基于信息技術(shù)背景下的中學(xué)檔案管理研究

吳薇

[摘 要]隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，學(xué)校的教育和管理正經(jīng)歷著前所未有的變化，特別是檔案管理的改革。本文以信息技術(shù)為背景，闡述了在中學(xué)實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)的必要性和對(duì)策，并提出了在建設(shè)數(shù)字化檔案系統(tǒng)的過(guò)程中應(yīng)該注意的事項(xiàng)。

[關(guān)鍵詞]信息技術(shù)；中學(xué)；檔案管理

隨著我國(guó)社會(huì)的發(fā)展與科技的進(jìn)步，信息系統(tǒng)應(yīng)用已經(jīng)越來(lái)越廣泛。同時(shí)，由于國(guó)內(nèi)教育的改革進(jìn)一步加大了教學(xué)活動(dòng)中的信息需求，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足發(fā)展的需要。因此，越來(lái)越多的人開(kāi)始關(guān)注與重視檔案管理信息化的建設(shè)。

一、中學(xué)檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)的必要性

江澤民同志指出：“檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是黨和國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)?！眰鹘y(tǒng)檔案管理主要包括檔案庫(kù)房設(shè)置、檔類排架、檢索工作編制、檔案保護(hù)、檔案調(diào)查和檔案利用等方面。但是，隨著檔案范圍的擴(kuò)大，文件大幅增加，檔案管理技術(shù)急需改革以適應(yīng)信息管理的需求。學(xué)校檔案管理是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一。因此，中學(xué)作為向高校培育新生、為社會(huì)培養(yǎng)人才的基地，急需在教學(xué)過(guò)程、學(xué)生教師管理等方面更多地引用信息技術(shù)成果，將信息技術(shù)與檔案管理有機(jī)結(jié)合，從而提高學(xué)校的工作效率與效果。具體如下三方面所示：

1.中學(xué)檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)是中學(xué)發(fā)展的必然要求

隨著信息技術(shù)的發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)的普及，中學(xué)教育管理大量運(yùn)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立了數(shù)字化檔案以保存大量的數(shù)字化文件。越來(lái)越多的中學(xué)開(kāi)通了校園網(wǎng)，與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)和國(guó)內(nèi)教育網(wǎng)站相連接，從而為教學(xué)和管理提供先進(jìn)的技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。另外，由于相對(duì)于傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象，計(jì)算機(jī)管理檔案以光盤或移動(dòng)硬盤等形式更易保存與查詢，從而具有長(zhǎng)期保管、方便利用的優(yōu)勢(shì)。

2.中學(xué)檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)是提升中學(xué)教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要保障

有別于傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象共享性低等劣勢(shì)，實(shí)行中學(xué)檔案管理信息化一方面能更好的提升學(xué)校管理水平與質(zhì)量，另一方面能夠充分挖掘中學(xué)教學(xué)資料檔案信息的價(jià)值，提高整體的教學(xué)水平。

3.中學(xué)檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)是提高教學(xué)檔案價(jià)值的重要手段

通過(guò)對(duì)中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)，不斷開(kāi)發(fā)并利用現(xiàn)有的教學(xué)檔案信息資源，為學(xué)校提供更加優(yōu)質(zhì)的教學(xué)資料，從而為中學(xué)教學(xué)、管理等工作提供依據(jù)。因此，加強(qiáng)對(duì)中學(xué)檔案管理信息化的建設(shè)能夠提升中學(xué)的教學(xué)及服務(wù)水平，提高學(xué)校的工作效率和效果。

二、中學(xué)檔案管理運(yùn)用信息技術(shù)的對(duì)策

1.樹(shù)立正確的觀念，全員參與

根據(jù)2011年廣州市教育委員會(huì)負(fù)責(zé)人介紹，雖然廣州市屬省一級(jí)學(xué)校的綜合檔案室已經(jīng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，但是不少市一級(jí)的學(xué)校還處于標(biāo)準(zhǔn)以下。很多校領(lǐng)導(dǎo)及大多數(shù)的教職工都缺乏檔案管理意識(shí)，將檔案管理等同于傳統(tǒng)的人事檔案工作。很多人都認(rèn)為檔案管理與教學(xué)工作沒(méi)有關(guān)系，從而在心里不重視學(xué)校的檔案管理。由于缺少對(duì)檔案管理必要的認(rèn)知，很多學(xué)校平時(shí)并不收集整理應(yīng)歸檔的資料，造成資料流失、損壞等問(wèn)題。因此，需要從根本上提高中學(xué)教職工對(duì)檔案管理的重視，樹(shù)立正確的檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變固有的思想，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該帶頭提倡檔案管理信息化，樹(shù)立檔案管理意識(shí)，將教學(xué)資料檔案管理工作作為中學(xué)改革的重點(diǎn)。另外，由于學(xué)校每一位教職工都會(huì)產(chǎn)生檔案資料，是集體智慧的產(chǎn)物，比如上級(jí)頒發(fā)的文件、各類會(huì)議資料等。因此，需要全員參與，共同攜手進(jìn)行檔案管理，主動(dòng)積極進(jìn)行資料歸檔。

