科技檔案管理信息化建設

張永寬

摘 要：科技檔案信息化建設是現代檔案管理工作的發(fā)展方向。企業(yè)的檔案管理人員，應該要有職業(yè)創(chuàng)新意識，利用現代信息技術來對檔案管理工作進行提升和改變，將企業(yè)的信息網絡構建好，為企業(yè)的檔案數字化利用提供條件，將服務內容進行擴張，為企業(yè)提供更多更豐富的信息資源。科技檔案在企業(yè)信息化建設中發(fā)揮著非常重要的作用，本文就科技檔案管理信息化建設的相關問題進行了簡單的探討和分析，希望可以推動該事業(yè)的發(fā)展。

關鍵詞：信息化 科技 檔案管理 必由之路

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）03（b）-0232-01

21世紀以后，信息技術的發(fā)展非常的快速，科技檔案管理人員需要不斷的對其技術進行改進才能夠滿足社會發(fā)展的需求、企業(yè)發(fā)展的需求和信息快速發(fā)展的需求?？萍紮n案管理要對高新技術進行利用，通過多平臺來讓企業(yè)得到新的活動，提高企業(yè)的核心競爭力。信息化作為科技檔案發(fā)展的一個階段，我們需要將其放在檔案管理工作的首要位置。檔案管理人員，應該要有良好的創(chuàng)新思想，通過加速信息化建設來讓檔案管理工作得到發(fā)展和進步，將檔案信息網絡構建好，為企業(yè)的檔案館藏數字化提供基礎和條件。

1 科技檔案在企業(yè)信息化建設中發(fā)揮的作用

檔案具備多種特性，其具有知識性、社會性、歷史性等等，對于檔案的利用還能夠發(fā)揮其價值性，體現其政治性、教育性，這些性質中，歷史性是其天生的本質性質，其他特點在不同的用途中能夠發(fā)揮出不同的特性。所以檔案是歷史還原的基礎。

科技檔案是在社會各類研究、生產和建設過程中所形成的具有歷史保存記錄作用的檔案，包括了文字、圖表、圖片、影像、錄音等類型的文件?？萍紮n案管理是檔案管理的一個分支，其在檔案管理工作中是基礎性的工作。檔案管理雖然由來已久，可是自工業(yè)革命后，社會的分工變得更加的細致，因此科技檔案能夠為企事業(yè)單位提供比較有用的信息，特別是現代企業(yè)建設，利用科技檔案來為其提供經濟利益是非常普遍的事情。

就企事業(yè)單位來說，研發(fā)是其發(fā)展的一個重要動力，為了能夠獲得更多的研發(fā)成功，可以對一些已經比較成熟的經驗中進行借鑒，對失敗的經驗進行規(guī)避，這些都是需要通過科技檔案的利用來實現的，讓科技生產能夠更加快速穩(wěn)定，為企事業(yè)單位的經濟利益和發(fā)展提供幫助。

高新技術在現代社會的作用非比尋常，是社會生產力的發(fā)展基礎，給社會帶來了非常大的變化，計算機和網絡等技術為代表的高新技術更是融入到了生活和工作當中，信息是人類發(fā)展的動力來源，也是推動發(fā)展的主要力量，科技讓生產力得到了解放，讓人們的交流更加頻繁，科技檔案信息化管理是目前的當務之急，是未來發(fā)展的必然階段，因此必須要盡早的進行。

科技檔案信息化，要求以企事業(yè)單位的自身情況來開展，根據其實力和需求來決定?？萍紮n案管理要求使用現代技術對科技檔案進行信息化管理和利用。一般來說科技檔案信息化通過網絡、計算機等技術能夠實現收集、使用、管理一體化的管理方式，這樣檔案信息實現了共享，讓檔案的利用更加頻繁和高效，這對于都能干管理來說是一個巨大的改變。傳統(tǒng)的檔案調閱過程非常的復雜麻煩，還會有損壞的機會，因此使用信息化技術能夠為現代科學開發(fā)提供比較有效的基礎條件。

2 科技檔案管理是企業(yè)信息化建設和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)

