不斷規(guī)范文書(shū)管理 確保檔案信息完整

桂玲

[摘 要]文書(shū)檔案年度整理歸檔工作是基層各單位檔案工作的主要內(nèi)容，也是一項(xiàng)最基本的檔案業(yè)務(wù)工作，其質(zhì)量好壞直接反映出一個(gè)單位檔案工作的水平，直接影響檔案利用工作的開(kāi)展。本文就文書(shū)檔案管理的原則及規(guī)范辦法進(jìn)行了分析，從而不斷提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。

[關(guān)鍵詞]文書(shū)；檔案；信息

一、文書(shū)檔案管理原則

（一）區(qū)分不同價(jià)值

檔案提供利用是以館（室）藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過(guò)一定的方式、方法直接提供檔案為利用者服務(wù)的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的邏輯起點(diǎn)是指檔案在滿足人們需要，體現(xiàn)其使用價(jià)值的具體實(shí)踐的邏輯行程中所經(jīng)歷的首要環(huán)節(jié)。因此，我們要依照《機(jī)關(guān)檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書(shū)檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍不同文件價(jià)值，劃定不同保管期限。通過(guò)將不同價(jià)值的文件區(qū)別整理，可以合理使用人力，物力、財(cái)力和時(shí)間，同時(shí)不同價(jià)值的文件經(jīng)過(guò)整理后相對(duì)集中，為日后檔案進(jìn)行保管利用，以及到期移交進(jìn)館也提供了方便。由此可見(jiàn)，檔案客體一經(jīng)形成，就與未來(lái)的檔案用戶之間存在著一種潛在的價(jià)值關(guān)系。而檔案的價(jià)值只有當(dāng)檔案客體獲得檔案用戶的實(shí)際利用時(shí)，其與檔案用戶主體所構(gòu)成的潛在價(jià)值關(guān)系才能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的價(jià)值關(guān)系，檔案價(jià)值才得以真正實(shí)現(xiàn)

（二）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

在整理原則中，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值。是手段，“便于保管和利用”則是最終目的。因此，保存檔案并非是檔案工作的目的，而只是檔案工作的開(kāi)始，遵循文件的形成規(guī)律，提供檔案為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，并產(chǎn)生良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益是一切檔案管理工作的最終目的。所以，進(jìn)行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

（三）要便于保管利用

這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。執(zhí)行文件級(jí)整理，正是新形勢(shì)下對(duì)這一原則的合理發(fā)揮。從根本上說(shuō)，保管和利用是相互影響，相互制約的關(guān)系，任何片面地強(qiáng)調(diào)某一方面，忽視甚至無(wú)視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時(shí)不強(qiáng)調(diào)事由，不區(qū)分保管期限。完全按歸檔文件形成時(shí)間或文號(hào)對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列，依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯(lián)系，以及同一事由或問(wèn)題的檔案被分散到多個(gè)檔案盒中，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，特別是對(duì)檔案移交進(jìn)館之后，將會(huì)給系統(tǒng)利用檔案帶來(lái)很大困難。因此，在處理類似問(wèn)題時(shí)，要堅(jiān)持以便于保管利用為出發(fā)點(diǎn)，具體情況具體處理，才能更好地實(shí)現(xiàn)文件整理目的。

二、不斷規(guī)范文書(shū)檔案管理途徑

（一）做好分類，嚴(yán)格登記

對(duì)歸檔文件進(jìn)行合理的分類，不但能有能效地揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對(duì)將來(lái)館室的系統(tǒng)化管理都有重要的意義。首先，在一年度下進(jìn)行歸檔文件分類。這是以“件”為單位進(jìn)行分類。歸檔文件的分類是整理工作中的一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，分類工作的好壞直接關(guān)系到歸檔文件整理的質(zhì)量。各單位要根據(jù)自身的特點(diǎn)，按照科學(xué)、適用的原則，選擇分類方法，制定分類方案。其次，按“年度—保管期限”方案分類。按這種方案分類的單位，就是將一年度應(yīng)歸檔的文件材料按永久、長(zhǎng)期和短期三種保管期限分開(kāi)。但在這一階段因還未對(duì)文件進(jìn)行劃分保管期限，所以，按這種方案整理的單位，在此只按確定“件”的原則，將一“件”的文件材料分在一起。等到歸檔文件劃分保管期限時(shí)，再按保管期限分開(kāi)。另外，要嚴(yán)格登記。對(duì)本單位的收發(fā)文件進(jìn)行登記，保證本單位主要文件的系統(tǒng)齊全。本單位發(fā)文，應(yīng)編號(hào)發(fā)出，單位收文應(yīng)先登記后使用。通過(guò)登記，對(duì)來(lái)往行文、機(jī)關(guān)內(nèi)部文件、會(huì)議文件等逐件建帳，做到家底清楚，有據(jù)可查。

（二）提高檔案管理人員的綜合服務(wù)能力

檔案人員要練就過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能，檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使檔案服務(wù)成為一項(xiàng)面向大眾的服務(wù)，讓越來(lái)越多的人能正確認(rèn)識(shí)和利用檔案。

（三）要提前布置、完善機(jī)制

首先，要提前布置。檔案是反映專員辦業(yè)務(wù)工作的重要載體。因此，我們必須要求將檔案建設(shè)作為深化本單位工作、推進(jìn)業(yè)務(wù)機(jī)制建設(shè)和全面提升內(nèi)部管理水平的基礎(chǔ)工作，做好整理歸檔。其次，要完善機(jī)制。重點(diǎn)是要按照《檔案法》規(guī)定做好文書(shū)檔案保管期限表，結(jié)合實(shí)際完善本單位的文書(shū)檔案管理規(guī)定，確保文書(shū)檔案管理規(guī)范有序。本單位檔案管理部門要及時(shí)對(duì)各檔案員進(jìn)行輔導(dǎo)，并按照新要求做好文書(shū)檔案的整理歸檔工作，確保檔案資料歸檔及時(shí)完整、保管規(guī)范有序、調(diào)閱快捷方便。第三，注重規(guī)范整理方面。落實(shí)專人負(fù)責(zé)檔案工作，嚴(yán)格按檔案歸檔整理的要求進(jìn)行歸檔和整理，并結(jié)合電子設(shè)備進(jìn)行操作，確保檔案規(guī)范化、信息化；在注重檔案“收、管、用”方面。按檔案保管要求，進(jìn)行專柜保管，并明確檔案管理、保管、利用、借閱等各項(xiàng)制度，確保檔案保密性和借閱的規(guī)范性。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，文書(shū)檔案管理是本單位檔案管理的重要組成部分，規(guī)范和改進(jìn)文書(shū)檔案管理的方法對(duì)于一個(gè)單位有著十分重要的影響。不僅僅是保證了單位檔案資料的完整性和真實(shí)性，也對(duì)有些重要資料的存儲(chǔ)和整理起到了很好的保存作用，同時(shí)也能為本單位文書(shū)檔案管理提供了很d好的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

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