金盤(pán)圖書(shū)館集成管理系統(tǒng)在總分館模式上的應(yīng)用與思考

吳蔚

摘要：金盤(pán)圖書(shū)館集成管理系統(tǒng)（Gold Disk Library Integrated System，下文簡(jiǎn)稱(chēng)gdlis）是目前國(guó)內(nèi)使用較為廣泛的圖書(shū)館管理軟件之一。該文通過(guò)湖南師范大學(xué)圖書(shū)館（下文簡(jiǎn)稱(chēng)我館）在引進(jìn)gdlis后對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)踐，結(jié)合圖書(shū)館的具體工作流程，總結(jié)了gdlis在總分館模式上的使用經(jīng)驗(yàn)，并分析了其中的不足之處。

關(guān)鍵詞：集成管理系統(tǒng)；圖書(shū)館；gdlis

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）28-6781-02

1 研究背景

我館是國(guó)內(nèi)較早進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的圖書(shū)館之一，早在本世紀(jì)初，我館就已經(jīng)引進(jìn)了圖書(shū)館自動(dòng)化集成系統(tǒng)（integrated library automation system II下文簡(jiǎn)稱(chēng)ilasII），開(kāi)始了在數(shù)字化圖書(shū)館這一新新事物上的探索之路。經(jīng)過(guò)這幾十年的發(fā)展，我館工作者們逐漸認(rèn)識(shí)到，ilasII雖然在操作與業(yè)務(wù)流程的應(yīng)用上有著很大的優(yōu)勢(shì)，但是其數(shù)據(jù)庫(kù)難以兼容、缺乏總分館模式的先天缺陷已經(jīng)很難適應(yīng)如今圖書(shū)館界提倡的服務(wù)至上、共建共享的管理理念。因此在2013年，我館工作人員經(jīng)過(guò)多方走訪、調(diào)研，最終決定將本館的自動(dòng)化管理系統(tǒng)更換為gdlis。這樣，一方面，gdlis采用了oracle數(shù)據(jù)庫(kù)作為底層，能夠很好地解決數(shù)據(jù)庫(kù)的通用性問(wèn)題；另一方面，gdlis有著較為完善的總分館功能設(shè)置，能夠適應(yīng)我校各分館館藏共建共享的建設(shè)需求。至2014年初，我館gdlis已經(jīng)正式上線，筆者作為圖書(shū)館的系統(tǒng)管理員，在gdlis主分館模式的應(yīng)用中積累了一些經(jīng)驗(yàn)，也發(fā)現(xiàn)了不少問(wèn)題，現(xiàn)將之分享如下。

2 應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)

gdlis的總分館模式，采用的是賬號(hào)控制的方式，即首先在系統(tǒng)里設(shè)置數(shù)個(gè)分館，然后在相應(yīng)的分館下建立各自的操作員賬號(hào)，系統(tǒng)通過(guò)這些操作員賬號(hào)的歸屬來(lái)確定用戶(hù)的權(quán)限范圍。一般來(lái)說(shuō)，各分館的操作員都只能操作和統(tǒng)計(jì)本分館的書(shū)目和讀者數(shù)據(jù)。其具體在圖書(shū)館各個(gè)工作環(huán)節(jié)的應(yīng)用如下：

2.1 在采編典環(huán)節(jié)的應(yīng)用

采編典環(huán)節(jié)指的是對(duì)圖書(shū)進(jìn)行采訪、選購(gòu)、驗(yàn)收、編目、典藏的整個(gè)過(guò)程，其處理對(duì)象主要是圖書(shū)的書(shū)目數(shù)據(jù)和與之相關(guān)的預(yù)定、驗(yàn)收、典藏?cái)?shù)據(jù)。gdlis在采編典環(huán)節(jié)中能夠很好地區(qū)分各分館的書(shū)目數(shù)據(jù)，做到各分館的工作流程獨(dú)立而不互相影響；同時(shí)又較好的實(shí)現(xiàn)了書(shū)目數(shù)據(jù)的共享：在查重功能中能夠區(qū)分本數(shù)據(jù)是與本館重復(fù)或是與分館重復(fù)，在編目環(huán)節(jié)中還能夠檢索到其他分館的數(shù)據(jù)并直接采用、典藏，系統(tǒng)會(huì)通過(guò)重復(fù)905字段的方式來(lái)區(qū)分不同分館的館藏信息。總的來(lái)說(shuō)gdlis的總分館模式在采編典環(huán)節(jié)中的應(yīng)用問(wèn)題較少，主要問(wèn)題在于每個(gè)操作員的賬號(hào)都只能對(duì)一個(gè)分館進(jìn)行采編典的工作，當(dāng)有數(shù)個(gè)分館需要統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)時(shí)需要通過(guò)切換賬號(hào)來(lái)完成工作，導(dǎo)致操作流程略顯繁瑣。

