檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題研究

王天霞

[摘 要]深圳市公園管理中心于2010年4月29日正式掛牌成立，讓“一個(gè)公園建一個(gè)管理處”的公園機(jī)構(gòu)管理模式在深圳成為了歷史。全市29家已建和在建的市級(jí)公園全部納入統(tǒng)一管理。這一重大改革為全國(guó)公園管理方面做出了表率，同時(shí)，對(duì)于這些公園的檔案管理工作也引起了各界的關(guān)注，因此，深入探討檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化對(duì)于規(guī)范檔案管理工作具有非常重要的意義。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化建設(shè)；深圳市；公園管理中心

檔案管理屬于一種附有管理和政治以及服務(wù)等方面性質(zhì)的管理工作，其并非創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富之生產(chǎn)工具，而是歷史文件之科學(xué)管理，其于單位管理體系中特別重要。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)條件下檔案管理愈加專(zhuān)業(yè)化，信息技術(shù)為檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)跟進(jìn)信息化時(shí)代需求實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

一、檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化是時(shí)代的必然選擇

檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。近年來(lái)，檔案部門(mén)大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步。尤其是計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于各類(lèi)單位管理的方方面面，在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度，逐步取代了紙質(zhì)文件。因此，如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，就要了解檔案信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，以便有針對(duì)性地做好這方面的工作。特別是作為才成立四年的深圳市公園管理中心，如何能夠?qū)?9個(gè)公園的“老”檔案管理好，管理到位，就更需要信息化技術(shù)來(lái)做保障，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，才會(huì)讓單位的一些“老”檔案煥發(fā)“新”生機(jī)。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化可以降低管理成本

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的路徑給檔案管理創(chuàng)造了極大的方便，譬如在提升工作效率以及節(jié)省工作時(shí)間等方面。檔案管理的信息化指的就是檔案管理的形式由過(guò)去以檔案實(shí)體保管為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案實(shí)體借助信息化模式面向社會(huì)提供服務(wù)為主。信息技術(shù)主要運(yùn)用于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)方面，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，能夠?qū)n案資源實(shí)施分類(lèi)和提取，可提升檔案管理效益。同時(shí)在實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化過(guò)程中，要做到一方面單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)保障文檔的一體化，讓檔案同文件保持一致性。另一方面，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)實(shí)行密碼控制，及時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全實(shí)施測(cè)評(píng)與安裝殺毒軟件等手段來(lái)保障檔案的安全。較比以往傳統(tǒng)的檔案資料，電子檔案則更加方便保存、整改與查詢，同時(shí)，能夠使用網(wǎng)絡(luò)實(shí)施快速傳遞，從而提升檔案管理的使用效率，減低檔案管理的成本。[1]

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的路徑

（一）建構(gòu)科學(xué)可行的總體規(guī)劃

檔案管理信息化是提升檔案信息服務(wù)水平的必由路徑。在構(gòu)架檔案管理信息化之總體規(guī)劃時(shí)，應(yīng)當(dāng)本著服務(wù)于發(fā)展方向的戰(zhàn)略理念。在研究本身的特點(diǎn)與發(fā)展方向的基礎(chǔ)上，實(shí)施深入研究與科學(xué)論證，建構(gòu)出切合實(shí)際的檔案管理信息化長(zhǎng)期規(guī)劃與短期計(jì)劃，構(gòu)架一個(gè)規(guī)模比較龐大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推進(jìn)檔案信息化健康發(fā)展的進(jìn)程。此外，應(yīng)當(dāng)關(guān)注系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)用的效果，注重系統(tǒng)對(duì)開(kāi)展信息服務(wù)的目標(biāo)積極態(tài)勢(shì)，不斷突出系統(tǒng)之靈活以及可擴(kuò)展性，為將來(lái)發(fā)展留下拓展空間。[2]早在2012年，公園管理中心就下發(fā)通知要求中心本部各部室按照《市公園管理中心綜合檔案管理框架方案》所列明細(xì)，收集、整理和移交本部室2010年中心組建以來(lái)的各類(lèi)檔案材料。對(duì)已建立檔案管理庫(kù)房并實(shí)現(xiàn)檔案綜合管理的公園，須按照《深圳市檔案分類(lèi)方案編制規(guī)則》，繼續(xù)做好本公園2012年度檔案整理、歸檔等工作。同時(shí)，按照“先統(tǒng)計(jì)數(shù)量，后移交歸檔”的程序，2013年實(shí)現(xiàn)公園所有歷史檔案全部移交中心統(tǒng)一管理。這個(gè)檔案管理的總體規(guī)劃，從目前運(yùn)行結(jié)果看，效果非常不錯(cuò)。

