加強(qiáng)檔案信息化管理工作

邊瑩

[摘 要]隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)得以在各行各業(yè)進(jìn)行應(yīng)用，有效的促進(jìn)了行業(yè)的發(fā)展。近年來(lái)檔案事業(yè)取得了較快的發(fā)展，而信息技術(shù)在檔案行業(yè)的應(yīng)用，有效的提高了信息服務(wù)的處理速度，減少了工作失誤的發(fā)生，確保了檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化和程序化。文中從檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)入手，對(duì)檔案信息化管理的必要性進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對(duì)推進(jìn)檔案信息化管理的進(jìn)程進(jìn)行了具體的闡述。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息化；管理；利用

近年來(lái)信息化的發(fā)展速度不斷的加快，在檔案事業(yè)中，檔案信息化已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇，特別是在當(dāng)前國(guó)家大力發(fā)展信息化建設(shè)的要求下，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式已越來(lái)越無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，檔案信息化管理已成為當(dāng)前檔案信息更好的服務(wù)于社會(huì)的最佳途徑。

一、檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

長(zhǎng)期以來(lái)在我國(guó)檔案行業(yè)中，其管理工作都是管理人員通過(guò)手工操作進(jìn)行的，面對(duì)龐大的檔案數(shù)量和繁多的程序，檔案管理人員的工作效率很難提高，而且手工操作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，很難達(dá)到查閱者的滿意度。信息技術(shù)的發(fā)展加快了檔案信息化管理建設(shè)工作的開展，檔案管理工作開始在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的帶動(dòng)下，加快了信息化和現(xiàn)代化的進(jìn)程，檔案管理信息化得到實(shí)現(xiàn)。檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)較多，大致歸納為以下幾點(diǎn)：

（一）檔案管理人員從繁重的體力勞動(dòng)中解脫出來(lái)，利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，減少了人工操作失誤的發(fā)生率，而且有更多的時(shí)間來(lái)對(duì)檔案案卷的屬性進(jìn)行了解，確保了服務(wù)的優(yōu)質(zhì)、高效。

（二）利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，有效的提高工作效率，減少了客戶的等待時(shí)間，提高了客戶對(duì)檔案服務(wù)的滿意度。

（三）利用信息化對(duì)檔案進(jìn)行管理，改變了檔案的載體形式，通過(guò)光盤、磁盤、存儲(chǔ)卡等多種介質(zhì)形式來(lái)完成檔案的存儲(chǔ)保管工作，有效的節(jié)約了檔案存儲(chǔ)的空間。

（四）檔案信息化管理建立了檔案信息化管理系統(tǒng)，這樣可以使檔案利用者自行對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢和利用，而且能夠及時(shí)與檔案管理人員進(jìn)行聯(lián)系和溝通，為檔案使用者提供了更多的便利服務(wù)。

二、檔案信息化管理的必要性

（一）信息化建設(shè)已成為當(dāng)前重要的戰(zhàn)略目標(biāo)之一，而且對(duì)當(dāng)前檔案信息化管理的主要任務(wù)進(jìn)行了明確，通過(guò)對(duì)檔案信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定，加快電子檔案的管理工作，同時(shí)建立區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)格局，并與國(guó)家信息網(wǎng)進(jìn)行合并，從而實(shí)現(xiàn)館藏的數(shù)字化、傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化及資源的共享化目標(biāo)。

（二）檔案作為一個(gè)信息庫(kù)，其所包含的信息量較為龐大，而要想實(shí)現(xiàn)對(duì)這些信息的利用，則需要對(duì)這些信息進(jìn)行系統(tǒng)、規(guī)范的整理、加工，而檔案信息化管理工作就充分發(fā)揮了信息化技術(shù)的特點(diǎn)，將檔案信息的作用得以充分的發(fā)揮出來(lái)，確保了檔案服務(wù)功能的更好體現(xiàn)。

（三）檔案信息化管理作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的、基礎(chǔ)性的工作，其在實(shí)施過(guò)程中需要一套科學(xué)、完整的管理辦法，確保檔案信息化管理工作能夠順利的實(shí)施，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理工作，可以有效的加快檔案利用的步伐，使檔案的價(jià)值充分的發(fā)揮出來(lái)。

（四）檔案信息化管理是整個(gè)檔案集成管理的基礎(chǔ)，是在知識(shí)平臺(tái)的基礎(chǔ)上，將檔案文件與管理中文字、圖像、聲音、空間、時(shí)間等各種信息的集成，同時(shí)將信息進(jìn)行整理、分類、匯總。只有在信息通道基礎(chǔ)上，各不同功能的部門、環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)信息的自由流通，各部門才能得以良好的溝通和協(xié)調(diào)，才能提高檔案管理運(yùn)作整體水平與效益。

三、推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程

（一）檔案信息化管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中，應(yīng)先將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

（二）運(yùn)用高新科技對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，是順應(yīng)當(dāng)今科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展新趨勢(shì)，應(yīng)大膽采用先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新：①要廣泛采用電子計(jì)算機(jī)、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行無(wú)紙化管理，提高檔案工作效率；②借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

（三）加大檔案工作規(guī)范化管理力度，推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程。把檔案管理納入綜合目標(biāo)量化考核范圍內(nèi)進(jìn)行考核，檔案工作的成效要與檔案人員的工資掛鉤，能夠有效地促進(jìn)檔案工作管理水平。我們要把提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來(lái)常抓不懈，要提高檔案人員對(duì)搞好檔案工作重要意義的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心、責(zé)任感，為搞好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（四）信息化實(shí)施過(guò)程中，檔案館（室）在極其有限的財(cái)力前提下，一定要審時(shí)度勢(shì)，深入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實(shí)施階段的一斂性，將有限的財(cái)力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點(diǎn)和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢(shì)，盡可能避免資源的浪費(fèi)。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)、長(zhǎng)期的工作，這項(xiàng)工作并不是單純是檔案館或是某個(gè)部門的工作，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，努力提高檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)，為檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)行提供良好的保障。特別是在當(dāng)前信息化已成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)基礎(chǔ)上，作為檔案部門更需要加快信息化管理的進(jìn)程，與社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展更好的適應(yīng)，使檔案工作能夠更好的服務(wù)于社會(huì)。所以需要檔案管理人員及時(shí)轉(zhuǎn)變思想，在管理工作中不斷創(chuàng)新，從而推動(dòng)檔案管理工作更快更好的發(fā)展。

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