淺談檔案服務(wù)工作

劉學(xué)軍

[摘 要]檔案是一個(gè)社會(huì)時(shí)代的寶貴信息和文化精神財(cái)富。檔案利用服務(wù)既是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作生存、發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。隨著時(shí)代的進(jìn)步，人們對(duì)檔案的利用需求越來(lái)越多，對(duì)服務(wù)要求越來(lái)越高，以往傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作已難以滿(mǎn)足當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要。檔案部門(mén)和檔案工作者應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)新檔案服務(wù)工作機(jī)制，才能使檔案事業(yè)煥發(fā)出新的生命活力，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]檔案服務(wù)；工作探析

一、傳統(tǒng)檔案服務(wù)存在的主要問(wèn)題

傳統(tǒng)檔案服務(wù)存在的主要問(wèn)題大致表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是服務(wù)觀念差，服務(wù)意識(shí)淡漠。對(duì)館藏資源偏重于保管而輕于利用，甚至是藏而不用，把自身等同于機(jī)關(guān)衙門(mén)，對(duì)于普通檔案利用者一副居高臨下的姿態(tài)；二是坐等上門(mén)，被動(dòng)服務(wù)?！绑w現(xiàn)在為讀者服務(wù)上就是坐等讀者上門(mén)，讀者問(wèn)什么就答什么，館里有什么就提供什么?！比狈Ψ?wù)的主動(dòng)性和積極性；三是館藏檔案門(mén)類(lèi)單一，利用率、查全率和查準(zhǔn)率不高。館藏檔案大多是歷史資料和機(jī)關(guān)公文檔案，民生檔案、科技檔案、特色檔案等資源少，影響到檔案資源的有效利用；四是服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)形式和服務(wù)手段單調(diào)落后。傳統(tǒng)檔案館大多在服務(wù)上提供的是：一間用于查閱的閱覽室，一套流水賬本似的案卷目錄，一種你查我調(diào)、不冷不熱的服務(wù)流程；五是服務(wù)對(duì)象單一，服務(wù)面狹窄。各級(jí)檔案館的利用服務(wù)對(duì)象大多僅限于黨政機(jī)關(guān)及其工作人員，滿(mǎn)足其工作查考之需。中小單位、私營(yíng)企業(yè)和普通百姓能走進(jìn)其中的很少，基本不在其服務(wù)之列。

以上情況嚴(yán)重制約著檔案事業(yè)的發(fā)展，使得檔案工作與時(shí)代的要求差距較大。如果說(shuō)這樣的服務(wù)在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下還可以維持的話(huà)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，特別是當(dāng)今信息時(shí)代就很難適應(yīng)了。創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，必須打破這種看家守?cái)偟膫鹘y(tǒng)服務(wù)方式。

二、創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制的必然性

首先，就事物發(fā)展上來(lái)講，歷史在前進(jìn)，社會(huì)在發(fā)展。當(dāng)今21世紀(jì)，是一個(gè)快速發(fā)展的知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代的社會(huì)。就我國(guó)來(lái)說(shuō)，特別是改革開(kāi)放以來(lái)，國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各個(gè)方面都發(fā)生了前所未有的新變化。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代的大背景下，我國(guó)實(shí)施了以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心工作的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移，提出了依靠科學(xué)發(fā)展建設(shè)小康社會(huì)、和諧社會(huì)的奮斗目標(biāo)。由于檔案是重要的信息資源，在當(dāng)前信息化時(shí)代這一大背景下，無(wú)論是國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)、政府機(jī)關(guān)還是單位集體、普通公民，都對(duì)檔案服務(wù)表現(xiàn)出前所未有的渴求與需要。面對(duì)新的形勢(shì)，檔案工作者必須解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，注重檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，全面創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。

其次，就檔案服務(wù)本身來(lái)講，社會(huì)對(duì)檔案的利用服務(wù)也隨著客觀變化了的生活需求、環(huán)境和物質(zhì)條件而出現(xiàn)新的變化?！皶r(shí)代的發(fā)展要求檔案在內(nèi)容上越來(lái)越多，在利用頻率上越來(lái)越高，在服務(wù)領(lǐng)域上越來(lái)越廣，在服務(wù)方式上越來(lái)越活”。具體說(shuō)來(lái)，一是對(duì)檔案資源內(nèi)容的需求，不再僅限歷史研究資料，而是更多地轉(zhuǎn)向與經(jīng)濟(jì)建設(shè)和日常生活緊密相關(guān)的材料；二是檔案利用群體的變化和擴(kuò)大。隨著計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)簡(jiǎn)單的進(jìn)館查閱、手工檢索等形式已不能滿(mǎn)足用戶(hù)的要求，需要引入新的技術(shù)手段，依托電腦和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)利用服務(wù)上的數(shù)字化、自動(dòng)化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化。