（二）構(gòu)建檔案信息網(wǎng)站

互聯(lián)網(wǎng)遍布世界各地，檔案管理自然也應(yīng)打破傳統(tǒng)善于創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)。能夠結(jié)合本單位的實(shí)情建構(gòu)局域網(wǎng)，促成資源共享。檔案網(wǎng)絡(luò)建成后，能夠發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)自身的優(yōu)勢(shì)，快捷完成檔案之現(xiàn)代化信息管理與調(diào)用。此是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的核心目的，并且也是檔案數(shù)字化的主要標(biāo)志與手段。在檔案信息化建構(gòu)中，要把檔案的管理系統(tǒng)融入到整個(gè)管理信息系統(tǒng)之中，構(gòu)成一體化系統(tǒng)，將本單位各個(gè)機(jī)構(gòu)的信息統(tǒng)籌歸納進(jìn)去，促成資源共享，從而取得檔案管理的綜合與系統(tǒng)成效。此外，還要選用那些利用有升級(jí)與開(kāi)發(fā)能力之檔案信息管理系統(tǒng)，此是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的一個(gè)重要條件之一。只有軟件適宜了網(wǎng)絡(luò)管理的要求，具備完善的檢索功能，才能有效發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)之優(yōu)勢(shì)。

（三）穩(wěn)步推進(jìn)信息資源數(shù)字化

以往過(guò)去的館藏檔案是以紙張、相片、錄像與錄音等形式為主， 使用方式也大多都是借閱、咨詢或編輯出版檔案史料等，此紙質(zhì)檔案信息資源即便再圓滿，可沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化之前，其還將會(huì)埋沒(méi)于歷史的塵埃之下，沒(méi)有辦法促成檔案信息資源之共享。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化則能夠打破傳統(tǒng)檔案使用之局限，最大限度促成了檔案信息資源之共享。在2012年時(shí)公園管理中心就要求各公園統(tǒng)計(jì)報(bào)送的檔案包括：（1）文書(shū)檔案永久、長(zhǎng)期檔案數(shù)量（1998年以前以卷計(jì)；1998年以后以件計(jì)）；（2）20年以內(nèi)會(huì)計(jì)檔案數(shù)量（1998年以前以件計(jì)；1998年以后以盒計(jì)）；（3）基建檔案數(shù)量（以卷計(jì)，包括圖紙、文本）；（4）各類(lèi)榮譽(yù)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌數(shù)量；（5）音像檔案數(shù)量。這些檔案信息資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化重點(diǎn)注重了如下兩個(gè)方面的工作：

一、對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化手段。對(duì)現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案實(shí)行數(shù)字化指的是利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)將文字圖像轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化模式，主要具有兩種形式，一種是文本的錄入，一種是圖像的錄入。此兩種工程均需耗費(fèi)較大的精力，可由于受人、物、財(cái)力等的制約，一般狀況下優(yōu)先顧及具備較高存儲(chǔ)價(jià)值的館藏檔案和特殊館藏檔案及至使用率較高、需求量較大的館藏檔案，并且兼顧檔案原件之字跡質(zhì)量程度，盡力選取字跡比較清楚的檔案文件。在具體實(shí)施數(shù)字化的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)構(gòu)架電子文件標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范格式，有效保障轉(zhuǎn)變的數(shù)字化檔案與現(xiàn)行電子文件相一致，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

二、強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)行電子文件的收集歸檔管理。電子文件只是于數(shù)字設(shè)施及其環(huán)境下產(chǎn)生，用數(shù)碼模式存儲(chǔ)在磁帶和磁盤(pán)以及光盤(pán)等載體上，借助計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)施閱讀、處理，并且能夠于通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)逐漸步入公文處理的之平臺(tái)時(shí)，電子文件成為各級(jí)職能工作的歷史記錄。目前電子文件的收集歸檔成為檔案信息數(shù)字化的主要組成部分之一。針對(duì)目前各檔案機(jī)構(gòu)所應(yīng)用的硬、軟件系統(tǒng)的不盡相同及檔案建立的數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)別繁多而導(dǎo)致的電子文件格式的不同，相互之間互不兼容之現(xiàn)象，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建構(gòu)嚴(yán)格的電子文件歸檔機(jī)制。做到明晰電子文件的歸檔范疇、需求、方法，有效保障電子文件的歸檔率，同時(shí)把電子文件歸檔工作同對(duì)歸檔人的職位考核評(píng)聘相掛鉤。[3]

