在信息化時(shí)代如何確保檔案的安全

任曉萍

[摘 要]信息化技術(shù)的快速發(fā)展，使我們進(jìn)入了信息化時(shí)代，在信息化時(shí)代，信息安全具有極為重要的意義，其已不是簡(jiǎn)單的保密問(wèn)題，而且關(guān)系到信息的真實(shí)性、完整性和有效性。檔案作為信息的儲(chǔ)存庫(kù)，特別是在信息化環(huán)境下，電子檔案從形成、流轉(zhuǎn)及歸檔保存的整個(gè)過(guò)程中都存在著嚴(yán)重的安全隱患，所以在信息化時(shí)代，我們需要做好檔案的安全保護(hù)工作。

[關(guān)鍵詞]信息化；檔案；安全；檔案實(shí)體；檔案信息；檔案管理

檔案的發(fā)展從紙質(zhì)檔案開(kāi)始向電子檔案發(fā)展，從傳統(tǒng)意義上來(lái)講，檔案的安全不僅包括檔案的實(shí)體安全，而且還包括檔案的信息安全。而在紙質(zhì)檔案中，檔案安全更多體現(xiàn)的是檔案信息安全。而且信息化時(shí)代，檔案的信息安全與檔案的安全具有等同性，由于信息化時(shí)代，檔案信息具有較強(qiáng)的獨(dú)立性，檔案安全更多的是指檔案的信息安全，而已其包括了信息的真空性、完整性和有效性，同時(shí)在電子檔案時(shí)代存在著較嚴(yán)重的安全隱患，所以在信息化時(shí)代，加強(qiáng)對(duì)檔案的安全防護(hù)具有極為重要的意義。

一、信息化環(huán)境下檔案安全工作存在的問(wèn)題

（一）缺乏統(tǒng)一的安全保管標(biāo)準(zhǔn)

各個(gè)不同單位和部門(mén)之間在進(jìn)行電子檔案管理工作中，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，這樣就導(dǎo)致其移交到檔案管理部門(mén)的電子檔案在數(shù)據(jù)來(lái)源、屬性、內(nèi)部結(jié)構(gòu)及數(shù)據(jù)處理方式上都存在著復(fù)雜性，電子檔案出現(xiàn)遺漏或是丟失的現(xiàn)象常有發(fā)生。

（二）缺乏統(tǒng)一的檔案管理計(jì)算機(jī)軟件標(biāo)準(zhǔn)

信息化技術(shù)的快速發(fā)展，加快了檔案數(shù)字化的進(jìn)程。目前在檔案管理工作中計(jì)算機(jī)已得到普遍的應(yīng)用。但各個(gè)單位在計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)水平和功能存在著很多不同之處，這就導(dǎo)致各單位之間在檔案管理軟件系統(tǒng)上沒(méi)有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所使用的安全軟件具有很大的區(qū)別，這就導(dǎo)致在檔案移交過(guò)程中，檔案信息的安全性和可靠性得不到有效的保障。

（三）人才組織和配備上缺乏合理性

在信息化時(shí)代，人們對(duì)檔案的信息安全已有了理論上的認(rèn)識(shí)，但在實(shí)際工作中，由于各個(gè)單位和部門(mén)之間在計(jì)算機(jī)開(kāi)發(fā)應(yīng)用人員的組織和配備上存在著較大的差異，而且不同工作人員對(duì)檔案安全的認(rèn)識(shí)層次上也具有較大的異同，而且在檔案形成過(guò)程中還存在著較大的安全隱患，由于我們對(duì)電子檔案進(jìn)行全程安全防護(hù)都存在著不同的見(jiàn)解，所以檔案信息真實(shí)性和保密性工作也會(huì)存在一定的問(wèn)題。

二、信息化環(huán)境下保護(hù)檔案安全的具體要求

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，只要保證了檔案介質(zhì)上的安全性和完整性，則其存儲(chǔ)內(nèi)容的信息的安全性和完整性則會(huì)得到有效保證。在當(dāng)前信息化環(huán)境下，即使記錄、存儲(chǔ)的介質(zhì)能夠完好的進(jìn)行保存，但并不能代表其所含的內(nèi)容信息能夠準(zhǔn)確、完整的進(jìn)行保存，因?yàn)槠渌涗浀拇鎯?chǔ)介質(zhì)如果無(wú)人被人理解，則和損毀就沒(méi)有什么區(qū)別，所以在信息化環(huán)境下，對(duì)保護(hù)檔案安全具有具體的要求。

