高效創(chuàng)建花名冊信息

劉長德

1. 年月信息輸入大簡化

最終效果：當輸入姓名后將光標移動到出生年月或參加工作時間的單元格時，直接輸入年份和月份的后兩位即可。比如某位職工的出生年月是1988年08月，只需在單元格中直接輸入8808即可，當光標移到下一單元格后，前面的單元格中即可自動顯示1988年08月。這樣一來，年月這項的輸入效率就大大提高了。如何實現(xiàn)的呢？

實現(xiàn)方法：首先用“WPS表格”組件打開表格，設置好花名冊的標題及格式，接著用鼠標選中要輸入出生年月的所有單元格，然后在鍵盤中按住Ctrl鍵的同時，用鼠標再選中參加工作時間的所有單元格，之后在選中的單元格中右擊鼠標，執(zhí)行“設置單元格格式”命令，接著在打開的“單元格格式”對話框中“數(shù)字”選項卡下的“分類”中單擊“自定義”，并在右側(cè)的“類型”下的文本框中輸入“19##年##月”（圖1），單擊“確定”退出。

2. 職務輸入只需選菜單

在職務這一列中，老劉又實現(xiàn)了怎樣的快速輸入方法呢？

最終效果：當光標定位到要輸入職務的單元格時，在單元格右側(cè)就會顯示一個下拉箭頭，單擊下拉箭頭后就會顯示出所有的職務內(nèi)容（圖2），將光標指向相應的職務，并按下回車鍵，即可快速輸入相應的職務。

實現(xiàn)方法：首先是在打開的表格的其他位置輸入在職務一列中要顯示的所有職務，然后在表格中將需要輸入職務的所有單元格選中，接著執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，在“數(shù)據(jù)有效性”對話框中“設置”選項卡下的“允許”列表中選擇“序列”，在“來源”框中輸入序列來源單元格的絕對地址（圖3）?；蛘邌螕羝溆覀?cè)的隱藏窗體按鈕，用鼠標選擇要顯示職務的內(nèi)容區(qū)域，并再次單擊隱藏窗體按鈕返回“數(shù)據(jù)有效性”對話框，最后單擊“確定”關閉對話框即可。

3. 文檔中的選擇性輸入

問題呈現(xiàn)：上報的報告中文字與表格共存，因而需要以“WPS文字”格式為文檔底本，而在“WPS文字”中編輯表格時，實現(xiàn)選擇性輸入是個難題。我們已經(jīng)知道，通過“WPS表格”組件的“數(shù)據(jù)有效性”可以實現(xiàn)選擇性輸入從而提高工作效率，但在“WPS文字”組件中如何實現(xiàn)選擇性輸入？

解決方法：在“WPS文字”中插入并設計好表格，將光標定位到相應的單元格，然后單擊“插入”選項卡，在最右側(cè)的功能區(qū)中找到并單擊“下拉型窗體域”，即可在單元格中插入一個下拉型窗體域了。用鼠標雙擊該窗體域，然后在打開的“下拉型窗體域選項”對話框中單擊“添加”，此時在“下拉列表項目”中會添加一個文本框，在文本框中輸入相應的內(nèi)容（圖4），然后再次單擊“添加”，直到添加完需要的內(nèi)容為止，最后單擊“確定”關閉對話框。

當返回“WPS文字”后，在插入的表格中將插入的“下拉型窗體域”選中并復制，然后用鼠標再將相應的單元格全部選中，并右擊鼠標，執(zhí)行“粘貼”命令，將復制的“下拉型窗體域”粘貼到所有選中的單元格中。接著用鼠標單擊“保護窗體域”按鈕將窗體域鎖定，這樣，在插入的窗體域右側(cè)即可顯示一個下拉箭頭，用鼠標單擊該箭頭，即可打開下拉列表（圖5），用鼠標指向相應的內(nèi)容按下回車鍵，即可實現(xiàn)選擇性輸入了。輸入完成后再次單擊“保護窗體域”解鎖，即可編輯其他單元格了。

4. 插入對象解決排序問題

問題呈現(xiàn)：在“WPS文字”插入的表格中，雖說借助窗體域也可以實現(xiàn)選擇性輸入，但老劉又發(fā)現(xiàn)問題，無法同時進行排序等操作，怎么辦？老劉立即改用插入對象的方式，借助“WPS表格”來實現(xiàn)。

解決方法：首先執(zhí)行“插入→對象”命令，打開“插入對象”對話框，在（新建）“對象類型”中選擇“WPS表格 工作簿”，單擊“確定”啟動WPS表格。這樣，就可以在WPS表格中設置單元格格式、數(shù)據(jù)排序等編輯操作了。

