檔案管理規(guī)范性應(yīng)關(guān)注的重點環(huán)節(jié)

馬燕

摘 要：檔案管理規(guī)范性是新時期檔案管理信息化、數(shù)據(jù)化要求的必然趨勢。本文從分析當前檔案管理規(guī)范性工作中存在的主要問題入手，從四個方面提出了提高檔案管理規(guī)范性質(zhì)量的意見建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理 規(guī)范性 重點環(huán)節(jié)

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）05（a）-0235-01

檔案管理是對檔案實體和檔案信息進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計并提供利用服務(wù)的活動的總稱。無論對于個人還是對于單位而言，檔案管理的重要性毋容置疑，但近年來隨著人員流動性的增強和用人制度相對的寬松，造成檔案管理工作質(zhì)量呈現(xiàn)出下滑趨勢，而實際上，在檔案管理數(shù)據(jù)化、電子化、信息化程度提升的大背景下，檔案管理規(guī)范性的要求越來越高，對檔案管理從業(yè)人員、工作機制、設(shè)備條件等方面的標準也越來越嚴。

1 檔案管理規(guī)范性的重要意義

檔案管理規(guī)范性是檔案管理工作的內(nèi)在要求，是適應(yīng)新時期檔案工作的必然選擇，特別是隨著我國信息化、數(shù)據(jù)化管理程度的提高，提升檔案管理規(guī)范性已經(jīng)成為了檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

1.1 有助于提高檔案管理信息化水平

檔案管理信息化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，特別是隨著信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)的出現(xiàn)，對檔案管理提出了更高的要求。因此，規(guī)范性的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一化、標準化，從而為數(shù)據(jù)的歸類、采集、分析提供便利。

1.2 有助于提高檔案管理標準化水平

檔案管理的規(guī)范性能夠有效提高檔案工作在登記、歸檔、整理等方面的規(guī)范性，能夠有效的按照相關(guān)規(guī)章制度的要求，提升管理的標準化水平。特別是對于專業(yè)人員而言，能夠通過管理的規(guī)范性來加強業(yè)務(wù)水平，促進管理工作質(zhì)量提高。

1.3 有助于提高單位的人事管理質(zhì)量

檔案管理工作是單位人事管理工作的重要組成部分，因此提升檔案管理的規(guī)范性必然會對人事管理工作有著極強的促進和鞭策作用。能夠從制度層面、組織層面、工作機制層面、人員素質(zhì)層面更好的規(guī)范和約束，從而帶動和提高單位人事管理工作質(zhì)量。

2 檔案管理規(guī)范性出現(xiàn)問題的原因

在實際的檔案管理工作中，受到編制體制、人員素質(zhì)等方面因素的影響，檔案管理規(guī)范性還不夠高，特別是在一些企事業(yè)單位，人員流動性強、從業(yè)人員能力低的問題都對檔案管理的規(guī)范性帶來不小的影響。

2.1 觀念認識有偏差

一些單位對于檔案管理規(guī)范性的認識還不到位，對于如何實現(xiàn)規(guī)范性在理解上還有偏差。一是主動性不強。不少單位的檔案管理人員是采取兼崗的方式來實現(xiàn)管理工作，對檔案管理工作的主動性不足，在檔案整理、匯總等工作缺乏時效性。二是標準性不強。一些工作人員沒有受到過專業(yè)的培訓和學習，對于檔案記載、整理等業(yè)務(wù)工作不了解，甚至是一些借調(diào)或是臨時性人員在執(zhí)行相關(guān)的工作，其標準可想而知。三是關(guān)注度不強。單位領(lǐng)導對于檔案管理關(guān)注不高，對于檔案保管的設(shè)備、環(huán)境等條件等沒有足夠重視，也影響了管理規(guī)范性的提高。

2.2 管理制度不健全

檔案管理工作作為單位日常管理工作的重要組成部分，有著嚴格的標準和制度規(guī)范。但隨著近年來計算機、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的普及，一些單位對于檔案管理制度的落實有了一定的松懈思想。一方面，在資料收集和整理方面，不少單位偏重資料的搜集，但在整理匯總、歸檔方面比較滯后，僅依靠年底檢查前來進行突擊性整理。另一方面，檔案管理不嚴格。規(guī)范性的落實需要制度的保障。但一些單位對于檔案管理制度往往僅停留在紙面上、墻面上，而沒有真正落實到位，檔案管理人員責任心不強的問題十分突出。