（一）電子檔案實(shí)體要安全

電子檔案在其實(shí)體形成過(guò)程中，需要由兩個(gè)部分才能完成，即載體材料和記錄材料。通常所指的載體材料包括光盤(pán)、磁盤(pán)等，而記錄材料則指電子、光子和電磁信號(hào)等。由于電子檔案需要由載體材料和記錄材料形成，所以制成材料的壽命則會(huì)直接關(guān)系到電子檔案的壽命，這就需要我們?cè)跈n案形成過(guò)程中對(duì)制造材料的安全性進(jìn)行必要的保護(hù)，從而使電子檔案實(shí)體的安全性得以保障。

第一，制成材料的安全。電子檔案載體材料受外界因素影響很大，往往會(huì)因?yàn)楸４娌簧圃斐善茐?。而且電子檔案載體的有些損壞不易被發(fā)現(xiàn)，只能由設(shè)備來(lái)檢驗(yàn)。

第二，環(huán)境的安全。電子檔案是存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，因此對(duì)于保存環(huán)境的要求更為嚴(yán)格。空氣中的灰塵、氧化性氣體、酸性及堿性氣體是影響電子檔案誤碼率的重要原因。此外，溫濕度、強(qiáng)磁場(chǎng)、光線輻射等因素也時(shí)刻威脅著電子檔案實(shí)體的安全。

第三，技術(shù)的安全。一般來(lái)說(shuō)，大多數(shù)信息載體的預(yù)期壽命都超過(guò)了讀寫(xiě)它的硬件和軟件的技術(shù)期限，這就使得各種信息載體的已知壽命變得幾乎不安全。

第四，管理和應(yīng)用的安全。對(duì)電子檔案管理上的不力和應(yīng)用過(guò)程中的存取、傳輸?shù)纫矔?huì)對(duì)檔案實(shí)體安全產(chǎn)生一些不良的影響。

（二）電子檔案信息要安全

第一，數(shù)據(jù)安全。主要是指涉及到系統(tǒng)存貯的檔案數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)存貯、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換以及各類(lèi)電子文件的保管等，如操作系統(tǒng)存在安全隱患，會(huì)使檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、保密性等無(wú)法得到有效的保障。

第二，網(wǎng)絡(luò)安全。在互聯(lián)網(wǎng)情況下，檔案材料是以二進(jìn)制形式出現(xiàn)的。電子檔案信息的發(fā)布、資源共享、存儲(chǔ)等都是依托網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行的，而網(wǎng)絡(luò)存在著太多的不安全因素，如電腦病毒、“黑客”入侵等。

第三，應(yīng)用安全。即檔案管理信息系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用操作的過(guò)程中存在的安全問(wèn)題。如操作人員安全配置不當(dāng)，用戶安全意識(shí)不強(qiáng)，用戶將自己的帳號(hào)隨意轉(zhuǎn)借他人或與別人共享等造成檔案信息泄密、原始信息被篡改等。

三、信息化維護(hù)檔案安全的具體措施

（一）保護(hù)電子檔案實(shí)體的安全

應(yīng)該選擇耐久的載體材料。電子檔案需要依托于一定的存儲(chǔ)介質(zhì)而存在，因此，選擇耐久的電子檔案載體十分重要。由于電子檔案載體抵抗外界不利因素的能力一般很弱，因此必須做好控制外界不良因素的侵入等工作。磁性檔案材料最好集中保存，與其他紙質(zhì)檔案分開(kāi)存放。

（二）保護(hù)電子檔案信息的安全

保護(hù)電子檔案信息的安全，需要針對(duì)技術(shù)因素和管理因素對(duì)檔案安全的威脅采取措施。因此電子檔案信息的保護(hù)主要是保證電子檔案信息不被篡改、丟失和盜竊，也就是保證了它的真實(shí)性、完整性和有效性等特性。

四、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展下，檔案安全工作具有復(fù)雜性和艱難性，所以完善和發(fā)展檔案安全工作具有長(zhǎng)期性和迫切性，需要我們?cè)诋?dāng)前信息化環(huán)境下，加強(qiáng)對(duì)檔案安全工作的認(rèn)識(shí)，在工作中不斷進(jìn)行創(chuàng)新，確保檔案的安全。

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