當(dāng)前時(shí)期下事業(yè)單位檔案交接過(guò)程中存在的問(wèn)題及其策略探析

郭雪瑩

[摘 要]事業(yè)單位檔案工作具有管理性、服務(wù)性、政治性、科學(xué)性、文化性特點(diǎn)，主要對(duì)單位活動(dòng)的記錄，借助檔案，能夠詳細(xì)的了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)。所以做好檔案方面的工作已成為了現(xiàn)代事業(yè)單位必須重視的內(nèi)容。本文首先指出了事業(yè)單位檔案交接過(guò)程中存在的問(wèn)題，其次提出了加強(qiáng)事業(yè)單位檔案交接工作的具體策略。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案交接；問(wèn)題；策略

要想使事業(yè)單位檔案交接工作更加的規(guī)范，科學(xué)明確檔案具體歸屬與流動(dòng)方向，避免單位寶貴的檔案資源出現(xiàn)流失或者損毀情況，就必須不斷強(qiáng)化檔案管理全程工作，特別要注重檔案交接工作。然而現(xiàn)階段，我國(guó)仍有部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案交接工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，嚴(yán)重制約了單位的健康持續(xù)發(fā)展。

1.事業(yè)單位檔案交接過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1檔案交接手續(xù)嚴(yán)密度不夠

從事業(yè)單位檔案管理工作性質(zhì)與崗位職責(zé)角度上分析，檔案管理是一項(xiàng)具有延續(xù)性、細(xì)致性且艱巨的工作，實(shí)際需要辦理大量的手續(xù)，對(duì)各步驟流程提出了規(guī)范性要求。但是部分事業(yè)單位中從事檔案工作的人員在工作調(diào)動(dòng)或者離崗過(guò)程中，未嚴(yán)格根據(jù)檔案的標(biāo)準(zhǔn)程序來(lái)辦理交接手續(xù)，更有甚者忽視了辦理，沒(méi)有認(rèn)真的核查該核查的事項(xiàng)，沒(méi)有系統(tǒng)清理該清理的事情，將檔案交接工作比作了鑰匙的交接，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，常常會(huì)因?yàn)槿狈R全的交接手續(xù)而難以清晰的明確各自應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的職責(zé)權(quán)限。

1.2檔案監(jiān)交不嚴(yán)格

當(dāng)前，有不少事業(yè)單位中普遍有這樣的現(xiàn)象：領(lǐng)導(dǎo)層將檔案交接工作納入到了事務(wù)性工作領(lǐng)域，認(rèn)為此項(xiàng)工作應(yīng)交由檔案管理人員全權(quán)負(fù)責(zé)，因此很少會(huì)參與檔案交接工作的管理活動(dòng)中來(lái)，進(jìn)行檔案監(jiān)交過(guò)程中，沒(méi)有充分發(fā)揮自身的監(jiān)督職能，如此一來(lái)，檔案管理人員在進(jìn)行交接工作時(shí)就會(huì)越來(lái)越不嚴(yán)謹(jǐn)、越來(lái)越隨意，沒(méi)有按照規(guī)范的程序進(jìn)行，一味的按自己的意圖辦事。

1.3忽視了傳幫帶工作的必要性

事業(yè)單位中工作的老檔案人員因?yàn)閰⒓舆^(guò)專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，他們的工作經(jīng)驗(yàn)一般都是長(zhǎng)年累月“攢下來(lái)”的，未更新、規(guī)范性差，而一些剛接觸檔案工作的管理人員因缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，只有根據(jù)老員工一直遵照的自創(chuàng)程序來(lái)開(kāi)展檔案交接工作。由于老員工的傳幫帶工作做得不夠好，給新進(jìn)員工的檔案交接工作實(shí)效性帶來(lái)了直接的影響。

