淺談單位榮譽(yù)檔案的管理

李文博

單位榮譽(yù)檔案是信息管理和資料收集的重要組成部分，是單位各項(xiàng)工作中所取得的優(yōu)異成績(jī)得到上級(jí)、同級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)的稱(chēng)贊、表彰或獎(jiǎng)勵(lì)所獲得的獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗、證書(shū)等各種形式的文件及實(shí)物。它記載每個(gè)歷史時(shí)期、階段單位各個(gè)領(lǐng)域所取得的成績(jī)，再現(xiàn)當(dāng)時(shí)全體工作者的奮力拼搏情形，是單位檔案的重要組成部分，真實(shí)反映單位的歷史足跡。

一、榮譽(yù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）榮譽(yù)檔案種類(lèi)繁多，收全率欠缺

從載體上看，有紙張、膠片、磁帶、光盤(pán)、金屬、木制、玻璃等；從記錄的方法看，有印刷、攝影、錄像，雕刻等實(shí)物，決定了榮譽(yù)檔案在種類(lèi)上的多元化，由于載體材料和形式的多樣性，無(wú)疑加大了榮譽(yù)檔案收集工作的難度，因此就各單位目前的情況看，榮譽(yù)檔案在收集上還不全面，有遺漏之處。

（二）榮譽(yù)檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)

榮譽(yù)檔案在移交上意識(shí)淡薄，只重視報(bào)獎(jiǎng)結(jié)果，輕視申報(bào)榮譽(yù)文件材料的積累，部分負(fù)責(zé)人認(rèn)為本處（科、室）取得的榮譽(yù)成果自己保存使用方便，不愿或不主動(dòng)按時(shí)上交應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，對(duì)榮譽(yù)檔案的社會(huì)價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有意識(shí)到榮譽(yù)檔案是連接單位管理工作的一個(gè)承前啟后的環(huán)節(jié)，影響榮譽(yù)檔案的有效管理。

二、加強(qiáng)榮譽(yù)檔案管理的主要措施

（一）加強(qiáng)宣傳提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念強(qiáng)化管理。首先，強(qiáng)化榮譽(yù)檔案的歸檔意識(shí)，認(rèn)真貫徹檔案法實(shí)施辦法的相關(guān)管理要求，強(qiáng)化單位各部門(mén)負(fù)責(zé)人的榮譽(yù)材料歸檔意識(shí)，使“要我交檔案”向“我要交檔案”轉(zhuǎn)變；第二，加強(qiáng)榮譽(yù)檔案收集完整率，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變被動(dòng)等待歸檔的觀念， 主動(dòng)走出去收集應(yīng)歸檔的文件材料，從數(shù)量上要保證材料的齊全，使應(yīng)該保存的檔案不能殘缺不全，在質(zhì)量上要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系和歷史的真跡，對(duì)不全的依據(jù)檔案接收標(biāo)準(zhǔn)督促有關(guān)人員及時(shí)補(bǔ)辦缺少部分， 解決榮譽(yù)檔案歸檔不全的問(wèn)題；第三，強(qiáng)化管理人員的服務(wù)意識(shí)積極主動(dòng)開(kāi)展工作，樹(shù)立檔案資源共享的服務(wù)理念， 使榮譽(yù)檔案管理由靜變動(dòng)，由死變活，使全體職工了解單位各崗位取得的優(yōu)異成績(jī)，充分發(fā)揮其應(yīng)有的效能。

（二）加強(qiáng)管理、制定辦法、保證質(zhì)量。一是進(jìn)一步強(qiáng)化制度管理，認(rèn)真學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)檔案管理的有關(guān)文件、法律法規(guī)精神，做好榮譽(yù)檔案管理的制度建設(shè)，加強(qiáng)收集、保管、借閱制度建設(shè)，確保各科榮譽(yù)檔案及時(shí)、完整歸檔和安全、有效利用；二是實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)管理，從資料收集、整理到最后歸檔、輸入微機(jī)，從文件、實(shí)物內(nèi)容的分類(lèi)、編號(hào)、案卷目錄編制直至入庫(kù)，嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，做到條理清晰、目的明確，避免遺漏保證齊全完整，提高榮譽(yù)檔案管理的過(guò)程質(zhì)量；三是大力推行現(xiàn)代化管理，依據(jù)單位局域網(wǎng)平臺(tái)，及時(shí)更新局域網(wǎng)的榮譽(yù)檔案信息，讓利用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)利用檔案，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)榮譽(yù)檔案信息的資源共享。