2.3 監(jiān)管機制不到位

檔案管理工作的特殊性決定了其監(jiān)管工作的不便性，特別是在規(guī)范性建設(shè)方面，專業(yè)人員少、監(jiān)管部門少的問題十分突出。一是監(jiān)管手段不足。本單位人員忙于日常事務(wù)沒有精力來監(jiān)管、上級單位礙于制度不便監(jiān)管，這些現(xiàn)象都導致不少事業(yè)單位檔案管理監(jiān)管形同虛設(shè)。二是監(jiān)管責任不明。對于何時、何人、何部門監(jiān)管，在職責劃分、人員分工方面都沒有明確的區(qū)分，造成了當前檔案管理監(jiān)管工作的效率低下。三是監(jiān)管獎懲不清。對于可能出現(xiàn)的問題和已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的問題，沒有過硬的糾錯和懲治力度。一些問題往往是在多年后才被發(fā)現(xiàn)，而當時的責任人往往早已不在崗位之上，檔案管理的獎懲沒有具體的指標來加以督促。

3 檔案管理規(guī)范性應(yīng)關(guān)注的重點

針對當前檔案管理規(guī)范性工作中存在的問題，筆者認為要提高其工作的質(zhì)量，就應(yīng)當從提高觀念認識入手，用制度規(guī)定作保證，落實考核和監(jiān)管機制，提高檔案管理的規(guī)范性。

3.1 轉(zhuǎn)變認識，加強對檔案管理規(guī)范性的認識

無論單位管理人員，還是具體的工作人員，都必須要進一步加強對檔案管理規(guī)范性的認識，樹立標準意識，切實按照相關(guān)制度的要求，做好檔案的登記、匯總、整理；樹立責任意識，干一行愛一行，本著為他人負責，為單位負責的精神，切實做好檔案管理相關(guān)工作；樹立整體意識，切實將單位和個人的信息詳細收集和整理，提高檔案管理的全面性。

3.2 健全制度，完善檔案管理規(guī)范性體系構(gòu)建

在制度建設(shè)方面，要完善檔案管理規(guī)范體系，樹立統(tǒng)一科學的標準，促進制度落實。一是建立資源共享機制。檔案管理關(guān)系到單位和個人的切身利益，必須要盡量做到數(shù)據(jù)齊全、規(guī)范。因此提高規(guī)范性的基礎(chǔ)，就是要與單位辦公室、個人建立資源共享機制，從而更為全面快捷的掌握單位和個人的信息數(shù)據(jù)，及時更新和匯總相關(guān)情況。二是建立數(shù)據(jù)標準機制。針對檔案管理數(shù)據(jù)化程度逐步提高的現(xiàn)實，因此提高數(shù)據(jù)的標準化，是未來檔案管理規(guī)范性的必然要求。對此，檔案管理部門要自身而下，建立和規(guī)范標準和指標，從用詞、格式等方面做統(tǒng)一的規(guī)范，便于數(shù)據(jù)的匯總和整理。

3.3 落實責任，加強檔案管理規(guī)范性監(jiān)督檢查

在日常管理工作中要進一步細化責任分工、明確監(jiān)管職責，用責任來促進規(guī)范性落實。一是要明確專人負責。單位要明確專門人員負責檔案管理工作，從而保證檔案工作的專業(yè)性，同時要建立檔案交接等機制，確保管理的延續(xù)性。二是要加強監(jiān)管力度。無論是上級部門，還是單位自身，要加強對檔案管理規(guī)范性的監(jiān)管，落實相關(guān)制度規(guī)定，在軟硬件建設(shè)方面給予必要的保障和監(jiān)督。三是要細化獎懲措施。注重對檔案管理工作的檢查，對于出現(xiàn)的問題要建立規(guī)范的獎懲機制，促進工作制度落實。

3.4 提高素質(zhì)，滿足檔案管理規(guī)范性多樣需求

首先要為單位招納業(yè)務(wù)技術(shù)過硬的管理人才；其次，要加強對管理人員的崗前培訓，使他們能夠更好的熟悉和處理相關(guān)的管理工作。在培訓內(nèi)容方面，一要加強其專業(yè)領(lǐng)域方面的培訓，結(jié)合事業(yè)單位具體的工作，使理論知識能夠與實際工作很好的結(jié)合；二要加強對其工作態(tài)度的培養(yǎng)，改變以往做一天和尚敲一天鐘的工作心態(tài)，將激勵機制引入到檔案管理工作中來，提高他們的工作積極性。

參考文獻

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