探究我國檔案管理中的不足及改進(jìn)措施

賈洪慧

[摘 要]檔案是一個國家的國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的有保存價值的各種文字、圖像、聲像及其他形式的原始記錄。檔案的極強(qiáng)的原始性特點使其具有其它資料不可替代的功能和作用。檔案社會功能和社會使命對社會的發(fā)展具有重要的作用?；跈n案的重要性，本文就檔案管理中的不足及改進(jìn)措施進(jìn)行了分析。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；不足；改進(jìn)措施

一、目前我國檔案管理存在的不足之處

（一）不合理的管理方式

采用手工管理為主的方式對檔案進(jìn)行管理是一種傳統(tǒng)的管理方式，就目前的管理來說，大多數(shù)的檔案館依舊采用傳統(tǒng)的管理方式。在編制手工檢索的目錄等時占用了大量的時間，這對人力、物力及財力都是一種巨大的浪費。并且這也給日后的查詢工作帶來了麻煩。

做好檔案的保護(hù)工作是值得重視的，在這方面，我國多數(shù)采用的保護(hù)方式是編制兩套檔案，這就造成了大量復(fù)制檔案的出現(xiàn)。這樣的保護(hù)方式不僅對檔案的原始性是種挑戰(zhàn)，而且使得檔案的保管更加復(fù)雜化，需要更多的人力來保管?，F(xiàn)有的程序繁瑣且工作量大的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在信息高速運轉(zhuǎn)的時代。

在某些檔案室保存的檔案中，對檔案的重要性認(rèn)識不清，將極其重要的與次重要的檔案劃分在一起，不能夠合理充分的利用現(xiàn)有的資源。

（二）檔案管理的意識比較薄弱

檔案管理的意識淡薄會直接影響檔案管理工作的發(fā)展。多數(shù)管理人員受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的重要性認(rèn)識不足，觀念落后，再加之檔案自身保密性、利用滯后性等特點的影響，不能對檔案管理工作有足夠的了解和客觀的認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作就是收集過時的文件材料，或者把檔案管理看作是保管檔案的工作。有些管理人員缺乏積極主動的工作熱情和工作激情，時常是一種應(yīng)付上級的思想觀念去工作，從而造成的結(jié)果就是人力物力財力在上漲，工作效率卻平平的現(xiàn)象。

（三）理論和實踐的脫節(jié)

理論的學(xué)習(xí)是重要的，但在理論學(xué)習(xí)的過程中，每個人的的理解與接受的程度不一樣，在工作中的變現(xiàn)出來的結(jié)果也就不一樣，更有甚者，就是抱著濫竽充數(shù)的態(tài)度去工作的。這種理論學(xué)習(xí)與實踐經(jīng)常出現(xiàn)兩張皮，不能夠達(dá)到預(yù)期的目的。在集體的工作中，各個個體的貫徹程度各有不同，在工作中會缺乏一致，影響到工作的進(jìn)展。

一些理論的內(nèi)容過于簡練、可操作性差等的缺點，再加上在具體的實踐中，一些條款規(guī)定的內(nèi)容與理論所學(xué)不一樣，有時還會有一定的沖突。這樣就在無形中給正常的工作帶來麻煩，給本來就繁瑣的整理工作增添了枯燥性。

在基層企業(yè)，檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，多數(shù)的管理人員是由辦公室勤雜人員兼任，且變動頻繁，專業(yè)化程度不高，存在不懂不問、不會不學(xué)的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案整理、管理混亂。

二、檔案管理的改進(jìn)措施

（一）政府充分合理的運用其職能

檔案管理工作需要對各式各樣的檔案進(jìn)行收集、征集，把分散的文件集中化，之后還需要對檔案按一定的分類并保管檔案，保證其完整性與齊全性，盡可能的延長其壽命，從而能夠達(dá)到對檔案的開發(fā)與利用。這種繁瑣且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，需要耗費大量的人力、財力和物力。且不能通過服務(wù)獲得直觀的物質(zhì)財富和經(jīng)濟(jì)效益，在這個并非是高投入高回報的行業(yè)中，就需要國家政府履行其職能，采取合理有效的措施，以使得檔案的價值真正充分的發(fā)揮。