2.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，獎(jiǎng)罰分明

首先，基于中學(xué)檔案管理的實(shí)際情況，制定統(tǒng)一的教學(xué)資料檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從而保證資料的完整性與規(guī)范性，這也有利于對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，實(shí)現(xiàn)資源的共享。其次，要嚴(yán)格執(zhí)行中學(xué)的檔案管理制度，獎(jiǎng)罰分明。對(duì)按規(guī)按時(shí)按量上交檔案資料的老師進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，包括物質(zhì)和精神兩方面；對(duì)違反規(guī)定的老師則給予一定的處罰，從而保證檔案管理人員工作的積極性，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。最后，在注重檔案標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)，也要關(guān)注資料的安全性，加強(qiáng)中學(xué)檔案資料的保密意識(shí)，積極實(shí)行安全保密制度。

3.對(duì)紙質(zhì)和電子檔案嚴(yán)格把關(guān)，拒收不符要求的檔案

檔案都有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，比如案卷必須正確反映教學(xué)內(nèi)容，手續(xù)完整并有利于長(zhǎng)期保存；書(shū)面整潔，用統(tǒng)一鋼筆或簽字筆填寫(xiě)等。因此，在實(shí)進(jìn)行紙質(zhì)文件與電子檔案的歸檔工作時(shí)，需要對(duì)紙質(zhì)和電子檔案的質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)不符合歸檔要求的文件要求相應(yīng)的人員修改至符合要求后才可歸檔。

4.提升檔案管理的服務(wù)功能

由于中學(xué)的工作氛圍兩大類：教育和管理。其中教育工作時(shí)學(xué)校的一線工作，為學(xué)生提供教學(xué)服務(wù)；管理工作則是對(duì)教育工作的組織、調(diào)控、服務(wù)以及支持。管理工作面向教育過(guò)程，以教學(xué)為中心，促進(jìn)學(xué)生全方位發(fā)展。因此，為檔案管理的工作更多地是服務(wù)于教師，從而為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)的教育。為了便于收集、保存和利用檔案資料，提升檔案管理的服務(wù)功能，可以形成新的科組、教師和班主任工作手冊(cè)，以替代分散的科組、教師業(yè)務(wù)和班主任檔案項(xiàng)目。即改變?cè)瓉?lái)的教師業(yè)務(wù)檔案不同時(shí)不同段分開(kāi)發(fā)放的方式，取而代之的變?yōu)楹喜⒌氖謨?cè)，從而使得教師了解自己的業(yè)務(wù)檔案，知曉業(yè)務(wù)的流程，提高教學(xué)的質(zhì)量。

三、中學(xué)檔案管理運(yùn)用信息技術(shù)應(yīng)注意的事項(xiàng)

1.注意對(duì)數(shù)字化檔案的收集，改變舊思維

由于過(guò)去的紙質(zhì)化檔案只需要工作人員把握好歸檔接收的環(huán)節(jié)即可，而很少參與到紙質(zhì)文件的生成管理。但是，由于數(shù)字化文件的特殊性，如果照搬紙質(zhì)化檔案的管理方式，則極有可能造成文件丟失、損壞等難以彌補(bǔ)的后果，所以要注意對(duì)數(shù)字化文件及檔案的收集。如今中學(xué)都建立了校園網(wǎng)，學(xué)校內(nèi)部各部門可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)將文件以郵件形式發(fā)送給檔案管理人員，大大提高了文件搜集的效率。另外，檔案管理人員在搜集檔案資料的同時(shí)，要注意嚴(yán)格把關(guān)資料的質(zhì)量，拒收不符合要求的資料。比如案卷必須能夠準(zhǔn)確、真實(shí)地反映學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)，文件材料必須注明題目、責(zé)任者、時(shí)間等要求。

2.注意對(duì)數(shù)字化檔案的保管，兼顧安全性和保密性

有別于傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介的檔案管理，數(shù)字檔案的存放媒介通常是光盤、移動(dòng)硬盤等空間小、存儲(chǔ)量大的物品。所以，在考慮數(shù)字化檔案的保管時(shí)需要注重?cái)?shù)字化檔案設(shè)備的安全以及信息安全兩方面。一方面，需要保證光盤或移動(dòng)硬盤的安全，避免損壞、潮濕等外界影響。另一方面，則需要采取一系列的措施以保證信息的安全。比如更改可讀性、設(shè)置口令、加密等。

3.注意對(duì)檔案人員隊(duì)伍的管理，提升檔案管理人員的質(zhì)量

中學(xué)在建立信息化檔案管理的同時(shí)要注意提高檔案管理人員的水平，打造高素質(zhì)的檔案人員隊(duì)伍。由于建立信息化的檔案管理需要精通檔案理論與計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才，所以檔案管理人員必須具備較高的知識(shí)水平和職業(yè)操守，具備較強(qiáng)的責(zé)任心和良好的服務(wù)意識(shí)。另外，由于各學(xué)校還在積極實(shí)施檔案管理信息化的進(jìn)程中，學(xué)校更應(yīng)該為檔案管理人員創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)條件比如自學(xué)或者進(jìn)修培訓(xùn)，督促檔案管理人員提高知識(shí)和技能水平。

總之，中學(xué)建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而系統(tǒng)的任務(wù)。要想學(xué)校的檔案管理工作處于領(lǐng)先地位，提高學(xué)校的教學(xué)與管理水平，必須引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，逐步推進(jìn)教學(xué)資料檔案信息化建設(shè)，從而完善學(xué)校的教育改革，進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展。

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