2.2 在流通借還中的應(yīng)用

總分館模式在流通借還中的應(yīng)用，主要是對(duì)不同分館的操作員、讀者與圖書(shū)之間流通規(guī)則的設(shè)置。具體而言，gdlis能夠?qū)Ψ逐^內(nèi)的同一類(lèi)讀者在所有分館設(shè)置獨(dú)立的流通權(quán)限，各分館操作員通過(guò)賬號(hào)控制，只能借還本分館內(nèi)有館藏的書(shū)目，各分館的借還數(shù)可以獨(dú)立計(jì)算也可以統(tǒng)一計(jì)算。但是流通過(guò)程中讀者的狀態(tài)在每個(gè)分館都是一致的：例如當(dāng)一讀者在某分館有欠費(fèi)時(shí)，他在其他分館的狀態(tài)也會(huì)變成欠費(fèi)狀態(tài)。這種情況只能通過(guò)修改各館的流通權(quán)限，使欠費(fèi)的讀者證號(hào)能繼續(xù)借書(shū)，才能保證讀者證在其他分館的正常使用。

2.3 在讀者事物中的應(yīng)用

讀者事務(wù)主要包括對(duì)讀者的罰款、賠書(shū)、掛失、續(xù)借等事物的處理。gdlis中，讀者在各分館的罰款能夠通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置來(lái)決定是統(tǒng)一處理或是由產(chǎn)生罰款的分館獨(dú)立處理，其它諸如賠書(shū)、掛失、續(xù)借等事物，各分館的操作員都能且只能處理屬于本分館的讀者對(duì)象。這種方式對(duì)于總分館分布情況較簡(jiǎn)單的學(xué)校能夠很好地適應(yīng)。但對(duì)我校而言，由于大部分讀者對(duì)象是共同的，且讀者事物的處理主要由總館完成，因此為了便于統(tǒng)計(jì)和操作，我校采取的是“多個(gè)分館，一套讀者”的管理模式，所有的讀者都統(tǒng)一錄入總館，而其他分館內(nèi)由于沒(méi)有讀者數(shù)據(jù)，導(dǎo)致當(dāng)其他分館的操作員要進(jìn)行讀者事物處理時(shí)還需要將賬號(hào)換成總館賬號(hào)才能進(jìn)行。

2.4 在查詢(xún)統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用

查詢(xún)統(tǒng)計(jì)的主要對(duì)象是圖書(shū)的流通、館藏情況以及讀者的借還情況和其他讀者事物的情況。gdlis中，各分館能較全面的統(tǒng)計(jì)本館的館藏情況、本館圖書(shū)的流通情況以及在本館產(chǎn)生的讀者事物情況，但無(wú)法統(tǒng)計(jì)其他分館產(chǎn)生的上述信息。此外由于上文所述原因，我館所有的讀者都統(tǒng)一隸屬于總館，因此系統(tǒng)中對(duì)讀者借還的情況的統(tǒng)計(jì)還不夠全面，尤其是在催還統(tǒng)計(jì)中，當(dāng)其他分館的讀者借了本分館的書(shū)后，兩個(gè)分館的催還模塊都無(wú)法統(tǒng)計(jì)出這名讀者的信息，嚴(yán)重影響了圖書(shū)館的藏書(shū)安全。

2.5 在期刊模塊的應(yīng)用

期刊模塊包括期刊的訂購(gòu)、簽到、裝訂、驗(yàn)收、統(tǒng)計(jì)等流程，其主要處理對(duì)象是期刊的書(shū)目信息及其相關(guān)信息。gdlis在期刊模塊中的主分館應(yīng)用和采編典環(huán)節(jié)基本相同，這里就不多做贅述了。

3 問(wèn)題思考

從應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)中我們不難看出gdlis在總分館模式的使用上能夠適應(yīng)大多數(shù)一般情況，但對(duì)于我校較為復(fù)雜的總分館設(shè)置，還是存在一些漏洞，總結(jié)起來(lái)有以下幾點(diǎn)：

