淺談新時(shí)期醫(yī)院檔案管理

李玉華

摘 要：醫(yī)院檔案作為醫(yī)院日常工作的一種記錄形式，具有重要的保存價(jià)值，其管理工作也應(yīng)成為是醫(yī)院日常工作的重要一部分，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理也是醫(yī)院工作的重點(diǎn)之一。該文從筆者工作中所遇到的實(shí)際情況入手，對(duì)目前醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題做以簡(jiǎn)要剖析，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策，旨在提高醫(yī)院檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）04（b）-0186-01

醫(yī)院檔案是對(duì)醫(yī)院各部門工作的真實(shí)記錄，具有很重要的保存價(jià)值。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院日常工作的重要組成部分，是一項(xiàng)重要的綜合性基礎(chǔ)工作。隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化已成為發(fā)展的必然趨勢(shì)，醫(yī)院檔案管理工作如何去適應(yīng)新的形勢(shì)，是目前我們所面臨的新挑戰(zhàn)。筆者結(jié)合工作實(shí)際情況對(duì)當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策做以簡(jiǎn)要剖析。

1 醫(yī)院檔案管理存在的主要問(wèn)題

在醫(yī)院日常管理和建設(shè)中，一般不夠重視檔案管理工作，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低下

傳統(tǒng)觀念中，醫(yī)院的重點(diǎn)工作是提高醫(yī)療水平，為患者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，“重經(jīng)營(yíng)、輕檔案”的理念在很大程度上存在，意識(shí)不到檔案管理在醫(yī)院日常工作中的重要性。同時(shí)，由于對(duì)檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.2 檔案管理混亂，管理制度不健全

目前醫(yī)院管理一般只注重管理制度和工作崗位職責(zé)建設(shè)，但檔案管理制度、崗位職責(zé)、管理措施以及考核機(jī)制較少，使得許多檔案落到各部門自行管理，沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，許多應(yīng)該歸入統(tǒng)一管理的檔案沒(méi)有納入管理范疇。

1.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，知識(shí)更新不夠

檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響檔案管理水平。醫(yī)院業(yè)務(wù)人員培養(yǎng)中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員的培養(yǎng)和素質(zhì)提高，而對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)則沒(méi)有納入計(jì)劃之中，檔案專業(yè)人員在理論水平、專業(yè)素質(zhì)方面參差不齊，無(wú)法適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展需求，甚至在一定程度阻礙了檔案管理水平的提高。

1.4 檔案歸檔內(nèi)容界定不清，保管期限劃分不準(zhǔn)確

醫(yī)院檔案管理工作中，由于對(duì)檔案管理內(nèi)容界限劃分不明確，醫(yī)院各部門檔案混淆，許多部門整理檔案室僅憑管理人員個(gè)人意志判斷，有很大的隨意性，一些該歸檔的檔案沒(méi)有納入管理，一些臨時(shí)性、一般性文件也交給綜合管理室永久保存，而一些重要資料反而被隨意擱置。

1.5 檔案管理水平不高、現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差

現(xiàn)代化的檔案管理手段和設(shè)備沒(méi)能有效地投入到日常工作中，檔案管理還基本停留在手工收集、檢索及管理的階段，管理技術(shù)落后，造成檔案管理不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)的快速發(fā)展相同步。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策

保證醫(yī)院檔案綜合質(zhì)量，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，需要多方面的努力，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)采取以下幾方面的對(duì)策和措施。

2.1 建立健全檔案管理體系，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化

建立科學(xué)的檔案管理制度，健全檔案管理體系，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵。醫(yī)院要結(jié)合實(shí)際情況，完善檔案工作職責(zé)，進(jìn)一步建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，落實(shí)管理人員的崗位責(zé)任制，實(shí)行專職人員收集，將醫(yī)院各部門分散而復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理和考核，使檔案管理工作的各環(huán)節(jié)運(yùn)行過(guò)程中有章可循，使檔案管理規(guī)范化發(fā)展。

2.2 加強(qiáng)全員檔案意識(shí)，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理工作是醫(yī)院日常管理工作的重要組成部分，建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將檔案管理納入醫(yī)院的重要議事日程，作為醫(yī)院工作工作來(lái)進(jìn)行，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部及職工充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。另外，做好檔案管理重要性的宣傳工作，加強(qiáng)廣大員工的檔案意識(shí)，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的形成。

檔案管理人員素質(zhì)直接影響管理水平，提高檔案人員專業(yè)知識(shí)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，對(duì)檔案人員進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化知識(shí)的培養(yǎng)。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，推動(dòng)檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

2.3 加強(qiáng)檔案信息開發(fā)，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益

檔案管理工作的最終目的就是提供給醫(yī)院及廣大患者利用，檔案管理人員要樹立良好的服務(wù)意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到自己的職責(zé)就是多方面收集檔案，深入開發(fā)檔案信息資源，配合醫(yī)院的各項(xiàng)中心醫(yī)療工作，提高檔案的利用價(jià)值，為醫(yī)院建設(shè)及深化改革提供信息服務(wù)。作為檔案管理部門，要積極改進(jìn)管理手段，改變傳統(tǒng)的手工管理手段，對(duì)檔案實(shí)行現(xiàn)代化的電腦化管理，充分利用計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件，將檔案信息作為重要部分歸入到醫(yī)院信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之中。提高檔案的存儲(chǔ)與處理能力，加強(qiáng)醫(yī)院信息的橫向管理，滿足醫(yī)療、臨床、科研、教學(xué)工作的需要，從而提高檔案的利用率，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.4 開發(fā)檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理制度

要實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，就要求各方面充分重視，將現(xiàn)代化的管理手段及技術(shù)引入到檔案管理工作之中。一方面，爭(zhēng)取醫(yī)院加大對(duì)檔案保護(hù)設(shè)備的投入，配比現(xiàn)代化技術(shù)手段，是檔案管理逐步向現(xiàn)代化科學(xué)管理邁進(jìn)，利用計(jì)算機(jī)手段存儲(chǔ)醫(yī)院的所有醫(yī)療、行政等檔案，方便使用者查找及閱讀。另一方面，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，對(duì)檔案信息系統(tǒng)實(shí)施必要的保護(hù)措施，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，防范信息化檔案存在的潛在危險(xiǎn)，對(duì)檔案的安全實(shí)行專業(yè)化管理。因此，醫(yī)院在做近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃時(shí)，要確保為檔案管理配備必要的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備及相關(guān)應(yīng)用軟件，以實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。

總之，要做好醫(yī)院檔案管理工作，并不是短時(shí)間內(nèi)能夠解決的事情，關(guān)鍵要加強(qiáng)相應(yīng)體系制度建設(shè)，各項(xiàng)管理體系健全，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，全體員工檔案意識(shí)的加強(qiáng)以及檔案管理人員素質(zhì)的提高，只有通過(guò)這些，才能使醫(yī)院檔案管理工作更上一個(gè)新臺(tái)階。

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