企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用

陳玲

[摘 要]隨著市場經濟的不斷發(fā)展，科學技術水平的不斷提高，出現(xiàn)檔案載體多樣化，檔案利用快捷化。對于企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)管理模式已經不再適合新形勢的發(fā)展，這對企業(yè)檔案的開發(fā)和利用提出了更高的要求，所以要對檔案信息資源進行分析和研究，做好企業(yè)檔案信息的開發(fā)和利用，才能為企業(yè)更好地服務。

[關鍵詞]企業(yè)；檔案管理；開發(fā)；利用

檔案是具有保存價值的原史記錄。檔案也是企業(yè)發(fā)展的歷史憑證，它詳細真實地反映了企業(yè)的歷史。它隨著企業(yè)的建立而產生，隨著企業(yè)的發(fā)展而在逐步地積累。企業(yè)的檔案管理工作與機關單位的檔案管理有所不同，它不單具備各單位檔案類別保管的共同點，同時還有不同點，就是企業(yè)檔案工作要適應市場的發(fā)展，我們把檔案管理工作的重點逐漸由單純保管型向保管利用型轉變，對檔案信息資源及時更新，有效地滿足企業(yè)各方面工作對檔案信息資源的需求，對企業(yè)綜合檔案管理的開發(fā)和利用進行探討。

一、信息資源開發(fā)利用的前提是豐富館藏。

1.加強宣傳，做好室藏收集工作。

檔案是寶貴的文化財富，它的憑證作用、查考價值對企業(yè)各項管理工作、領導決策、工作研究都起著重要的作用，檔案工作從而成為企業(yè)管理工作中不可缺少的部分。檔案人員一方面要自覺學習有關檔案法律法規(guī)及專業(yè)知識；另一方面要深入了解企業(yè)的發(fā)展工作，進行開展宣傳活動，利用墻刊、圖片展覽等多種活動形式，使大家了解檔案，從而提高檔案意識。

檔案室要開展提供檔案利用服務工作，必須要有門類齊全、內容豐富的檔案資料作后盾。因此，要有針對性地拓寬有價值的檔案歸檔范圍，優(yōu)化室藏檔案種類、數(shù)量，去粗取精，去偽存真，確保收集和儲藏的檔案完整、有價值、可利用性。同時，檔案人員要把精力集中使用到檔案整理的工作上，提高檔案整理的工作效率，為檔案的提供利用創(chuàng)造有利的條件。

2.建立科學、合理的室藏結構。

隨著機構的延續(xù)，檔案的數(shù)量日益增多，收集不同載體、不同門類、不同內容的檔案，能全面見證企業(yè)發(fā)展的歷史，可以客觀地反映企業(yè)各個發(fā)展時期的歷史面貌，室藏結構是否科學、合理，直接影響到檔案儲藏的質量。因此，檔案集中統(tǒng)一管理，配置信息系統(tǒng)管理設備，把檔案資源建設成為綜合的信息庫，是企業(yè)檔案發(fā)展的客觀要求。同時，建立規(guī)范制度，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標。提高檔案管理水平，才能發(fā)揮檔案應有的作用。

3.務實求真，全面掌握室藏內容。

①完善檢索系統(tǒng)。檢索工作是打開檔案寶庫的鑰匙，要全面掌握室藏檔案內容，首先要做好檔案檢索工作。一是編制傳統(tǒng)的檢索工具；二是建立檢索信息系統(tǒng)，對自己所保管的檔案資料的種類、數(shù)量、存放的位置以及檔案資料的具體內容等進行信息系統(tǒng)化管理，實行計算機檢索。檔案的存儲和使用通過先進的電子技術可反復滿足各類檢索、查詢等需求，提高檔案信息的交流速度。②建立科學的編研體系。開展編研工作，對保存和室藏檔案資源的開發(fā)利用起著重要作用。把檔案信息資源進行分析、研究、篩選、加工、整理、編纂，通過對文獻資料進行二、三次加工，由靜態(tài)變成動態(tài)的檔案信息，整理匯編成冊，減少查閱調卷的盲目性，提高檔案利用效果。加強編研工作，開發(fā)深層次的專題編研，形成系統(tǒng)、權威、實用、高效的編研成果。只有全面熟悉和掌握室藏檔案的內容，才能提高檔案的利用率，有的放矢地開展工作。

二、建立完善的檔案信息資源的管理和利用體系。

1.加快檔案信息資源的建設。

信息時代的快速發(fā)展，必然帶來檔案載體的變化，電子文件的出現(xiàn)，勢必將檔案信息的收集、整理、儲存和開發(fā)利用由傳統(tǒng)型走向現(xiàn)代化。檔案室作為信息系統(tǒng)的一個重要“角色"，檔案人員應逐步改變傳統(tǒng)方式，利用各種新技術，如計算機、多媒體、網(wǎng)絡等功能，發(fā)揮室藏作用，完善數(shù)據(jù)庫，為資源開發(fā)利用提供有利的保障。

