借都依然是憑借檔案管理人員手工操作。

2.優(yōu)化人事檔案管理制度的舉措

在深入了解到事業(yè)單位進(jìn)項人事檔案管理所面臨種種問題后如何對其進(jìn)行優(yōu)化亟待我們思考。事業(yè)單位自身提高檔案管理意識，逐步培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，在管理意識上做到與時俱進(jìn)、建立信息化人事管理檔案，定期對檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)管，這樣才能幫助事業(yè)單位更好地開展檔案管理工作。以下便對這幾方面進(jìn)行展開分析。

2.1加強(qiáng)檔案管理意識，做好檔案管理的宣傳工作

要想進(jìn)行人事檔案管理制度的優(yōu)化改革首先就需要企事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要從自身做起，深刻的了解人事檔案管理的重要性，正確、嚴(yán)肅的對待人事檔案管理工作，給下屬樹立一個好榜樣。另外，進(jìn)行人事檔案管理的工作人員也要擺正自己的觀點，積極對待自己的工作，在進(jìn)行檔案的收集工作時主動向職工宣傳人事檔案管理的重要性以及對個人發(fā)展的影響，鼓勵職工主動上報真實、可靠、全面的檔案材料，并且準(zhǔn)確讓職工了解到及時歸還檔案對自身的益處，力求做到檔案的真實可靠、無遺漏。

2.2培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

人事檔案的管理人員需要熟知檔案管理方面的專業(yè)知識以及相關(guān)的法律法規(guī)，才能更加合理有效的進(jìn)行檔案的整理分析。因此就需要各大企事業(yè)單位主動對專業(yè)素質(zhì)較差檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時檔案管理工作人員自身也要積極主動學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，切實掌握整理檔案的技巧，以提升專業(yè)素質(zhì)。另外，人事檔案管理工作人員還要清楚自身職責(zé)，嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，切實維護(hù)所管轄人員的檔案利益。而事業(yè)單位的管理者還要定期聽取匯報，在年度的總結(jié)報告中切實了解本機(jī)構(gòu)檔案管理工作的成績和不足，以促進(jìn)解決檔案管理中的問題，加強(qiáng)對檔案管理人員的繼續(xù)教育，并且有側(cè)重性地對檔案管理人員工作業(yè)績突出的人員給予積極評價或獎勵。

2.3采取檔案管理新方式，建立信息化檔案

要想更好地進(jìn)行人事檔案管理的工作還需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)具有與時俱進(jìn)的思想，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并且聘請相應(yīng)的電腦工作人員，盡快實現(xiàn)人事檔案的電子化，以提高人事檔案管理的工作效率，通過使用各種終端設(shè)備，根據(jù)利用者不同的需要給予相應(yīng)的權(quán)限，提供自動化服務(wù)。在時機(jī)和技術(shù)成熟時，可以提供更多遠(yuǎn)程數(shù)字化服務(wù)。這樣不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，更是極大方便相關(guān)人員的借閱，使檔案在更多地方發(fā)揮更大的作用。

2.4建立有效的檔案監(jiān)管機(jī)制

針對人事檔案管理過程中有些管理者修改檔案信息或者企業(yè)人員虛假瞞報的現(xiàn)象，還需要各大企事業(yè)單位建立起一套切實有效的檔案監(jiān)管機(jī)制，定期規(guī)范和考察證實相關(guān)資料的真實性，建立有效的借出和歸還的管理體系從而使整個流程更加的嚴(yán)謹(jǐn)周密，不讓某些有心人有機(jī)可乘。也只有這樣才能保證檔案的安全可靠。

3.結(jié)語

人事檔案管理關(guān)系到各事業(yè)單位或部門進(jìn)行人事調(diào)整使得人員調(diào)動與安排，對事業(yè)單位的發(fā)展具有十分重要的作用。準(zhǔn)確了解現(xiàn)今事業(yè)單位或部門在人事檔案管理方面存在的弊端，不斷加強(qiáng)各企事業(yè)單位的檔案管理意識，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，建立健全檔案監(jiān)管機(jī)制，更好地優(yōu)化事業(yè)單位的人事檔案管理制度，對我國事業(yè)單位發(fā)展具有積極地現(xiàn)實意義。

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