（二）注重對科技人員的培養(yǎng)

在這個科技是第一生產(chǎn)力的新時期，無論是檔案管理還是其他的領(lǐng)域都應(yīng)加大科技的投入量，對科技的開發(fā)需要科技人員。政府應(yīng)該積極主動地加強(qiáng)對科技人才的培養(yǎng)，將科技運用于檔案管理，逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，采用科學(xué)的順應(yīng)時代步伐的新的管理方式，真正的使得網(wǎng)絡(luò)普及于社會領(lǐng)域的各個層面。

（三）加大對工作人員的考核

加大對管理人員的考核，使真正有真才實學(xué)的人能夠發(fā)揮其作用，為檔案管理事業(yè)貢獻(xiàn)一份力量。同時這樣也可以達(dá)到對人力物力財力的合理分配。在具體的實踐中要加強(qiáng)對工作人員的思想啟迪，使工作人員樹立一種檔案重要，認(rèn)真對待針對檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)實際執(zhí)行過程中存在的一些問題。

（四）提高檔案工作人員的素質(zhì)

采取提高檔案人員素質(zhì)的措施，這與檔案教育事業(yè)的進(jìn)一步開展有密切的關(guān)系。只有教育搞好了，檔案人員的知識結(jié)構(gòu)、學(xué)術(shù)水平才能得到進(jìn)一步的提高，綜合素質(zhì)才能得到增強(qiáng)，這樣會使得工作人員帶著更自信的態(tài)度和更科學(xué)的精神投入到工作中去。同時要充分對西方相對成熟的管理理論體系進(jìn)行分析，結(jié)合我國檔案工作實際情況吸收與借鑒西方管理體系中的合理成分，并加以發(fā)展、完善，形成具有針對性的檔案管理理論，以引導(dǎo)管理實踐的前行。

（五）面臨新狀態(tài)的態(tài)度

隨著社會的不斷發(fā)展變化，檔案數(shù)量的激增，這不僅給對檔案的保管設(shè)備、庫房提出了挑戰(zhàn)，也對檔案管理的軟件方面提出了新要求。加強(qiáng)對檔案工作人員的培養(yǎng)也是亟待解決的一個重要方面。首先檔案單位內(nèi)部要有明確的分工，從而避免職責(zé)不明，政事不分的混亂局面。其次，各個單位內(nèi)部要自覺的組織學(xué)習(xí)，討論分析不足，以達(dá)到新的突破。

（六）完善檔案管理制度

檔案管理制度為檔案管理工作創(chuàng)新提供了法律保障。檔案工作的社會性、復(fù)雜性等特點，就要求有健全完善的工作機(jī)制作保證。要建立健全管理體制、競爭機(jī)制、激勵機(jī)制，為檔案工作人員向?qū)I(yè)化的轉(zhuǎn)變提供動力。同時，強(qiáng)化檔案行政管理的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的管理職能，采用多種形式的管理手段，以促進(jìn)檔案工作的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。

三、小結(jié)

信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時代，檔案管理的數(shù)字化，管理手段的現(xiàn)代化已經(jīng)成為主流。為了順應(yīng)時代發(fā)展的趨勢，我國國內(nèi)的檔案管理存在的不足亟待解決。大型的公共事業(yè)就更需要政府發(fā)揮其職能，同時，也需要工作人員的共同努力，從而推動我國的檔案管理事業(yè)邁入新的高峰。在實踐中及時發(fā)現(xiàn)理論中與具體環(huán)境下不相符合的內(nèi)容，及時糾正錯誤，以達(dá)到更好的發(fā)展，推動檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。