（四）做到檔案規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)施檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容之一，也是評(píng)價(jià)檔案管理工作信息化水平的主要標(biāo)志。在實(shí)施檔案管理信息化過(guò)程中，要遵循國(guó)家推舉使用的信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身發(fā)展的需要和特點(diǎn)來(lái)建構(gòu)內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)，在踐行中不斷實(shí)施完善。對(duì)于檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)不僅適宜國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，而且有助于方便實(shí)際操作。應(yīng)當(dāng)對(duì)各個(gè)建立檔案的文件與檔案內(nèi)容、檔案項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與格式等制定出統(tǒng)一的要求，此外，還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的軟、硬件之文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等實(shí)施統(tǒng)一規(guī)范。促成今后電子目錄入檔案館后可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)之共享，化解因軟件的不盡相同而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)沒(méi)有辦法轉(zhuǎn)換抑或不能讀取的問(wèn)題。[4]

（五）提升檔案人員的整體素質(zhì)

檔案管理工作愈來(lái)愈重要。在新形勢(shì)下，若搞好檔案管理工作，不具備有力的檔案管理人才做為基礎(chǔ)，以致檔案管理人員不具備開(kāi)拓創(chuàng)新精神和豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，提升與加強(qiáng)檔案工作只能是句空話。因此，我們說(shuō)檔案管理工作的成敗關(guān)鍵，取決于檔案管理人員的整體素質(zhì)。具體應(yīng)注重如下三個(gè)方面的工作：

一、要提升創(chuàng)新力。檔案管理是一項(xiàng)科學(xué)性、技術(shù)性極高的工作，做為一名檔案管理者，不能僅僅會(huì)基本的操作和基礎(chǔ)知識(shí)，還有擁有廣博的知識(shí)，特別是與歷史、文秘、目錄、計(jì)算機(jī)相關(guān)的知識(shí)，并將這些知識(shí)和檔案管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，融入到管理當(dāng)中，打開(kāi)思路，銳意創(chuàng)新，不僅是管理手段，還有管理模式，盡量簡(jiǎn)化操作流程，提高工作效率，同時(shí)，要盡最大努力，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，因?yàn)楣芾碇皇鞘侄危褂貌攀钦嬲哪康摹?/p>

二、要提升協(xié)調(diào)力。在實(shí)際工作中檔案管理者協(xié)調(diào)能力大小常常與檔案資料的齊全、完整密不可分。特別是做為新成立的公園管理中心，更是如此，如何建立、保存好29個(gè)公園的檔案，確實(shí)需要很好的溝通和協(xié)調(diào)能力。做好了，可以事半功倍，做不好反而會(huì)勞而無(wú)功。

三、數(shù)字化管理能力。信息化技術(shù)日新月異，如果不能夠跟上時(shí)代，只會(huì)被社會(huì)淘汰。特別是作為一名合格的檔案管理者，就更要比普通人擁有更強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和實(shí)踐能力，以確保自己在工作和生活當(dāng)中保持與時(shí)代同步，也才能夠適應(yīng)檔案管理者這個(gè)角色的基本要求。

因此，我們應(yīng)當(dāng)搞好檔案工作網(wǎng)絡(luò)的建構(gòu)和檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的培養(yǎng)以及檔案現(xiàn)代化信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、信息化。對(duì)檔案管理人員，依據(jù)其所具備的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力，分期分批實(shí)施各種層次的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，聘請(qǐng)檔案學(xué)專(zhuān)家與具有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)人才傳輸專(zhuān)業(yè)知識(shí)。定期嚴(yán)格實(shí)施專(zhuān)業(yè)理論同實(shí)踐操作方面內(nèi)容的測(cè)驗(yàn)，全面實(shí)施專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)與考核、采取公平競(jìng)爭(zhēng)、優(yōu)勝劣汰的舉措。實(shí)踐證明，此也是提升檔案管理人員整體素質(zhì)的有效方法。[5]

總之， 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是一個(gè)逐漸加快實(shí)施的工程，需要整體布局，實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展。信息化是當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的方向與必然趨勢(shì)，檔案管理信息化自然也是檔案工作發(fā)展的方向與必然趨勢(shì)。新形勢(shì)下，檔案管理工作一定要緊緊圍繞時(shí)代發(fā)展之新的任務(wù)及其特點(diǎn)與要求。要具有創(chuàng)新精神，不斷推進(jìn)檔案管理工作跨越式發(fā)展。此是時(shí)代發(fā)展的必然需求，也是做好檔案管理工作的維護(hù)、保管、服務(wù)等職能的體現(xiàn)。實(shí)踐表明，以建構(gòu)檔案信息化做為突破口，有效發(fā)揮現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施的功能，是提升檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化水平的有效途徑。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉倩：淺談實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理.《東方企業(yè)文化》 2012年17期

[2]呂小兵：探討檔案管理創(chuàng)新與改革.《科技與企業(yè)》2012年第13期

[3]程巧玲：檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題.《檔案管理》2011年第4期

[4]修敏：機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題.《黑龍江科技信息》2011年第17期

[5]趙春園：淺談如何加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)工作.《珠江水運(yùn)》2010年第14期