新形勢下的檔案創(chuàng)新管理與信息安全

高峰

在科技高度發(fā)展的時代背景下，信息高度共享，檔案管理實現(xiàn)計算機化已是大勢所趨。作為檔案工作者，必須認清檔案管理的現(xiàn)代化趨勢，努力實現(xiàn)并完善電子檔案管理，同時還應(yīng)保障好檔案信息安全。本文就檔案創(chuàng)新管理與檔案信息安全工作進行分析。

一、檔案的創(chuàng)新管理

1、健全檔案管理制度

檔案管理應(yīng)有章可循，規(guī)范操作，因此，一套完善且行之有效的檔案管理制度尤為重要。檔案管理制度要體現(xiàn)合理性、科學性，以便更好地發(fā)揮其規(guī)范引導(dǎo)作用。作為檔案管理人員要強化檔案管理意識，遵守檔案管理制度，嚴格檔案管理程序，及時、準確地收集檔案資料，努力做到檔案信息收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠。對于新信息要及時補充調(diào)整。同時要完善檔案管理硬件設(shè)備，確保檔案工作有效落實。

2、加強對檔案管理人員培訓，提升專業(yè)化管理水平

檔案管理部門應(yīng)有針對性地培養(yǎng)一支素質(zhì)較高的檔案管理人員隊伍，加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，讓管理人員學習相關(guān)理論知識和現(xiàn)代化管理方法，摒棄傳統(tǒng)的陳舊管理模式，更新理念，提高業(yè)務(wù)要求標準。要充分認識到檔案管理工作的重要性，并且不斷改進工作方式和工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，努力做好檔案服務(wù)創(chuàng)新工作，探索檔案服務(wù)創(chuàng)新之路，把檔案管理提高到一個新的臺階。

3、建立電子檔案，完善檔案現(xiàn)代化管理

隨著辦公系統(tǒng)信息化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案的管理模式也在逐步現(xiàn)代化，無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實，檔案歸檔形式必須更新，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。因此，檔案管理工作必須從傳統(tǒng)模式向信息化管理模式過渡。采用更為科學、先進的辦公軟件進行檔案信息的存儲和利用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并通過計算機信息系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化為可以自動檢索、數(shù)據(jù)信息分析的技術(shù)?？s微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用可以使照片、影像等檔案資料更完整、安全的保存。在后期檔案使用時可以直接檢索、統(tǒng)計和查閱，同時可以實現(xiàn)遠程檔案信息傳遞，提高工作效率。電子檔案還具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優(yōu)點。

4、建立檔案網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上在線服務(wù)

建立檔案網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上在線服務(wù)是對傳統(tǒng)工作模式的新的突破，是科技發(fā)展給辦公自動化帶來的變革，同時也給檔案管理工作提出新的挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低。因此，使用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上檔案服務(wù)已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種更加便捷的形式。隨著局域網(wǎng)的普及，檔案部門可制作自己的網(wǎng)頁，組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)檔案信息的現(xiàn)代化管理。通過網(wǎng)上服務(wù)，電子文件通過下載和上傳就可以完成。傳統(tǒng)檔案管理存在重保管輕利用的問題，而檔案網(wǎng)頁不僅方便檔案的檢索等常規(guī)服務(wù)，更有利于電子信息的資源共享和宣傳利用，實現(xiàn)檔案的真正價值。此外，現(xiàn)代生活中，人們更注重信息的時效性，而開展網(wǎng)上在線服務(wù)通過信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)及時準確的獲得多方信息，更好的滿足了人們的需求。網(wǎng)頁還可提供信息咨詢、文件閱覽等服務(wù)，具有覆蓋面廣、信息全、利用率高等優(yōu)點。檔案網(wǎng)頁適應(yīng)新形勢的要求，有利于轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率。

二、檔案的信息安全管理

不同于其他信息，檔案具有較強的保密性和利用限制性，而在對電子檔案及檔案網(wǎng)頁進行常規(guī)操作、信息傳輸、資料存貯的過程中以及在電子檔案的收集整理、歸檔利用過程中，都難免產(chǎn)生錯誤操作、信息丟失、病毒侵入、黑客侵犯等問題，這些都對檔案的信息安全保障工作提出了更高的要求。加強檔案的保密工作，提高檔案信息的安全性成為檔案管理部門需要面臨的一項重要工作。

1、人員安全

檔案信息在操作過程中最有可能發(fā)生的安全問題就是人為的泄密。因此，必須培養(yǎng)一支有較高素質(zhì)和較強法律意識的專業(yè)檔案管理人才隊伍。檔案管理人員必須認識到檔案信息安全的重要性，嚴防保密信息的泄露，使信息安全問題發(fā)生的幾率降到最小。檔案管理人員要認真學習《檔案法》、《保密法》，樹立保密意識。應(yīng)根據(jù)檔案管理人員的職權(quán)崗位給予不同的使用及管理權(quán)限。檔案管理人員要牢記系統(tǒng)密碼并熟練掌握查殺病毒、資料備份等相關(guān)安全措施的操作方法。工作人員還要做好操作記錄，清晰記錄每一次查詢、收錄、整理等檔案管理的時間、參與人員等信息。要分工明確、責任到人、規(guī)范操作。遇到檔案管理人員調(diào)職、離職等情況時要注意加強管理，防止信息外流。

2、操作安全

操作安全是檔案安全的重要環(huán)節(jié)。在檔案信息操作過程中要樹立安全意識，如確保收集信息的準確性，按時查殺病毒，避免檔案信息被病毒感染、篡改。要養(yǎng)成信息備份的習慣，避免操作失誤造成的信息資料丟失的情況，帶來不可挽回的損失。在對影像、錄音等資料進行收集時要注意提取原件，并確保內(nèi)容未遭到過破壞、篡改。絕密檔案的調(diào)閱、銷毀應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，完善的安全應(yīng)急機制也是十分重要的，當意外發(fā)生時要及時采取措施，有效應(yīng)對，將損失降到最低。在管理過程中要主動接受保密部門對工作的監(jiān)督指導(dǎo)，做好對涉密文件的安全保障工作。

3、信息設(shè)備安全環(huán)境

設(shè)備安全是保證檔案信息安全的基本條件，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都應(yīng)在充分安全的環(huán)境下進行保存，檔案室、電腦房等檔案管理環(huán)境必須專人管理并建立嚴格的門禁制度，出入時要進行詳細登記，以避免閑雜人等進入。還應(yīng)做好信息設(shè)備環(huán)境的防火、防盜工作，避免水災(zāi)、火災(zāi)等外力破壞或盜竊等不法行為對檔案安全帶來的威脅。

科技的飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及帶動全社會進入了網(wǎng)絡(luò)化、信息化時代，檔案的創(chuàng)新管理正是這一新形勢下的新要求。廣大檔案管理工作者必須增強責任感和使命感，與時俱進，運用現(xiàn)代化的檔案管理模式，通過建立電子檔案和檔案網(wǎng)頁等措施努力實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化。

（作者單位：河北聯(lián)合大學）endprint