3.1 分館間缺乏層級(jí)關(guān)系

gdlis中各個(gè)分館的關(guān)系實(shí)質(zhì)上是一種并列關(guān)系，在權(quán)限設(shè)置和工作流程的設(shè)計(jì)中各分館是各自獨(dú)立、并列進(jìn)行的，并沒(méi)有一個(gè)實(shí)際意義上的總館權(quán)限存在。但是對(duì)我校而言，圖書(shū)館業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)人士大多集中在總館，而各分館一般只負(fù)責(zé)采購(gòu)、借還和少量讀者事物，這就要求我校的總分館最好是一種“總館可以操作分館數(shù)據(jù)；分館不能操作總館數(shù)據(jù)”的上下級(jí)模式。這樣一來(lái)，我們可以將讀者按單位錄入各個(gè)院系的分館，由院系分館處理一部分較為簡(jiǎn)單的本院數(shù)據(jù)，而總館則負(fù)責(zé)全局的操作和統(tǒng)計(jì)。

3.2 流通信息無(wú)法共享

gdlis雖然在采編典環(huán)節(jié)很好地解決了數(shù)據(jù)共享的問(wèn)題，但是在流通借還、讀者事物和查詢(xún)統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)中，各分館的數(shù)據(jù)信息仍然處于一種封閉狀態(tài)，這意味著當(dāng)讀者需要查詢(xún)自己的流通歷史時(shí)必須通過(guò)該讀者訪問(wèn)過(guò)的所有分館的操作員才能查詢(xún)到完整的數(shù)據(jù)，導(dǎo)致了工作流程的繁瑣。更嚴(yán)重的是這種封閉甚至還會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全無(wú)法查到的惡性漏洞的產(chǎn)生，例如上文提到的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)中的催還功能。就我校的工作流程而言，理想狀態(tài)應(yīng)該是把查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)甚至處理其他分館事物的功能作為一項(xiàng)操作員權(quán)限，由系統(tǒng)中的設(shè)置來(lái)決定該操作員能否對(duì)其他一個(gè)或多個(gè)分館的數(shù)據(jù)經(jīng)行查詢(xún)或處理。

3.3 流通權(quán)限不夠獨(dú)立

我校分館數(shù)量眾多并且分布較散，因此對(duì)各分館的管理較為靈活，分館間管理方式的差異較大，這就要求我校在各分館流通權(quán)限的設(shè)置上，要做到相互獨(dú)立、互不影響。但就目前而言，gdlis在流通權(quán)限的獨(dú)立性上，仍有兩方面的問(wèn)題存在：其一是同一類(lèi)讀者在每個(gè)分館的狀態(tài)一致，導(dǎo)致的權(quán)限設(shè)置問(wèn)題，這在前文已提到過(guò)；其二是在設(shè)置讀者是否允許“有超期仍可借書(shū)”和“有欠款仍可借書(shū)”的權(quán)限時(shí)，不能區(qū)分書(shū)目的來(lái)源。仍以我校為例，某些院系的資料室允許讀者有超期書(shū)仍可外借，而總館和分校區(qū)圖書(shū)館則不允許，但由于不能區(qū)分讀者所借圖書(shū)的來(lái)源，我館只能把“有超期仍可借書(shū)”和“有欠款仍可借書(shū)”兩項(xiàng)權(quán)限在所有分館都設(shè)為允許，這對(duì)我校圖書(shū)館的管理造成了很大的影響。

4 結(jié)束語(yǔ)

總體而言，gdlis已經(jīng)在很大程度上實(shí)現(xiàn)了對(duì)圖書(shū)館總分館模式的支持，但在復(fù)雜環(huán)境中的應(yīng)用仍然是一個(gè)需要研究的課題。自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用直接關(guān)系到圖書(shū)館的工作效率和讀者服務(wù)質(zhì)量，只有對(duì)其不斷研究、推陳出新才能使圖書(shū)館的發(fā)展不斷前進(jìn)。該文僅在此拋磚引玉，一方面總結(jié)自身的使用經(jīng)驗(yàn)，希望能給圖書(shū)館界的同行以啟發(fā)，另一方面也希望金盤(pán)公司能及時(shí)改進(jìn)產(chǎn)品存在的問(wèn)題，將gdlis不斷完善，為我國(guó)的教育事業(yè)貢獻(xiàn)更大的力量。