2.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案交接工作的具體策略

2.1列入議事日程、規(guī)范工作程序和完善管理制度

檔案交接是事業(yè)單位檔案管理工作中不可忽視的重要一環(huán)，所以單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案交接工作的重要性，尤其是單位負(fù)責(zé)人應(yīng)將檔案交接工作及時(shí)列入議事日程中，并根據(jù)單位檔案管理工作實(shí)際情況，構(gòu)建行之有效的管理制度與管理機(jī)制，從而使檔案交接工作運(yùn)行中具有堅(jiān)實(shí)有力的依據(jù)。如果對(duì)檔案人員工作進(jìn)行調(diào)動(dòng)或者離職，必須辦理齊全的交接手續(xù)，如果發(fā)現(xiàn)手續(xù)辦理的并不齊全，那么相關(guān)的檔案人員就不得離開(kāi)事業(yè)單位，也不得進(jìn)行工資轉(zhuǎn)交手續(xù)的辦理，要在所有手續(xù)都具體辦理后方可離開(kāi)事業(yè)單位。

2.2加強(qiáng)監(jiān)督，保障檔案的延續(xù)性

檔案監(jiān)交對(duì)檔案交接具有顯著的監(jiān)督作用；實(shí)際中，不管是單位檔案工作人員的交接還是檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的交接，都必須配備專門的人員加強(qiáng)監(jiān)督交接工作。對(duì)于從事檔案監(jiān)交工作的人員，必須充分發(fā)揮自身的監(jiān)督職能，根據(jù)規(guī)定的程序開(kāi)展自己的工作。普通檔案人員檔案交接工作過(guò)程中，應(yīng)讓檔案管理負(fù)責(zé)人對(duì)檔案交接事項(xiàng)加以監(jiān)督，檔案管理負(fù)責(zé)人檔案交接工作過(guò)程中，應(yīng)讓檔案管理領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)時(shí)監(jiān)督檔案交接工作。在檔案監(jiān)交人員的監(jiān)督下，移交方與接收方應(yīng)根據(jù)具體的手續(xù)交接，交接工作結(jié)束后，在交接清單上明確具體的交接時(shí)間、交接地點(diǎn)及監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名、交接職務(wù)等。移交人、接收人、檔案單位應(yīng)各持一份移交清單。填寫(xiě)結(jié)束后，由移交人、接收人、監(jiān)交人在交接文據(jù)上簽字和蓋章，這樣交接工作就算完成。

2.3規(guī)范檔案交接流程

為了將檔案交接工作制度貫徹落實(shí)到實(shí)處，就要求檔案行政管理部門提供科學(xué)的指導(dǎo)，編制適應(yīng)于交接工作的文本格式，應(yīng)設(shè)置以下幾項(xiàng)內(nèi)容：確立交接整體情況登記表，主要詳細(xì)記錄監(jiān)交人、接收人、移交人三方的基本情況，以及當(dāng)前存儲(chǔ)的檔案、移交的檔案、未歸還的檔案，認(rèn)真細(xì)致的核對(duì)檔案庫(kù)與檔案柜鑰匙。構(gòu)建完善的檔案工作制度一覽表。構(gòu)建檔案檢索工具一覽表。構(gòu)建未完成工作登記表；認(rèn)真填寫(xiě)一些特殊情況，并詳細(xì)陳述具體的原因。監(jiān)交人、移交人、接收人應(yīng)在整體交接文據(jù)上簽字。將交接資料分別儲(chǔ)存于事業(yè)單位宗卷內(nèi)、文書(shū)檔案內(nèi)，同時(shí)上級(jí)檔案業(yè)務(wù)主管也要對(duì)交接資料進(jìn)行有效保管。

2.4強(qiáng)化業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)

檔案行政管理部門每年都要編制和發(fā)放學(xué)習(xí)材料給新進(jìn)檔案人員，事業(yè)單位每年都要強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，以確保新進(jìn)檔案人員能夠盡快的適應(yīng)工作，全面掌握與了解業(yè)務(wù)操作流程，并促進(jìn)檔案管理效率的提升。

3.結(jié)論

綜上所述可知，唯有充分認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位檔案交接工作的重要性，構(gòu)建行之有效的制度，提高檔案工作人員的責(zé)任心，辦理齊全的交接手續(xù)，事業(yè)單位的檔案才會(huì)更加完整、真實(shí)、可靠，持續(xù)不斷的顯現(xiàn)自身的憑證與參考作用。

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