2.發(fā)揮檔案信息資源的作用。

我們既要重視檔案的現(xiàn)實價值，又要重視檔案的歷史價值。隨著知識經濟的到來，檔案信息利用越來越引起人們的高度重視。檔案查考利用方式、范圍發(fā)生了很大變化，檔案信息資源在管理及社會服務等方面需求量日趨增多，信息作用日益顯著，企業(yè)的教學檔案在教學評估、創(chuàng)先評優(yōu)等方面發(fā)揮了積極作用，檔案信息資源為企業(yè)的發(fā)展決策起到了參謀作用。

3.利用網(wǎng)絡實現(xiàn)資源共享。

傳統(tǒng)的檔案工作模式已很難適應入世后市場經濟發(fā)展對檔案信息工作的需求，在信息技術日新月異的21世紀，社會經濟生活的步伐加快，人們希望隨時隨地、不受時間、空間限制地及時獲取相關信息服務。這就要求我們順應時代的要求，更新知識，利用網(wǎng)絡功能提供多渠道的查閱服務，建立一套科學、安全、高效、完備的查詢體系，將庫存的檔案資源變成網(wǎng)絡信息，通過網(wǎng)絡平臺，使之快捷、方便、隨時隨地能獲取利用信息，網(wǎng)絡的開發(fā)利用，大大提高了工作效率，提升了企業(yè)管理品位，樹立了企業(yè)形象。讓檔案在利用中得到價值的體現(xiàn)，實現(xiàn)資源共享。

三、提高檔案管理人員素質。

1.學習和更新知識，提高創(chuàng)新意識。

隨著時代的快速發(fā)展，工作模式手段、技能和信息需求不斷更新，為適應檔案發(fā)展的需要，檔案工作者必須拓寬知識面、學習新技術，學習相關領域的知識，開闊視野，增長技能，以適應本學科最新發(fā)展的動態(tài)，樹立創(chuàng)新意識，不斷實現(xiàn)體制創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、管理創(chuàng)新和服務創(chuàng)新。

2.完善自我，樹立新形象。

新的時代要求檔案工作者必須投身于社會把自己的知識、才學奉獻給社會的同時將新的形象展示給社會。檔案工作者的新形象應是知識領域工作者所具有的較高的修養(yǎng)、情操以及檔案服務部門所特有的良好的風范與氣質。理想形象的塑造不是一朝-夕的事情，檔案工作者應不斷增加自身的學識，提高自身的修養(yǎng)，陶冶自身的情操，以自己的博學及良好的職業(yè)道德贏得社會公眾的敬重，從而提高檔案的社會地位，更好地實現(xiàn)檔案的社會功能及價值的利用功能。

3.加強責任心，提高服務意識。

面對新的歷史時期的檔案工作，檔案工作人員必須認清自身的職責與任務，主動了解需求，由藏到用，拓寬利用面，采取主動上門服務、咨詢服務、跟蹤服務、預約服務、網(wǎng)上服務等方式開展多渠道、多層次的服務，全面、及時、準確、有效、主動地以豐富優(yōu)質的檔案資源更好地為社會服務。

4.理順管理職責，形成長效機制。

檔案在形成、管理過程中牽涉到每一位員工，是一項系統(tǒng)工程，僅靠檔案部門力量是遠遠不夠的。要以積極的行動爭取企業(yè)領導的支持，在人力、物力、財力上得到保障，并且與各職能部門溝通，力爭取得共識。同時，企業(yè)綜合檔案室要定期檢查、督促各部門的檔案建設，認真執(zhí)行督查機制和激勵機制，形成一種周期性的自查、自評、整改的長效機制，這種周期性的自評機制能夠成為檔案工作自我完善的動力。這種動力推動檔案工作在反思總結、揚長補短的過程中，得到持續(xù)發(fā)展。

四、結束語

隨著市場經濟的不斷發(fā)展，新時期的檔案所發(fā)揮的社會功能日益凸現(xiàn)，檔案的利用價值發(fā)揮了不可替代的重要作用。我們應該深入社會，了解社市場對檔案信息的需要，搞好企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，既要熱情主動地提供服務，又要健全和熟悉檔案資源，注重檔案的收集質量，加強檔案意識，提高檔案的利用價值，把“死檔”變?yōu)椤盎顧n”，積極主動地融入到沸騰的社會市場經濟建設中去，以科學的態(tài)度，把檔案信息資源的開發(fā)工作做得更好，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮作用。

參考文獻：

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[2]張華玲高校檔案資源服務教學的利用研究[J]商丘師范學院檔案館，2007（8）