（三）夯實(shí)基礎(chǔ)、豐富內(nèi)涵。把單位在進(jìn)行各環(huán)節(jié)工作中獲得的榮譽(yù)，上級(jí)黨、政、工、團(tuán)、婦委會(huì)等組織開(kāi)展各項(xiàng)競(jìng)賽活動(dòng)獲獎(jiǎng)、兄弟單位、群眾、團(tuán)體贈(zèng)送的錦旗、牌匾等其各種載體的收集、整理、歸檔等工作納入單位檔案管理程序中， 不斷豐富開(kāi)發(fā)榮譽(yù)檔案的內(nèi)容，使之滲透到榮譽(yù)檔案文件材料形成的各個(gè)環(huán)節(jié)，保證榮譽(yù)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，加強(qiáng)榮譽(yù)檔案歸檔材料的補(bǔ)充和完善工作，特別是對(duì)榮譽(yù)申報(bào)階段、表彰階段形成的文件材料的收集，同時(shí)主動(dòng)與相關(guān)處（科、室）聯(lián)系積極提供有價(jià)值的榮譽(yù)技術(shù)檔案信息，提高開(kāi)發(fā)和利用率。

三、實(shí)現(xiàn)單位榮譽(yù)檔案管理利用工作創(chuàng)新的途徑

（一）管理模式、理念的創(chuàng)新

單位榮譽(yù)檔案要逐步由檔案實(shí)體保管模式向信息管理模式過(guò)渡，順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的新形勢(shì)，加大開(kāi)發(fā)榮譽(yù)檔案信息資源力度，通過(guò)把不同載體的榮譽(yù)檔案分別編制成有據(jù)可考的目錄等形式為手段進(jìn)行宣傳，從而把死檔案變成活信息，方便各項(xiàng)工作的查閱，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)檔案信息資源的交流與共享。

（二）管理方式、方法的創(chuàng)新

隨著現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的不斷發(fā)展，要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理方式，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)榮譽(yù)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化與智能化，為利用者提供高效、優(yōu)質(zhì)、快速的服務(wù)，及時(shí)更新局域網(wǎng)的檔案信息，通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體和檔案信息分離，根據(jù)檔案載體的不同，編制牌匾、證書(shū)、獎(jiǎng)狀、科研、集體和個(gè)人獲獎(jiǎng)目錄，從開(kāi)放集體榮譽(yù)檔案入手，在保證數(shù)據(jù)安全前提下實(shí)行統(tǒng)一管理資源共享，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的檢索、查詢(xún)和網(wǎng)上傳輸，變實(shí)物為虛擬電子檔案室，把榮譽(yù)檔案的信息源功能滲透到單位管理工作中，從而提高檔案的規(guī)范化和現(xiàn)代化。

（三）搭建提供利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的創(chuàng)新

首先改變以往重管理輕服務(wù)的管理模式，及時(shí)掌握各種獲獎(jiǎng)信息，把工作重點(diǎn)從榮譽(yù)檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到服務(wù)管理上來(lái)，充分利用榮譽(yù)檔案資源，多角度、多層次拓展服務(wù)領(lǐng)域，為單位各項(xiàng)工作服務(wù)。第二主動(dòng)服務(wù)，變被動(dòng)接收各科室榮譽(yù)檔案歸檔為主動(dòng)上門(mén)接收，時(shí)刻關(guān)注局域網(wǎng)信息，隨時(shí)收集榮譽(yù)檔案材料，為檔案利用者提供圖、文、音一體化的信息服務(wù)。三是深入各部門(mén)了解各自對(duì)榮譽(yù)檔案信息要求，提供主動(dòng)服務(wù)。利用信息技術(shù)，拓展建立榮譽(yù)管理系統(tǒng)，搭建開(kāi)放互動(dòng)的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)榮譽(yù)建設(shè)的動(dòng)態(tài)管理，推進(jìn)榮譽(yù)建設(shè)持續(xù)改進(jìn)，促進(jìn)醫(yī)院更大的發(fā)展。

（四）注重檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平提高

要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)不斷提高檔案管理者的綜合素質(zhì)。加強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、檔案法的學(xué)習(xí)，努力提高理論知識(shí)和檔案意識(shí)。通過(guò)崗位培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)檔案管理人員運(yùn)用專(zhuān)業(yè)理論解決實(shí)際問(wèn)題的能力，熟練運(yùn)用多媒體技術(shù)，熟悉各種信息系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡(luò)工具，增強(qiáng)信息獲取、鑒定和加工提煉能力，并做好榮譽(yù)檔案信息資源的深層次開(kāi)發(fā)，使榮譽(yù)檔案管理由封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變，從而充分發(fā)揮單位榮譽(yù)檔案的重要作用，把單位各項(xiàng)工作推上新臺(tái)階。

（作者單位：秦皇島市婦幼保健院）endprint