由此可見(jiàn)，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制是應(yīng)對(duì)時(shí)代變革，推進(jìn)檔案工作開(kāi)創(chuàng)新局面的必由之路和必然選擇?！皺n案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新和實(shí)踐是科學(xué)發(fā)展檔案事業(yè)的內(nèi)在要求，也是檔案工作適應(yīng)改革發(fā)展，更好地實(shí)踐檔案經(jīng)濟(jì)社會(huì)作用的根本保證”。

三、創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制的基本切入點(diǎn)

首先，就廣義上來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)包括以下幾個(gè)方面：一是政策法規(guī)上的創(chuàng)新。檔案服務(wù)工作要加強(qiáng)法律、法規(guī)和制度上的建設(shè)，使檔案利用服務(wù)做到有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究。二是工作理論上的創(chuàng)新。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的確立和發(fā)展，以及現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，以新型信息數(shù)碼技術(shù)為特征的新型電子檔案的出現(xiàn)，帶來(lái)了對(duì)傳統(tǒng)檔案理論的沖擊與挑戰(zhàn)，有待檔案理論工作者做大膽的理論創(chuàng)新，以適應(yīng)和指導(dǎo)檔案服務(wù)工作的新實(shí)踐。三是管理體制上的創(chuàng)新。檔案工作的基本業(yè)務(wù)內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管和開(kāi)發(fā)利用，是一套緊密相連的工作流程。要?jiǎng)?chuàng)新，必須有健全、完善的工作機(jī)制來(lái)保證，以克服和防止工作中的隨意性、盲目性。要有一個(gè)系統(tǒng)完整的程序來(lái)約束和規(guī)范，真正形成一套職責(zé)明確，程序嚴(yán)謹(jǐn)，落實(shí)有力，運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的工作機(jī)制。

其次，從狹義上講應(yīng)包括以下幾點(diǎn)：一是服務(wù)思想和服務(wù)意識(shí)的創(chuàng)新。要解放思想，更新重藏輕用的傳統(tǒng)觀念，革除看攤守店的習(xí)慣思維，打破坐等上門(mén)、被動(dòng)服務(wù)的陳舊思想，增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性、積極性。要“大力弘揚(yáng)緊跟時(shí)代、開(kāi)拓創(chuàng)新的精神，進(jìn)一步樹(shù)立改革意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、超前意識(shí)、文化意識(shí)、科技意識(shí)、效益意識(shí)、法律意識(shí)和開(kāi)放意識(shí)，為創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制打下良好的思想基礎(chǔ)。”努力做到黨和政府的工作開(kāi)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里、服務(wù)到哪里；社會(huì)事業(yè)發(fā)展到哪里，檔案工作就保障到哪里；人民群眾需要什么服務(wù)，檔案工作就提供什么服務(wù)。二是服務(wù)內(nèi)容與形式的創(chuàng)新。既要注重圍繞黨和政府的中心工作為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，又要注重為建設(shè)和諧小康社會(huì)滿(mǎn)足廣大人民群眾的需要服務(wù)。加強(qiáng)科技檔案、專(zhuān)業(yè)檔案和特色檔案的建設(shè)，提高服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性。既提供查簡(jiǎn)單閱服務(wù)，又提供深層次編研服務(wù)，逐步擴(kuò)大特色服務(wù)和上門(mén)服務(wù)，舉辦“檔案下鄉(xiāng)”、“檔案進(jìn)萬(wàn)家”等活動(dòng)。

總的來(lái)說(shuō)，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制就是要緊緊圍繞黨的中心工作，圍繞全面建設(shè)小康社會(huì)奮斗目標(biāo)，落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，堅(jiān)持解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，努力使檔案工作更加貼近社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，貼近群眾生活需要，滿(mǎn)足社會(huì)多方面的服務(wù)要求。最終實(shí)現(xiàn)檔案管理主體由封閉型向開(kāi)放型的根本轉(zhuǎn)變，管理職能由保管型向利用型的根本轉(zhuǎn)變，服務(wù)理念由被動(dòng)的要我服務(wù)向主動(dòng)的我要服務(wù)的根本轉(zhuǎn)變。

參考文獻(xiàn)：

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[2]馬小凡.民生檔案利用服務(wù)實(shí)踐中的問(wèn)題反思[A].檔案安全與檔案服務(wù)——2011年甘肅省檔案工作者年會(huì)論文集[C]，2011年.