淺談醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化

韓飛

[摘 要]醫(yī)院檔案是醫(yī)院整個發(fā)展歷史的真實寫照和原始記錄。文書檔案是反映醫(yī)院黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。它記錄了醫(yī)院所從事的各類管理活動，為互相聯(lián)系和處理事務(wù)等實際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，電子信息科學(xué)地不斷進(jìn)步，醫(yī)院文書管理也需要更系統(tǒng)化、程序化、具有科學(xué)性地進(jìn)行管理，文書檔案工作更為突出自動化管理。

[關(guān)鍵詞]檔案；文書；管理

醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，它就像一部歷史記錄片反映著醫(yī)院發(fā)展的不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫(yī)院發(fā)展歷程的見證。文書檔案是檔案工作的重要組成部分，是由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成，其檔案信息資源對醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)療課題開發(fā)、醫(yī)院文書檔案自動化建設(shè)等方面均有重要作用。

一、要高度重視文書檔案自動化管理工作

（一）能夠提高辦公效率。隨著計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新發(fā)展以及無紙化辦公的出現(xiàn)，使得檔案管理模式從手工操作轉(zhuǎn)化為計算機(jī)操作，使得文書檔案的存儲方式也發(fā)生了根本性的變化，特別是在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理工作，工作人員的勞動負(fù)荷很大，純手工的管理工作，使檔案管理工作復(fù)雜化。從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问健，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了快速便捷的管理手段，這不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除立卷歸檔、檢索查找的繁難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量。

（二）能夠有效的提高文書檔案管理的運行和使用效率。傳統(tǒng)醫(yī)院文書檔案管理過多依賴于純手工操作，對工作人員的要求比較高，但極易發(fā)生各種錯誤。而計算機(jī)擁有強大的處理信息能力，使得文件收集儲存和統(tǒng)計分類變得更加有序、便捷，文件起草、傳遞等各環(huán)節(jié)都變得更加簡單方便，辦公效率得到了有效提升。當(dāng)前，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展及目前正在進(jìn)行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，醫(yī)院檔案管理工作也步入了一個新的階段。如何提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足醫(yī)院各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，是醫(yī)院文書檔案工作的新課題。

（三）能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的共享。醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，它就像一部歷史記錄片反映著醫(yī)院發(fā)展的不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫(yī)院發(fā)展歷程的見證。隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，電子信息科學(xué)地不斷進(jìn)步，醫(yī)院文書管理也需要更系統(tǒng)化、程序化、具有科學(xué)性地進(jìn)行管理，檔案工作更為突出信息化管理。醫(yī)院文書檔案實施信息化管理后，使管理由單途徑發(fā)展到體系化管理，實現(xiàn)了檔案目錄與內(nèi)容的合并管理。檔案信息同載體分離，實現(xiàn)了同其它醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息的互聯(lián)互通，提高了檔案資源的利用效率，所調(diào)閱的信息能夠及時脫機(jī)處理和適時響應(yīng)，查準(zhǔn)率和查全率都得到了保證。

二、提升醫(yī)院文書檔案自動化管理與利用效果

（一）規(guī)范文書檔案管理與利用的基本體系。加強和規(guī)范文書檔案信息資源，是適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展和社會信息化建設(shè)的必然勢趨。過去我們沒有足夠意識到檔案信息資料的重要性，對隨時產(chǎn)生各種門類和載體的檔案資料，比如醫(yī)療、護(hù)理、科研、財務(wù)、榮譽、聲像等，認(rèn)為存放在檔案室就完成歷史使命，其實不然，正是那些被束之高擱、無人問津的檔案資料，對醫(yī)院各部門及醫(yī)院的可持性發(fā)展都有著非常積極的借簽作用。因此，醫(yī)院要采用文書檔案管理軟件必須符合多種文件存儲格式，具備內(nèi)聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)兩大檢索功能，支持信息的實時瀏覽，實現(xiàn)良好的數(shù)據(jù)存儲、收集整理、權(quán)限控制一體化管理。

（二）做好文書檔案是收集和整理。在當(dāng)今電子文件中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均已發(fā)生了變化，電子文件通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、多角度、有效的整序，而不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理，不同的用戶根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由的組合與分類。收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，收集質(zhì)量決定文書檔案管理的質(zhì)量。因此，文書檔案的收集和整理要按照及時、齊全、完整的原則，確保檔案收集渠道的暢通和信息靈敏。建立歸檔資料目錄，便于檢索使用。隨著信息化建設(shè)步伐的加快，更需要配備專業(yè)的電腦科技人才，及時收錄歸檔資料，實現(xiàn)無紙化辦公，充分做好檔案信息電子化的技術(shù)處理、保存、發(fā)展、演變和提取利用工作。

（三）提高檔案人員的綜合素質(zhì)。首先，應(yīng)該安心本職工作，熱愛檔案事業(yè)，有較強的事業(yè)心，懂得文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識，熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項法規(guī)和方針政策。其次，必須具有檔案工作人員的有關(guān)理論、業(yè)務(wù)、紀(jì)律、技能等方面的修養(yǎng)，做一名合格的檔案管理工作者。對在崗的專業(yè)人員應(yīng)定期地進(jìn)行教育培訓(xùn)，使他們在品德、業(yè)務(wù)、技能等方面有不斷提高，以適應(yīng)新形勢的要求。第三，采取“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式，逐步形成終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代發(fā)展而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。

三、結(jié)束語

隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的進(jìn)行和醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，以及人民群眾法制化觀念的逐步提高，醫(yī)院文書檔案管理信息數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)和應(yīng)用與臨床各科的緊密結(jié)合、融入和發(fā)展，必將帶動醫(yī)院新一輪觀念的變革。因此，加強文書醫(yī)院檔案管理力度，對貫徹落實醫(yī)療衛(wèi)生政策、法律法規(guī)，促進(jìn)醫(yī)院健康有序發(fā)展，保證醫(yī)院可持續(xù)建設(shè)具有十分重要的意義。

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