待編輯完成后，選中相應的單元格區(qū)域，設置好單元格框線，最后關閉WPS表格即可。這樣，會在WPS文字中以對象的形式顯示編輯好的表格（圖6）。

當需要重新編輯表格時，只要在表格中任意位置雙擊鼠標，即可重新激活WPS表格，進行編輯修改或排序等操作了。

1. 年月信息輸入大簡化

最終效果：當輸入姓名后將光標移動到出生年月或參加工作時間的單元格時，直接輸入年份和月份的后兩位即可。比如某位職工的出生年月是1988年08月，只需在單元格中直接輸入8808即可，當光標移到下一單元格后，前面的單元格中即可自動顯示1988年08月。這樣一來，年月這項的輸入效率就大大提高了。如何實現(xiàn)的呢？

實現(xiàn)方法：首先用“WPS表格”組件打開表格，設置好花名冊的標題及格式，接著用鼠標選中要輸入出生年月的所有單元格，然后在鍵盤中按住Ctrl鍵的同時，用鼠標再選中參加工作時間的所有單元格，之后在選中的單元格中右擊鼠標，執(zhí)行“設置單元格格式”命令，接著在打開的“單元格格式”對話框中“數(shù)字”選項卡下的“分類”中單擊“自定義”，并在右側(cè)的“類型”下的文本框中輸入“19##年##月”（圖1），單擊“確定”退出。

2. 職務輸入只需選菜單

在職務這一列中，老劉又實現(xiàn)了怎樣的快速輸入方法呢？

最終效果：當光標定位到要輸入職務的單元格時，在單元格右側(cè)就會顯示一個下拉箭頭，單擊下拉箭頭后就會顯示出所有的職務內(nèi)容（圖2），將光標指向相應的職務，并按下回車鍵，即可快速輸入相應的職務。

實現(xiàn)方法：首先是在打開的表格的其他位置輸入在職務一列中要顯示的所有職務，然后在表格中將需要輸入職務的所有單元格選中，接著執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，在“數(shù)據(jù)有效性”對話框中“設置”選項卡下的“允許”列表中選擇“序列”，在“來源”框中輸入序列來源單元格的絕對地址（圖3）?；蛘邌螕羝溆覀?cè)的隱藏窗體按鈕，用鼠標選擇要顯示職務的內(nèi)容區(qū)域，并再次單擊隱藏窗體按鈕返回“數(shù)據(jù)有效性”對話框，最后單擊“確定”關閉對話框即可。

3. 文檔中的選擇性輸入

問題呈現(xiàn)：上報的報告中文字與表格共存，因而需要以“WPS文字”格式為文檔底本，而在“WPS文字”中編輯表格時，實現(xiàn)選擇性輸入是個難題。我們已經(jīng)知道，通過“WPS表格”組件的“數(shù)據(jù)有效性”可以實現(xiàn)選擇性輸入從而提高工作效率，但在“WPS文字”組件中如何實現(xiàn)選擇性輸入？

解決方法：在“WPS文字”中插入并設計好表格，將光標定位到相應的單元格，然后單擊“插入”選項卡，在最右側(cè)的功能區(qū)中找到并單擊“下拉型窗體域”，即可在單元格中插入一個下拉型窗體域了。用鼠標雙擊該窗體域，然后在打開的“下拉型窗體域選項”對話框中單擊“添加”，此時在“下拉列表項目”中會添加一個文本框，在文本框中輸入相應的內(nèi)容（圖4），然后再次單擊“添加”，直到添加完需要的內(nèi)容為止，最后單擊“確定”關閉對話框。

當返回“WPS文字”后，在插入的表格中將插入的“下拉型窗體域”選中并復制，然后用鼠標再將相應的單元格全部選中，并右擊鼠標，執(zhí)行“粘貼”命令，將復制的“下拉型窗體域”粘貼到所有選中的單元格中。接著用鼠標單擊“保護窗體域”按鈕將窗體域鎖定，這樣，在插入的窗體域右側(cè)即可顯示一個下拉箭頭，用鼠標單擊該箭頭，即可打開下拉列表（圖5），用鼠標指向相應的內(nèi)容按下回車鍵，即可實現(xiàn)選擇性輸入了。輸入完成后再次單擊“保護窗體域”解鎖，即可編輯其他單元格了。

4. 插入對象解決排序問題

問題呈現(xiàn)：在“WPS文字”插入的表格中，雖說借助窗體域也可以實現(xiàn)選擇性輸入，但老劉又發(fā)現(xiàn)問題，無法同時進行排序等操作，怎么辦？老劉立即改用插入對象的方式，借助“WPS表格”來實現(xiàn)。

解決方法：首先執(zhí)行“插入→對象”命令，打開“插入對象”對話框，在（新建）“對象類型”中選擇“WPS表格 工作簿”，單擊“確定”啟動WPS表格。這樣，就可以在WPS表格中設置單元格格式、數(shù)據(jù)排序等編輯操作了。

