特殊載體檔案特點(diǎn)及分類探討

叢艷茹

[摘 要]一般來(lái)說(shuō)，人們把非紙質(zhì)材料文件稱為特殊載體檔案，也被稱為“新型載體檔案”。常見的有：磁帶、磁盤、光盤等，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，特殊載體檔案的類型將增加。

[關(guān)鍵詞]特殊載體檔案；特點(diǎn)；分類

一、特殊載體檔案的特點(diǎn)

（一）信息載體質(zhì)地脆弱

特殊的載體組成復(fù)雜，易損壞，變質(zhì)，保存年限低于紙張。因此，特殊載體檔案的存儲(chǔ)要求比普通紙質(zhì)檔案的要求高，需要分庫(kù)、分架或特殊保管。

（二）信息的形式多樣化

除了傳統(tǒng)的文字圖表外，顯示檔案信息的媒體包括音頻、視頻、動(dòng)畫、多媒體等，特別是多媒體技術(shù)的出現(xiàn)，使多媒體信息可以高度集成，對(duì)傳統(tǒng)的信息形式?jīng)]有影響。

（三）信息一般不能直接使用

特殊載體的信息，需要使用一些中間工具才可以實(shí)現(xiàn)。

（四）信息載體和信息內(nèi)容易于分離

結(jié)合特殊載體檔案信息和信息含量比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案少。特殊載體檔案具有易于分離的特點(diǎn)，使它與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有明顯的特點(diǎn)：信息修改容易，不留痕跡；容易復(fù)制、加工和傳播。

（五）文件管理和信息傳播的成本相對(duì)較高

特殊載體檔案記錄和傳播要求很高的技術(shù)含量，如：電子文件需要較高的電腦軟件和硬件環(huán)境，以及更高的管理知識(shí)和技能。

（六）特殊載體檔案之間可以相互轉(zhuǎn)換

隨著技術(shù)的發(fā)展，新型的記錄載體不斷產(chǎn)生，要保證原載體檔案信息向新型載體上遷移，并保證信息的完整、準(zhǔn)確、安全和可被人工識(shí)讀。

二、特殊載體檔案的分類

（一）按信息記錄方法及載體材料進(jìn)行分類

根據(jù)載體和信息記錄技術(shù)類型的不同，特殊載體檔案可分為：機(jī)械記錄、磁性載體檔案、光盤等。機(jī)械錄音檔案是根據(jù)聲音發(fā)聲的原理，在載體材料中將通過(guò)顯示聲音的特殊載體檔案；磁記錄文件是利用電磁感應(yīng)原理，將圖像、聲音以及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成電信號(hào)，用磁介質(zhì)磁化儲(chǔ)存信息；光學(xué)記錄檔案是利用光學(xué)成像原理，記錄信息而形成檔案，包括感光材料和光盤兩種形式。

（二）在實(shí)際工作中的分類

在實(shí)際工作中，人們根據(jù)特殊載體檔案形成的領(lǐng)域、信息表現(xiàn)形式等特征，可以分為聲像檔案與電子檔案。聲像檔案包括音頻文件、視頻文件和圖片文件，它們是通過(guò)特殊的設(shè)備，如錄音機(jī)、錄像機(jī)和照相機(jī)，在載體上記錄聲音和圖像；電子檔案在數(shù)字設(shè)備和環(huán)境中生成，是存儲(chǔ)在硬盤、閃存盤及光盤上的代碼。依靠計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。事實(shí)上，音頻和視頻文件和電子檔案不使用相同的分類標(biāo)準(zhǔn)及結(jié)果，聲像檔案是從媒體的角度區(qū)分事物；電子文件從信息技術(shù)的角度區(qū)分兩個(gè)事物之間的交叉和重復(fù)，因此，與音像檔案與電子檔案記錄載體之間的發(fā)展有越來(lái)越多的重復(fù)，在管理和利用實(shí)際工作中是越來(lái)越方便。

三、檔案工作者面臨特殊載體檔案管理的挑戰(zhàn)

特殊載體檔案的產(chǎn)生，尤其是電子檔案大量產(chǎn)生，將要求現(xiàn)代檔案工作者不斷學(xué)習(xí)新的理論知識(shí)和操作技能.轉(zhuǎn)變觀念，勇于面對(duì)新的挑戰(zhàn)。

