高校檔案鑒定工作存在的問題及對策

[摘 要]目前，部分高校檔案數(shù)量巨大且質(zhì)量不高，對檔案鑒定工作的開展已經(jīng)是高校迫在眉睫的實(shí)質(zhì)性的工作。高校檔案管理人員不但要做好檔案的收集工作，而且還要具備檔案鑒定的能力，要對高校的館（室）藏檔案進(jìn)行定期的鑒定，切實(shí)保證高校檔案的質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞]高校；檔案；鑒定

目前，大多數(shù)高校沒有正常開展檔案鑒定工作，只是把日常工作中形成的文件材料不加任何甄別就統(tǒng)統(tǒng)歸檔，形成了“有文必檔”的現(xiàn)象。由于一些無保存價(jià)值的文件被收集歸檔，使得館（室）藏檔案數(shù)量越來越龐大，檔案管理的工作量成倍增加，檔案管理員的負(fù)擔(dān)日益加重，嚴(yán)重浪費(fèi)了檔案管理資源，阻礙了高校檔案工作的正常發(fā)展。加強(qiáng)高校的檔案鑒定，去其糟粕，取其精華已經(jīng)是高校檔案管理部門迫在眉睫的工作。

一、高校檔案鑒定工作中存在的問題

檔案鑒定是按照已經(jīng)制定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，分析和判斷檔案的價(jià)值，決定檔案是否保存及其保管期限的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。檔案鑒定貫穿于三個(gè)工作階段的內(nèi)容。一是在檔案接收階段，對檔案是否有保存價(jià)值進(jìn)行鑒定，決定檔案去留的過程。二是在檔案整理階段，對檔案價(jià)值大小劃分的過程，目前檔案價(jià)值劃分為永久、定期。定期又分為30年和10年兩種。三是在檔案銷毀階段，對保管期限已滿的檔案，進(jìn)行再鑒定，決定檔案存毀的過程。

從高校檔案鑒定工作在以上工作階段實(shí)施的情況來看，狀況不容樂觀，主要存在以下三個(gè)突出問題：

1.盲目接收檔案。由于檔案立卷多由文書處理部門的兼職檔案員來完成，而兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)良莠不齊，從而造成案卷質(zhì)量也是魚目混雜。而檔案部門還是照單全收，沒有嚴(yán)把檔案的“入門關(guān)”。

2.保管期限劃分不準(zhǔn)確。檔案人員在劃分保管期限時(shí)，總是留有余地，將保管期限劃得過高的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

3.檔案“存而不鑒，鑒而不銷”的情況普遍存在。許多單位對到期檔案的再鑒定工作基本上都是幾年一次，甚至有的單位根本從來沒有對到期檔案進(jìn)行過再鑒定。即使是已經(jīng)鑒定過的檔案也是暫存，沒有銷毀。

二、高校檔案鑒定工作存在問題的主要原因

1.檔案鑒定意識不強(qiáng)。不少檔案管理人員認(rèn)為，只要檔案館（室）資料齊全，學(xué)校檢查檔案收集工作的時(shí)候有據(jù)可查，鑒不鑒定都無關(guān)緊要。很多學(xué)校在進(jìn)行檔案評估時(shí)，對檔案是否經(jīng)過鑒定不作要求，只要需要檢查的材料都有就行。許多高校的檔案管理人員配備不足，也沒有正規(guī)的經(jīng)過培訓(xùn)的鑒定人員進(jìn)行檔案鑒定工作，使得檔案鑒定工作遲遲不能開展。

2.館藏量標(biāo)準(zhǔn)的盛行。檔案工作的考核、評估體系、晉級標(biāo)準(zhǔn)都和館藏量有直接聯(lián)系，甚至長期以來核定管理人員的編制都是靠館藏量來確定。在業(yè)績評比中，數(shù)量上的比較操作起來比較簡單也很直觀，而質(zhì)量上的比較則很難把握。這種現(xiàn)實(shí)的壓力導(dǎo)致檔案部門一味的追求館藏量。

3.求穩(wěn)思想，怕承擔(dān)責(zé)任。檔案的本質(zhì)屬性決定了它的唯一性，一旦銷毀，就無法找到替代品。因此檔案鑒定是要承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的一項(xiàng)工作。致使許多單位在檔案的銷毀上非常謹(jǐn)慎，認(rèn)為檔案只要存在庫房里，總比萬一銷毀錯(cuò)了，承擔(dān)事故責(zé)任要保險(xiǎn)得多。

4.檔案鑒定工作的難度大?！皺n案價(jià)值的潛在性、檔案價(jià)值鑒定的預(yù)測性以及簡單結(jié)果一定程度上的不確定性”，增加了檔案人員對于檔案價(jià)值鑒定工作的畏難心理。檔案鑒定的主觀性較強(qiáng)，跟一個(gè)人的業(yè)務(wù)素質(zhì)、習(xí)慣等都有關(guān)系，尺度不好把握。