現代化信息處理技術、網絡等因素是企事業(yè)單位科技檔案管理信息化建設的重要內容，提供比較全面和有效的改造，能夠讓信息資源的開發(fā)、利用過程變得簡單，對企事業(yè)單位的生產和管理能力得到提升，讓其競爭力得到增強。

在改革過程中，機遇和挑戰(zhàn)是同時存在的，如果不積極的進行信息化建設，那么將會落在別人的后面，是自己進入比較被動的境地，而無法增強自身的實力。

企業(yè)科技檔案信息化管理亦是這個道理，只有快速、高效的將檔案信息進行搜集和利用，對企業(yè)的生產、研發(fā)和經營提供幫助，才能夠讓企業(yè)信息化建設得到比較高效的發(fā)展。企業(yè)科技檔案信息化建設要跟外國的實際國情相匹配，使用的技術要求和國外的同行先進性相一致，這樣才能夠內外兼修，成為具有自身特色，符合自身發(fā)展需求的企業(yè)科技檔案信息管理模式。

3 科技信息化管理是一項系統(tǒng)工程

企業(yè)一般設置科技信息管理部門，這個部門的主要職責是：根據本企業(yè)生產、經營和發(fā)展需要，開展科技工作，解決實際問題，推動電網技術進步與信息化；運用科技管理、計算機應用、信息化和技術監(jiān)督等手段，提高本企業(yè)科學管理水平。管理的內容：一是負責制定科技發(fā)展規(guī)劃，負責科技計劃（資金）管理，包括科技項目計劃，青年科技促進費項目計劃等；二是負責科技管理成果，包括鑒定、申報、評審、獎勵、科技成果產業(yè)化及推廣應用、技術市場等；三是負責專利管理，包括申報、統(tǒng)計、實施等；四是負責計量管理，包括計量升級、貫徹執(zhí)行計量法、計量認證與認可、計量標準的建立與檢定、計量站管理等；五是負責全質管理，包括全質管理成果的申報、評審、發(fā)表、獎勵等；六是負責標準化管理，包括標準的制訂、修訂、標準化審查等；七是負責科技統(tǒng)計工作；八是負責信息化工作，包括信息規(guī)劃、信息網的建設與維護、組織開發(fā)應用軟件等。當然，供電企業(yè)科技管理部門管理的內容并非僅僅以上八個方面，筆者之所以羅列出來，是說明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情，它是企業(yè)科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統(tǒng)與科技數據庫，同樣是一項系統(tǒng)工程。

企業(yè)科技管理系統(tǒng)服務于全網的各級科技管理部門，在功能上覆蓋運作層、運作管理層、戰(zhàn)術管理層和戰(zhàn)略管理層。通過集約化的共享數據庫和發(fā)達的計算機通信網絡，溝通各層間的信息交流，實現全網科技管理工作（當然包括科技檔案管理）的統(tǒng)一管理。

科技管理系統(tǒng)、科技計劃管理系統(tǒng)、科技成果管理系統(tǒng)、科技統(tǒng)計管理系統(tǒng)、計量管理系統(tǒng)、全面質量管理標準化管理系統(tǒng)以及科技評審專家?guī)?、科技成果專家評審系統(tǒng)等等，就為科技檔案管理提供了強大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統(tǒng)計功能。

推進科技檔案信息化的關鍵是人才。舉例來說，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能最大限度地能滿足企業(yè)對科技檔案的需求。

技檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不可能是檔案部門力所能及的，也不是僅僅單憑幾個計算機技術人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業(yè)統(tǒng)籌兼顧全面安排，特別是依靠企業(yè)科技信息管理部門所發(fā)揮的主導作用。

科技檔案作為檔案的一個類型，其在檔案管理工作中所占據的重要性是非常大的，因為科技是現代社會的發(fā)展動力和生產動力，和人們的生活息息相關，科技檔案管理伴隨著企事業(yè)單位的信息建設和網絡建設而不斷的完善，科技檔案信息化建設不僅僅是實現了檔案管理的信息化建設，更是為企事業(yè)單位的未來發(fā)展提供了基礎和條件，為其提供了更加豐富和高效的科技檔案利用渠道。