（一）掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的管理和提供信息服務(wù)，給檔案部門提出了新要求，檔案工作者不僅要了解傳統(tǒng)檔案工作的理論和方法，而且要積極地學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理和檔案信息資源管理的理論和方法，提高對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)理解，并積極拓展收集網(wǎng)絡(luò)檔案信息的渠道，擴(kuò)大網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)方式和服務(wù)手段。提高質(zhì)量和檔案信息的管理和服務(wù)效率。

首先，計(jì)算機(jī)知識(shí)。了解計(jì)算機(jī)硬件和軟件知識(shí)。在硬件方面，掌握了計(jì)算機(jī)的基本工作原理和結(jié)構(gòu)；在軟件方面，以掌握和操作的常用軟件，如：格式化硬盤重裝系統(tǒng)，常用辦公軟件的使用，常用的文件管理軟件操作熟練，能夠溝通和傳遞檔案信息利用等。

其次，網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。掌握現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的分類，熟悉局域網(wǎng)的一般結(jié)構(gòu)，網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)的掌握，做好安全防范，防治計(jì)算機(jī)病毒和黑客的入侵和破壞，檔案信息系統(tǒng)審計(jì)和文件信息的備份，應(yīng)注意不期而至的事件對(duì)檔案信息系統(tǒng)的損害，使文件信息管理系統(tǒng)始終是穩(wěn)定的、安全的和有效的。

（二）掌握信息的收集、處理和信息服務(wù)技能

在本質(zhì)上，檔案信息管理系統(tǒng)是一個(gè)信息系統(tǒng)，具有檔案信息輸入、處理和輸出等要素。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案相比，特別是電子檔案，管理模式和方法具有與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案很大差異，檔案工作者應(yīng)積極學(xué)習(xí)檔案信息資源管理方面的知識(shí)，并結(jié)合本部門的實(shí)際情況，以提高自身的技能和水平，從而提高特殊載體檔案的管理效率。例如，電子檔案，可以采取物理歸檔的方法，也可以采用分布式邏輯歸檔；電子檔案的收集，可以以本館的資源為主體，拓展網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源和虛擬館藏發(fā)展；比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件具有更加便捷、高效的作用，通過(guò)建立鏈接等多種方式，可以實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)、跨平臺(tái)、跨區(qū)域的檔案信息資源的加工和處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集成度高；服務(wù)發(fā)展的方式和手段多種多樣，形式靈活，并獲得反饋的效果是及時(shí)的、準(zhǔn)確的，可避免盲目的檔案信息服務(wù)。

（三）轉(zhuǎn)變觀念

特殊載體檔案是時(shí)代發(fā)展的結(jié)果。更換檔案載體，尤其是特殊載體的不斷產(chǎn)生和應(yīng)用，為檔案工作的持續(xù)發(fā)展和新技術(shù)的應(yīng)用提供了前提和保障。在這樣的背景下，檔案工作者必須轉(zhuǎn)變觀念，建立管理和服務(wù)理念，在新型載體檔案不斷產(chǎn)生時(shí)，主動(dòng)掌握好收集、管理理論和技能。面對(duì)新型載體的不斷增多，檔案人員要建立兩個(gè)觀念：第一，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和特殊的載體的普及，特殊載體已經(jīng)逐漸變得和紙質(zhì)載體一樣普通，該載體將成為檔案工作的主要對(duì)象；其次，檔案人員要建立檔案信息管理和綜合思維，無(wú)論什么形式的檔案信息，應(yīng)積極采用新的理論和方法，提高管理。

四、結(jié)論

在新的理念指導(dǎo)下，檔案工作者應(yīng)積極把特殊載體檔案管理和服務(wù)看成自己工作的重要組成部分，在檔案管理規(guī)章制度的制定時(shí)，要把特殊檔案管理放在重要位置上。在歸檔制度中，規(guī)定特殊載體檔案的歸檔問題；在利用制度中，提供了特殊載體檔案不同的利用需要，等。在條件允許的情況下，應(yīng)逐步把傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)化成電子文件以數(shù)字形式存儲(chǔ)，并保存和利用檔案工，使得檔案工作前后銜接與連貫。

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