5.檔案鑒定的方法和標(biāo)準(zhǔn)相對滯后?！稒n案法》、《高等學(xué)校檔案管理實(shí)施辦法》、《文件材料歸檔范圍和保管期限表》等雖然都對檔案鑒定做出了規(guī)定，但很不明確詳細(xì)，例如條款中有諸如此類表述“一般的、重要的”，這種模糊的表述，就會造成實(shí)際工作缺乏可操作性、指導(dǎo)力度不強(qiáng)，檔案部門執(zhí)行起來有困難。

6.檔案鑒定程序復(fù)雜，工作強(qiáng)度大。檔案鑒定工作的程序復(fù)雜，要剔除沒有價(jià)值的檔案，重新編排文件目錄，重新填寫案卷目錄和專題目錄，工作量很大。若進(jìn)行一次全面的檔案鑒定，需要耗費(fèi)很多的人力、物力和財(cái)力。

三、加強(qiáng)高校檔案鑒定工作的對策

1.強(qiáng)化檔案鑒定觀念。20世紀(jì)末，檔案界已經(jīng)把優(yōu)化館藏作為檔案館（室）建設(shè)的指導(dǎo)思想。檔案部門應(yīng)主動(dòng)轉(zhuǎn)變觀念，順應(yīng)發(fā)展要求，正確處理豐富館藏與優(yōu)化館藏的關(guān)系，既不能為了豐富館藏而不加以鑒定地濫收，也不能為了優(yōu)化館藏而剔除了具有潛在價(jià)值的檔案。

2.建立專門檔案鑒定機(jī)構(gòu)。應(yīng)成立由單位分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員組成的檔案鑒定委員會或鑒定小組。鑒定委員會（小組）要有明確的鑒定內(nèi)容、鑒定程序、鑒定計(jì)劃，并由專人負(fù)責(zé)，制定鑒定工作計(jì)劃、提出鑒定銷毀的意見，并報(bào)委員會審批，使檔案鑒定工作穩(wěn)步推進(jìn)。

3.培養(yǎng)檔案鑒定人才隊(duì)伍。檔案鑒定工作質(zhì)量的高低主要取決于鑒定人員專業(yè)水平和責(zé)任心，應(yīng)將有相應(yīng)鑒定工作專業(yè)知識并熟悉檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的人員，納入到鑒定委員會（小組），并重視鑒定骨干人才的培養(yǎng)，建立多層次、多渠道的培養(yǎng)機(jī)制，多參加學(xué)習(xí)研討班，也可請檔案鑒定專家來學(xué)校進(jìn)行培訓(xùn)，提高鑒定水平。

4.鑒定工作列入工作計(jì)劃。檔案鑒定工作同檔案整理、檔案接收等其它檔案工作一樣，也是必不可少的工作環(huán)節(jié)和業(yè)務(wù)程序，要定期開展，將鑒定工作列入年度計(jì)劃和長遠(yuǎn)規(guī)劃，由“軟任務(wù)變?yōu)橛踩蝿?wù)”，由“可做可不做變?yōu)楸刈觥?，保證檔案鑒定工作有序開展。

5.鑒定工作納入檔案評估體系。檔案評估水平不要僅停留在表面的規(guī)模，更要關(guān)注檔案文件是否優(yōu)化、保管期限是否合理等層次的問題。檔案鑒定的納入，將促進(jìn)檔案評估體系的健全，引導(dǎo)檔案工作良性發(fā)展。

6.修訂相關(guān)規(guī)章制度，完善檔案鑒定細(xì)則。2006年國家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》、《文書檔案保管期限表》是我國檔案鑒定的指導(dǎo)性文件，但是隨著新類型檔案的出現(xiàn)，這些鑒定規(guī)定已不能適應(yīng)要求。高校應(yīng)結(jié)合本校實(shí)際，從具體情況出發(fā)，編制適合本校的、具體的、可操作的《歸檔范圍和保管期限表》，作為學(xué)校鑒定工作的標(biāo)準(zhǔn)。

7.多種鑒定方法的相結(jié)合。目前檔案鑒定方法有來源原則、高齡原則、文件雙重價(jià)值理論，這些不同的方法起到互相補(bǔ)充的作用。在制定保管期限表中應(yīng)結(jié)合多種鑒定理論，力求科學(xué)性客觀性。這樣才能使檔案鑒定工作適應(yīng)各種復(fù)雜情況，避免檔案人員的主觀因素，影響檔案價(jià)值的鑒定。

高校檔案鑒定工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，也是檔案部門亟待探索的一項(xiàng)工作。檔案部門應(yīng)以積極的態(tài)度來面對，科學(xué)的精神來實(shí)踐這項(xiàng)工作。認(rèn)清檔案鑒定工作的現(xiàn)狀，揚(yáng)長避短，發(fā)揮檔案鑒定工作優(yōu)化館藏的作用，為合理配置檔案資源，發(fā)揮檔案的社會功能，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]魏小平.檔案價(jià)值鑒定工作中存在的問題與對策[J].廣東檔案，2005（6）.

[2]王秀蘭.檔案價(jià)值鑒定工作之我見[J].蘭臺世界，2007（14）.

作者簡介：許美娟，女，1967年10生，漢族，江蘇常州人，常州開放大學(xué)綜合檔案室，副研究館員，研究方向：檔案管理。