待編輯完成后，選中相應的單元格區(qū)域，設置好單元格框線，最后關閉WPS表格即可。這樣，會在WPS文字中以對象的形式顯示編輯好的表格（圖6）。

當需要重新編輯表格時，只要在表格中任意位置雙擊鼠標，即可重新激活WPS表格，進行編輯修改或排序等操作了。

1. 年月信息輸入大簡化

最終效果：當輸入姓名后將光標移動到出生年月或參加工作時間的單元格時，直接輸入年份和月份的后兩位即可。比如某位職工的出生年月是1988年08月，只需在單元格中直接輸入8808即可，當光標移到下一單元格后，前面的單元格中即可自動顯示1988年08月。這樣一來，年月這項的輸入效率就大大提高了。如何實現(xiàn)的呢？

實現(xiàn)方法：首先用“WPS表格”組件打開表格，設置好花名冊的標題及格式，接著用鼠標選中要輸入出生年月的所有單元格，然后在鍵盤中按住Ctrl鍵的同時，用鼠標再選中參加工作時間的所有單元格，之后在選中的單元格中右擊鼠標，執(zhí)行“設置單元格格式”命令，接著在打開的“單元格格式”對話框中“數(shù)字”選項卡下的“分類”中單擊“自定義”，并在右側(cè)的“類型”下的文本框中輸入“19##年##月”（圖1），單擊“確定”退出。

2. 職務輸入只需選菜單

在職務這一列中，老劉又實現(xiàn)了怎樣的快速輸入方法呢？

最終效果：當光標定位到要輸入職務的單元格時，在單元格右側(cè)就會顯示一個下拉箭頭，單擊下拉箭頭后就會顯示出所有的職務內(nèi)容（圖2），將光標指向相應的職務，并按下回車鍵，即可快速輸入相應的職務。

實現(xiàn)方法：首先是在打開的表格的其他位置輸入在職務一列中要顯示的所有職務，然后在表格中將需要輸入職務的所有單元格選中，接著執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，在“數(shù)據(jù)有效性”對話框中“設置”選項卡下的“允許”列表中選擇“序列”，在“來源”框中輸入序列來源單元格的絕對地址（圖3）?；蛘邌螕羝溆覀?cè)的隱藏窗體按鈕，用鼠標選擇要顯示職務的內(nèi)容區(qū)域，并再次單擊隱藏窗體按鈕返回“數(shù)據(jù)有效性”對話框，最后單擊“確定”關閉對話框即可。

3. 文檔中的選擇性輸入

問題呈現(xiàn)：上報的報告中文字與表格共存，因而需要以“WPS文字”格式為文檔底本，而在“WPS文字”中編輯表格時，實現(xiàn)選擇性輸入是個難題。我們已經(jīng)知道，通過“WPS表格”組件的“數(shù)據(jù)有效性”可以實現(xiàn)選擇性輸入從而提高工作效率，但在“WPS文字”組件中如何實現(xiàn)選擇性輸入？

解決方法：在“WPS文字”中插入并設計好表格，將光標定位到相應的單元格，然后單擊“插入”選項卡，在最右側(cè)的功能區(qū)中找到并單擊“下拉型窗體域”，即可在單元格中插入一個下拉型窗體域了。用鼠標雙擊該窗體域，然后在打開的“下拉型窗體域選項”對話框中單擊“添加”，此時在“下拉列表項目”中會添加一個文本框，在文本框中輸入相應的內(nèi)容（圖4），然后再次單擊“添加”，直到添加完需要的內(nèi)容為止，最后單擊“確定”關閉對話框。

當返回“WPS文字”后，在插入的表格中將插入的“下拉型窗體域”選中并復制，然后用鼠標再將相應的單元格全部選中，并右擊鼠標，執(zhí)行“粘貼”命令，將復制的“下拉型窗體域”粘貼到所有選中的單元格中。接著用鼠標單擊“保護窗體域”按鈕將窗體域鎖定，這樣，在插入的窗體域右側(cè)即可顯示一個下拉箭頭，用鼠標單擊該箭頭，即可打開下拉列表（圖5），用鼠標指向相應的內(nèi)容按下回車鍵，即可實現(xiàn)選擇性輸入了。輸入完成后再次單擊“保護窗體域”解鎖，即可編輯其他單元格了。

4. 插入對象解決排序問題

問題呈現(xiàn)：在“WPS文字”插入的表格中，雖說借助窗體域也可以實現(xiàn)選擇性輸入，但老劉又發(fā)現(xiàn)問題，無法同時進行排序等操作，怎么辦？老劉立即改用插入對象的方式，借助“WPS表格”來實現(xiàn)。

解決方法：首先執(zhí)行“插入→對象”命令，打開“插入對象”對話框，在（新建）“對象類型”中選擇“WPS表格 工作簿”，單擊“確定”啟動WPS表格。這樣，就可以在WPS表格中設置單元格格式、數(shù)據(jù)排序等編輯操作了。

待編輯完成后，選中相應的單元格區(qū)域，設置好單元格框線，最后關閉WPS表格即可。這樣，會在WPS文字中以對象的形式顯示編輯好的表格（圖6）。

當需要重新編輯表格時，只要在表格中任意位置雙擊鼠標，即可重新激活WPS表格，進行編輯修改或排序等操作了。